In Factorial gli approvatori svolgono un ruolo fondamentale nel garantire la conformità e l'efficienza della spesa aziendale. Di seguito troverai le risposte alle domande più frequenti che gli approvatori pongono quando esaminano spese e rendiconti.
1. Posso delegare il mio ruolo di approvatore?
Sì. Se stai per andare in congedo o desideri che qualcun altro approvi temporaneamente le spese per tuo conto, gli amministratori possono riassegnare o delegare i diritti di approvazione . Questo garantisce che nessuna approvazione in sospeso rimanga bloccata. La delega può essere solitamente gestita dalle impostazioni dei Flussi di Approvazione .
2. Cosa succede se per errore rifiuto una spesa?
Se una spesa è stata rifiutata per errore, gli amministratori possono utilizzare l'opzione di reimpostazione del flusso . Questa opzione riporta la spesa in bozza, in modo che il dipendente possa inviarla nuovamente. Contatta il team Finanza/Amministrazione della tua azienda se non disponi delle autorizzazioni di reimpostazione.
3. Come faccio a sapere se ho già esaminato una spesa?
Le spese riviste non vengono più visualizzate nel filtro Approvazioni in sospeso .
- Se hai approvato , vedrai lo stato come Approvato (o In attesa del prossimo approvatore se è presente un altro passaggio).
- Se hai rifiutato o richiesto modifiche , lo stato rifletterà tale modifica e la tua azione apparirà nella scheda Cronologia attività della spesa.
4. Non riesco a trovare una spesa a me assegnata
Controllare quanto segue:
- Filtri - Assicurati di essere in Approvazioni in sospeso = Visualizzazione miniera .
- Stato : la spesa potrebbe essere già stata approvata, rifiutata o riassegnata.
- Notifiche : apri la posta in arrivo o la notifica e-mail per passare direttamente alla spesa.
Se il dato è ancora mancante, contatta un amministratore per verificare se il flusso di approvazione è stato riassegnato o modificato.
5. Come gestire le spese con carta rispetto a quelle manuali quando mancano i documenti
- Spese manuali - Non possono essere approvate senza ricevuta o prova di pagamento. Utilizza Richiedi modifiche per rispedirle.
- Spese con carta - La transazione esiste, ma è ancora necessaria una prova per la conformità. Factorial invierà promemoria al dipendente finché la ricevuta non verrà allegata. Se la ricevuta risulta persistentemente mancante, è possibile rifiutarla e richiedere internamente il rimborso al dipendente.
6. Devo rivedere le spese già approvate a livello di carta?
Sì, ma il processo è solitamente più rapido. Le transazioni con carta Factorial superano i controlli preventivi (ad esempio limiti, categorie), ma gli approvatori devono comunque verificare la ricevuta e confermare la pertinenza aziendale. Consideratela una verifica superficiale , non un audit completo.
7. Perché vedo gli stati "Pronto per il pagamento" o "Pagato"?
Questi dati compaiono dopo la fase di approvazione . Una volta che il reparto Finanza sposta una spesa in modalità rimborso (tramite busta paga o SEPA) e poi in modalità Pagato , la spesa viene bloccata. Gli approvatori non devono intraprendere ulteriori azioni, ma lo stato aiuta a tenere traccia della fase in cui si trova la spesa.
8. Posso approvare le spese in blocco?
Sì. Da Spese > Spese , filtra per Approvazioni in sospeso , seleziona più spese e approvale in blocco. Controlla sempre le ricevute e gli avvisi ( Fuori politica , Fuori budget ) prima di utilizzare azioni in blocco.
9. Devo controllare ogni volta gli avvisi "Fuori budget" o "Fuori politica"?
Sì. Gli avvisi sono segnalazioni di avviso , ma evidenziano potenziali eccezioni. Puoi comunque approvare, rifiutare o richiedere modifiche, ma è consigliabile lasciare un commento che spieghi perché hai approvato nonostante l'avviso (traccia di controllo).
10. Dove posso vedere la cronologia completa di una spesa?
All'interno della spesa, vai alla scheda Attività o Cronologia . Vedrai:
- Chi lo ha presentato e quando
- Ogni fase di approvazione e commento
- Modifiche di stato (ad esempio bozza → in sospeso → approvato → pagato)
Ciò è utile per risolvere controversie o verifiche.