Genehmiger in Factorial spielen eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung der Vorschriften und der Effizienz der Unternehmensausgaben. Nachfolgend finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen von Genehmigern bei der Überprüfung von Ausgaben und Berichten.

1. Kann ich meine Genehmigerrolle delegieren?

Ja. Wenn Sie in Urlaub gehen oder jemand anderes vorübergehend Ausgaben in Ihrem Namen genehmigen soll, können Administratoren Genehmigungsrechte neu zuweisen oder delegieren . So wird sichergestellt, dass ausstehende Genehmigungen nicht hängen bleiben. Die Delegierung kann in der Regel über die Einstellungen für Genehmigungsabläufe verwaltet werden.

2. Was passiert, wenn ich eine Ausgabe versehentlich ablehne?

Wurde eine Ausgabe irrtümlich abgelehnt, können Administratoren die Option „Rücksetzen“ nutzen. Dadurch wird die Ausgabe zurück in den Entwurfsmodus versetzt, sodass der Mitarbeiter sie erneut einreichen kann. Wenden Sie sich an das Finanz-/Verwaltungsteam Ihres Unternehmens, wenn Sie keine Berechtigung zum Zurücksetzen haben.

3. Woher weiß ich, ob ich eine Ausgabe bereits überprüft habe?

Überprüfte Ausgaben werden nicht mehr in Ihrem Filter „Ausstehende Genehmigungen“ angezeigt.

• Wenn Sie „Genehmigt“ gewählt haben , wird der Status als „Genehmigt“ angezeigt (oder „Ausstehend bis zum nächsten Genehmiger“ , wenn ein weiterer Schritt erforderlich ist).
• Wenn Sie Änderungen abgelehnt oder angefordert haben, wird dies im Status widergespiegelt und Ihre Aktion wird auf der Registerkarte „Aktivitätsverlauf“ der Ausgabe angezeigt.

4. Ich kann eine mir zugewiesene Ausgabe nicht finden

Überprüfen Sie Folgendes:

• Filter – Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Ansicht „Ausstehende Genehmigungen = Meine“ befinden.
• Status – Die Ausgabe wurde möglicherweise bereits genehmigt, abgelehnt oder neu zugewiesen.
• Benachrichtigungen – Öffnen Sie Ihren Posteingang oder Ihre E-Mail-Benachrichtigung, um direkt zu den Ausgaben zu springen.

Wenn es immer noch fehlt, wenden Sie sich an einen Administrator, um zu bestätigen, ob der Genehmigungsablauf neu zugewiesen oder geändert wurde.

5. Wie Sie mit Karten- und manuellen Ausgaben umgehen, wenn Dokumente fehlen

• Manuelle Ausgaben – Können ohne Quittung oder Zahlungsnachweis nicht genehmigt werden. Senden Sie die Ausgabe über „Änderungen anfordern“ zurück.
• Kartenzahlungen – Die Transaktion ist vorhanden, aber zur Einhaltung der Vorschriften ist weiterhin ein Nachweis erforderlich. Factorial sendet dem Mitarbeiter Erinnerungen, bis der Beleg beigefügt ist. Fehlt dieser dauerhaft, können Sie ihn ablehnen und intern eine Rückerstattung durch den Mitarbeiter beantragen.

6. Muss ich bereits auf Kartenebene genehmigte Ausgaben überprüfen?

Ja, aber der Prozess ist in der Regel schneller. Factorial Card-Transaktionen durchlaufen präventive Kontrollen (z. B. Limits, Kategorien), aber die Genehmiger sollten den Beleg dennoch überprüfen und die Geschäftsrelevanz bestätigen. Betrachten Sie es als eine oberflächliche Überprüfung , nicht als ein vollständiges Audit.

7. Warum wird mir der Status „Zahlungsbereit“ oder „Bezahlt“ angezeigt?

Diese werden nach der Genehmigungsphase angezeigt. Sobald die Finanzabteilung eine Ausgabe in die Erstattungsphase (über Gehaltsabrechnung oder SEPA) und dann in die Phase „Bezahlt“ überführt, wird sie gesperrt. Genehmiger müssen keine weiteren Maßnahmen ergreifen, aber der Status hilft Ihnen, den Status der Ausgabe zu verfolgen.

8. Kann ich Ausgaben in großen Mengen genehmigen?

Ja. Filtern Sie unter „Ausgaben“ > „Aufwendungen“ nach „Ausstehende Genehmigungen“ , wählen Sie mehrere Ausgaben aus und genehmigen Sie diese auf einmal. Überprüfen Sie Belege und Warnungen ( Nicht im Einklang mit den Richtlinien , Nicht im Rahmen des Budgets ), bevor Sie Massenaktionen durchführen.

9. Muss ich jedes Mal die Warnmeldungen „Budget überschritten“ oder „Richtlinienüberschreitung“ überprüfen?

Ja. Warnmeldungen sind Hinweismarkierungen , weisen aber auf mögliche Ausnahmen hin. Sie können die Änderung trotzdem genehmigen, ablehnen oder anfordern. Am besten hinterlassen Sie jedoch einen Kommentar , in dem Sie erklären, warum Sie trotz der Warnmeldung zugestimmt haben (Audit-Trail).

10. Wo kann ich den vollständigen Verlauf einer Ausgabe einsehen?

Gehen Sie in der Ausgabe zur Registerkarte „Aktivität“ oder „Verlauf“ . Sie sehen:

• Wer hat es eingereicht und wann
• Jeder Genehmigungsschritt und Kommentar
• Statusänderungen (zB Entwurf → ausstehend → genehmigt → bezahlt)

Dies ist nützlich zur Beilegung von Streitigkeiten oder Prüfungen.