Funcionários podem facilmente submeter despesas em Factorial tanto pela plataforma web quanto pelo aplicativo móvel. Nosso sistema de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) irá ler a foto do recibo ou fatura que você enviar e extrair automaticamente os principais detalhes, economizando tempo e reduzindo erros.

Tipos de despesas que você pode criar

Ao submeter uma nova despesa, você escolherá um dos seguintes tipos:

• Despesa regular - Qualquer recibo ou fatura padrão para uma compra que você fez (por exemplo, refeições, suprimentos de escritório, transporte).
• Diária - Uma quantia diária para refeições e despesas incidentais durante viagens de negócios, com base nas taxas definidas pela empresa.
• Quilometragem - Compensação pelo uso do seu veículo pessoal para fins comerciais, calculada pela distância percorrida e pela tarifa estabelecida pela sua empresa.

Submetendo uma despesa usando OCR

1. Iniciar uma nova despesa
   • No Web: Vá para Meus Gastos → Despesas e clique em + Nova despesa.
   • No Aplicativo móvel: Abra Despesas no menu principal e toque em + Nova despesa.
2. Faça o upload do seu documento. Tire uma foto do recibo ou fatura, ou faça o upload de um arquivo existente (JPG, PNG, PDF).
3. Captura de dados automática. O sistema de OCR irá escanear o documento e preencher automaticamente campos como:
   • Categoria
   • Data
   • Valor total (incluindo impostos)
   • Moeda
   • Número do documento
   • Nome do fornecedor
   • CPF/CNPJ do fornecedor
4. Complete quaisquer campos adicionais necessários
   • Se necessário, ajuste ou adicione informações que faltam (por exemplo, categoria, projeto, descrição).
   • Para despesas de diária ou quilometragem, selecione a tarifa correta e forneça detalhes da viagem.
5. Revise e submeta. Verifique se todos os detalhes estão corretos.
6. Clique em Enviar para aprovação para enviar a despesa para aprovação.
7. Uma vez submetida, sua despesa aparecerá na lista Meus Gastos > Despesas e seguirá o fluxo de aprovação da sua empresa.

Limitações

• Você não pode submeter uma despesa onde o valor reembolsável seja maior que o valor do documento. Se os valores não coincidirem, você receberá uma mensagem clara pedindo para verificar o recibo.

• Você não pode submeter uma despesa com uma data futura. Se a data parecer errada, você receberá uma mensagem pedindo para verificar o recibo.

 

Melhores práticas para precisão do OCR

• Certifique-se de que todo o recibo esteja visível na foto.
• Evite fotos borradas ou escuras.
• Faça o upload dos recibos o mais rápido possível após a transação para evitar perder detalhes.

FAQ

1. Posso fazer upload de recibos em PDF?
   Sim, os formatos PDF, JPG e PNG são suportados.
    
2. E se o OCR não capturar todos os detalhes?
   Você pode editar manualmente ou completar quaisquer informações que faltam antes de submeter.
    
3. Despesas de diária e quilometragem também são suportadas no móvel?
   Sim, ambas podem ser submetidas via aplicativo móvel seguindo o mesmo fluxo.