Os aprovadores da Factorial desempenham um papel fundamental para manter os gastos da empresa em conformidade e eficientes. Abaixo, você encontrará respostas para as perguntas mais comuns que os aprovadores fazem ao revisar despesas e relatórios.

1. Posso delegar minha função de aprovador?

Sim. Se você estiver de licença ou quiser que outra pessoa aprove temporariamente as despesas em seu nome, os administradores podem reatribuir ou delegar direitos de aprovação . Isso garante que nenhuma aprovação pendente fique estagnada. A delegação geralmente pode ser gerenciada nas configurações dos Fluxos de Aprovação .

2. E se eu rejeitar uma despesa por engano?

Se uma despesa foi rejeitada por engano, os administradores podem usar a opção de redefinição de fluxo . Isso envia a despesa de volta para o rascunho para que o funcionário possa reenviá-la. Entre em contato com a equipe financeira/administrativa da sua empresa se você não tiver permissões de redefinição.

3. Como sei se já revisei uma despesa?

As despesas revisadas não aparecem mais no seu filtro Aprovações pendentes .

• Se você for aprovado , verá o status como Aprovado (ou Pendente próximo aprovador se houver outra etapa).
• Se você Rejeitou ou Solicitou alterações , o status refletirá isso e sua ação aparecerá na guia Histórico de atividades da despesa.

4. Não consigo encontrar uma despesa atribuída a mim

Verifique o seguinte:

• Filtros - Certifique-se de que você está na visualização Aprovações pendentes = Mina .
• Status - A despesa pode já ter sido aprovada, rejeitada ou reatribuída.
• Notificações - Abra sua caixa de entrada ou notificação por e-mail para ir diretamente para a despesa.

Se ainda estiver faltando, entre em contato com um administrador para confirmar se o fluxo de aprovação foi reatribuído ou modificado.

5. Como tratar despesas com cartão e despesas manuais quando faltam documentos

• Despesas manuais - Não podem ser aprovadas sem recibo ou comprovante de pagamento. Use "Solicitar alterações" para devolvê-las.
• Despesas com cartão - A transação existe, mas o comprovante ainda é necessário para fins de conformidade. Factorial enviará lembretes ao funcionário até que o recibo seja anexado. Se o recibo persistir, você pode rejeitá-lo e encaminhar o comprovante internamente para reembolso pelo funcionário.

6. Preciso revisar as despesas já aprovadas no nível do cartão?

Sim, mas o processo geralmente é mais rápido. As transações com o Cartão Factorial passam por controles preventivos (por exemplo, limites, categorias), mas os aprovadores ainda devem verificar o recibo e confirmar a relevância para o negócio. Pense nisso como uma revisão superficial , não uma auditoria completa.

7. Por que vejo os status “Pronto para pagar” ou “Pago”?

Elas aparecem após a fase de aprovação . Assim que o Financeiro move uma despesa para reembolso (via holerite ou SEPA) e depois para Pago , ela é bloqueada. Os aprovadores não precisam tomar nenhuma ação adicional, mas o status ajuda a rastrear em que fase a despesa se encontra.

8. Posso aprovar despesas em massa?

Sim. Em Gastos > Despesas , filtre por Aprovações pendentes , selecione várias despesas e aprove-as em massa. Sempre verifique os recibos e alertas ( Fora da política , Fora do orçamento ) antes de usar ações em massa.

9. Preciso verificar os alertas “Fora do orçamento” ou “Fora da política” sempre?

Sim. Alertas são sinalizadores consultivos , mas destacam possíveis exceções. Você ainda pode aprovar, rejeitar ou solicitar alterações, mas a prática recomendada é deixar um comentário explicando por que você aprovou, apesar do alerta (trilha de auditoria).

10. Onde posso ver o histórico completo de uma despesa?

Dentro da despesa, acesse a aba Atividade ou Histórico . Você verá:

• Quem o enviou e quando
• Cada etapa de aprovação e comentário
• Alterações de status (por exemplo, rascunho → pendente → aprovado → pago)

Isso é útil para resolver disputas ou auditorias.