Envie um recibo, uma nota fiscal ou um cupom (foto ou arquivo) a partir do celular ou da web. O Factorial preenche o fornecedor, o valor, a data e os impostos; o/a colaborador/a verifica e envia.

Crie uma despesa a partir de um recibo

Visão geral

Use para tudo o que pagou por motivos de trabalho: uma refeição, um táxi, um hotel, material de escritório. É quilometragem ou uma diária? Use Quilometragem ou Diária (pergunta frequente 4). Pagou com um cartão Factorial? A despesa já está esperando por você como rascunho: consulte Entenda a diferença entre despesas com cartão e despesas manuais.

Como fazer

No app

1. Abra Despesas.
2. Toque em Adicionar e escolha Despesa regular.
3. Tire uma foto do recibo ou escolha um arquivo.
4. Verifique os dados preenchidos e complete os campos ausentes.
5. Toque em Enviar para aprovação.

Na web

1. Acesse a Meus gastos > Despesas.
2. Clique em Nova despesa e escolha Despesa regular.
3. Na janela Enviar um documento, arraste o recibo para a caixa ou clique em Arraste e solte aqui ou clique para procurar. O Factorial começa a ler imediatamente.
4. Em poucos segundos, o rascunho é aberto. Compare o fornecedor, o valor, a data e os impostos com o recibo. Clique em Editar para adicionar o que a sua empresa pede (subcategoria, projeto, descrição) e depois em Salvar.
5. Se aparecer «Vale a pena revisar antes de enviar», corrija o que for indicado (por exemplo, o motivo profissional) até ver «Pronta para enviar».
6. Clique em Enviar para aprovação. Você verá «Enviada para aprovação.»

Ainda não tem o arquivo? Clique em Pular esta etapa para preencher a despesa manualmente e adicionar o recibo mais tarde.

Crie várias despesas de uma só vez com o ONE

Como fazer

1. Em Meus gastos > Despesas, clique em Nova despesa e escolha Enviar recibos (aparece quando você tem o ONE ativado).
2. Escolha até 10 arquivos de recibos. O ONE, nosso assistente de IA, cria uma despesa para cada um.
3. Verifique o resumo do ONE e depois peça a ele que os envie ou os salve como rascunhos. Consulte Envie despesas enviando os recibos ao ONE.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Não encontro o botão Nova despesa (ou um/a colaborador/a não consegue criar despesas).
Quase sempre é porque a pessoa não foi adicionada ao módulo Despesas. Se a sua empresa paga por usuário/a, só os/as usuários/as de Despesas podem criar despesas, e no app o botão Adicionar não aparece pelo mesmo motivo. Consulte todas as causas em Descubra por que você não vê Despesas ou o botão Nova despesa.

• Colaborador/a: peça ao/à administrador/a de RH ou de finanças que o/a adicione a Despesas.
• Administrador/a: adicione a pessoa como usuário/a de Despesas (Adicione pessoas a Despesas). Se a sua empresa não paga por usuário/a, verifique a permissão Pode criar uma despesa em Configurações > Permissões.

«Não é possível enviar para aprovação», com uma lista de campos ausentes.
A sua empresa exige esses campos. Clique na despesa, preencha-os e envie-a novamente.

«O valor reembolsável não pode exceder o valor do recibo».
Você não pode solicitar mais do que o recibo indica. Verifique o valor do recibo. Se você pagou em outra moeda, consulte Insira corretamente os valores de uma despesa.

O envio falha ou um campo foi lido incorretamente (por exemplo, «A data do documento não pode ser superior em mais de 1 dia à data atual»).
Corrija o campo no rascunho. Consulte todas as mensagens de envio e como resolvê-las em Descubra por que o recibo não é enviado ou foi lido incorretamente.

Perguntas frequentes

1. Que arquivos posso enviar?
   PDF, PNG, JPG ou JPEG. As fotos do iPhone (HEIC) são convertidas automaticamente.
    
2. E se o Factorial ler algo incorretamente?
   Altere-o no rascunho antes de enviar. O que o Factorial lê é uma sugestão: todos os campos podem ser editados e é o/a colaborador/a quem envia a despesa.
    
3. Posso colocar vários recibos em uma foto ou enviar muitos de uma só vez?
   Com Enviar recibos (ONE), sim: escolha até 10 arquivos e será criada uma despesa para cada recibo. A janela Enviar um documento aceita apenas um recibo por vez.
    
4. Posso criar despesas de quilometragem e diárias da mesma forma?
   Use Quilometragem ou Diária no mesmo menu Nova despesa (no celular, Adicionar > Quilometragem ou Diária). Não é necessário escanear nenhum recibo. Consulte Solicite o reembolso da quilometragem e Solicite o reembolso das diárias.
    
5. O que acontece quando envio uma despesa para aprovação?
   A despesa segue para os/as seus/suas aprovadores/as e o status passa de Rascunho a Pendente. Acompanhe-a em Meus gastos > Despesas. Consulte Consulte os status e alertas das despesas.
    
6. Errei depois de enviar. Posso retirar a despesa?
   Sim, enquanto a despesa estiver Pendente: clique em Voltar para rascunho para a retirar, corrija-a e envie-a novamente. Consulte Edite ou retire uma despesa.
    
7. As verificações de despesas me impedem de enviar uma despesa?
   Não. Se a sua empresa usa as verificações de despesas, o Factorial compara o rascunho com a política de despesas enquanto você o consulta e mostra uma mensagem breve, como «Vale a pena revisar antes de enviar» ou «Pronta para enviar». A mensagem nunca impede você de enviar.
    
8. Quando posso usar Enviar recibos com o ONE?
   Nova despesa > Enviar recibos aparece quando você tem o ONE ativado e pode criar despesas. Você pode enviar até 10 recibos de uma só vez, ou uma foto com vários recibos, e o ONE cria uma despesa para cada recibo.
    
9. Quais abas a página da despesa tem?
   Na web, a despesa abre em uma página completa com abas, como Detalhes, Imputação de custos, Comentários e Documentos associados. Imputação de custos mostra o orçamento, o projeto, o subprojeto e os centros de custo a que a despesa é imputada, com a porcentagem de cada centro de custo. Em Comentários, os/as colaboradores/as, os/as aprovadores/as e a equipe de finanças conversam sobre a despesa, e Documentos associados mostra os arquivos anexados. Consulte Consulte a que projetos ou centros de custo é imputada uma despesa e Deixe um comentário em uma despesa.
    
10. Quem vê meu recibo?
    Ele fica anexado à despesa para que o/a seu/sua aprovador/a e a equipe de finanças o vejam.