Los empleados pueden enviar gastos fácilmente en Factorial desde la plataforma web o la app móvil. Nuestro sistema de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) leerá la foto del recibo o factura que cargue y extraerá automáticamente los datos principales, ahorrándole tiempo y reduciendo errores.
Tipos de gastos que puedes crear
Al enviar un nuevo gasto, elegirás uno de los siguientes tipos:
- Gasto regular : cualquier recibo o factura estándar por una compra realizada (por ejemplo, comidas, suministros de oficina, transporte).
- Per diem - Asignación diaria para comidas y gastos imprevistos durante viajes de negocios, basada en tarifas definidas por la empresa.
- Kilometraje : Compensación por el uso de su vehículo personal para fines comerciales, calculada en función de la distancia recorrida y la tarifa establecida por su empresa.
Enviar un gasto mediante OCR
- Iniciar un nuevo gasto
- En la Web : Vaya a Mis Gastos → Gastos y haga clic en + Nuevo gasto .
- En la aplicación móvil : abra Gastos desde el menú principal y toque + Nuevo gasto .
- Sube tu documento. Toma una foto del recibo o factura, o sube un archivo existente (JPG, PNG, PDF).
- Captura automática de datos. El sistema OCR escaneará el documento y rellenará previamente campos como:
- Categoría
- Fecha
- Importe total (impuestos incluidos)
- Divisa
- Número de documento
- Nombre del proveedor
- NIF del proveedor
- Complete cualquier campo adicional requerido
- Si es necesario, ajuste o agregue la información faltante (por ejemplo, categoría, proyecto, descripción).
- Para gastos de viáticos o kilometraje , seleccione la tarifa correcta y proporcione los detalles del viaje.
- Revisar y enviar. Verificar que todos los datos sean correctos.
- Haga clic en Enviar para aprobación para enviar el gasto para su aprobación.
Sólo el propietario del gasto puede editarlo o eliminarlo dentro de un grupo.
Un gasto solo se puede editar mientras está en estado de borrador, cualquier otro estado le permitirá editar el gasto.
Mejores prácticas para la precisión del OCR
- Asegúrese de que el recibo completo sea visible en la foto.
- Evite las imágenes borrosas u oscuras.
- Sube los recibos lo antes posible después de la transacción para evitar perder detalles.
Una vez enviado, su gasto aparecerá en la lista Mis gastos > Gastos y seguirá el flujo de aprobación de su empresa.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo subir recibos en PDF?
Sí, se admiten los formatos PDF, JPG y PNG.
- ¿Qué pasa si el OCR no captura todos los detalles?
Puede editar o completar manualmente cualquier información faltante antes de enviar.
- ¿Los gastos de dietas y kilometraje también se admiten en el móvil?
Sí, ambos se pueden enviar a través de la aplicación móvil siguiendo el mismo flujo.