Os termos que você vai encontrar no módulo Despesas e nos cartões Factorial, explicados de forma simples. Consulte este glossário quando configurar o módulo Despesas, revisar uma despesa ou precisar explicar algo para sua equipe.

As despesas e como elas são criadas

• Despesa: algo que um/a colaborador/a pagou a trabalho e que é registrado na Factorial para ser aprovado e, se necessário, reembolsado.
• Tipos de despesa: Despesa regular (comprovada com um recibo ou uma nota fiscal, como uma refeição ou uma passagem de trem), Quilometragem (a distância percorrida a trabalho com seu próprio veículo, paga de acordo com a taxa de quilometragem da sua empresa) e Diária (um valor fixo por dia em viagens a trabalho, pago de acordo com a taxa de diárias da sua empresa).
• Despesa manual: criada pelo/a colaborador/a e normalmente paga do próprio bolso.
• Despesa com cartão: criada automaticamente a partir de um pagamento com cartão Factorial. Você só precisa adicionar o recibo.
• Responsável pela despesa: o/a colaborador/a a quem a despesa pertence. Valem o fluxo de aprovação e o reembolso dessa pessoa.
• Criar em nome de outra pessoa: criar uma despesa para outra pessoa; por exemplo, um/a assistente para seu/sua gestor/a. A despesa continua pertencendo a essa outra pessoa.
• Grupo de despesas: várias despesas da mesma pessoa que são enviadas e revisadas juntas; por exemplo, as de uma viagem.
• Leitura do recibo: a Factorial lê o recibo que você adiciona e preenche a data, o valor, o fornecedor e os impostos.
• Usuário/a de Despesas: um/a colaborador/a adicionado/a ao módulo Despesas, que pode criar despesas.

Status

Uma despesa sempre tem um status: Rascunho, Pendente, Alterações solicitadas, Rejeitado, Aprovado, Na folha de pagamento, Enviado para ser pago, Pago ou Pagamento revertido. Em Consulte os status e alertas das despesas você vê o que significa cada um.

Regras e aprovações

• Fluxo de aprovação: as regras da sua empresa que definem quem revisa uma despesa e quando. Você configura o fluxo conversando com o ONE, nosso assistente de IA.
• Aprovador/a: a pessoa a quem se pede que aprove uma despesa.
• Aprovação automática: uma regra que aprova algumas despesas sem que ninguém precise intervir; por exemplo, as que passam nas verificações de despesas.
• Aprovador global de despesas: uma permissão que permite gerenciar totalmente qualquer despesa que a pessoa consiga ver, sem passar pelo fluxo de aprovação.
• Redefinir fluxo de aprovação: começar de novo a aprovação de uma despesa a partir da primeira etapa.
• Verificações de despesas: o ONE revisa cada despesa de acordo com a sua política de despesas e atribui um resultado: Dentro da política, Aviso, Fora da política ou Não foi possível verificar.
• Sinalização grave / sinalização leve: a grave significa fora da política e a leve, vale a pena revisar. Nenhuma delas bloqueia a despesa.
• Alerta: um aviso para o/a aprovador/a, como uma possível duplicata, uma refeição em um dia já coberto por uma diária ou uma despesa que ultrapassou o orçamento. Os alertas nunca impedem o envio nem a aprovação.
• Orçamento: um valor que um grupo de pessoas pode gastar em um período. As despesas são descontadas dele à medida que chegam.

Configurações e contabilidade

• Categoria / subcategoria: para que foi a despesa, como Refeições ou Táxis. As categorias são uma lista fixa; sua empresa pode adicionar subcategorias.
• Formulário de despesas: os dados solicitados em cada despesa e quais são obrigatórios.
• Taxa: um valor de quilometragem por km ou milha, ou um valor de diária por dia, atribuído às pessoas.
• Entidade jurídica: cada uma das empresas da sua conta Factorial. Define a moeda, os impostos e as contas.
• Moeda do documento: a moeda que aparece no recibo.
• Valor e moeda reembolsáveis: quanto é devolvido ao/à colaborador/a e em qual moeda.
• Reembolso: devolver o dinheiro de uma despesa aprovada, pela folha de pagamento, por um pagamento SEPA ou com Marcar como pago depois de pagar de outra forma.
• Rubrica da folha: a linha do holerite onde aparece uma despesa reembolsada pela folha de pagamento. Você vincula cada categoria de despesa a uma rubrica. Consulte Configure como as despesas aparecem no holerite.
• Centro de custo: uma etiqueta para agrupar custos; por exemplo, por departamento ou por projeto.
• Conta contábil: a conta do seu plano de contas onde uma despesa é registrada.
• Cartão Factorial: um cartão corporativo físico ou virtual emitido pela Factorial. Os pagamentos com ele viram despesas com cartão.
• ONE: nosso assistente de IA. Ele pode criar despesas para você, ajudar você a revisá-las e configurar seu fluxo de aprovação e as verificações de despesas.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Vejo na tela um termo que não está aqui.
Consulte o artigo relacionado a essa tela ou pergunte ao ONE o que ele significa na configuração da sua empresa.

Perguntas frequentes

1. Qual é a diferença entre um alerta e um status?
   O status indica em que ponto do caminho a despesa está (por exemplo, Pendente). Um alerta é uma informação extra para o/a aprovador/a (por exemplo, uma possível duplicata). Uma despesa tem um único status e pode ter vários alertas.
   
2. «Conflito de categoria» é um status?
   Não. É um alerta que avisa que uma despesa de refeição cai em um dia já coberto por uma diária.
   
3. O que aconteceu com as políticas de despesas?
   As verificações de despesas substituem as políticas de despesas. Quando sua empresa faz a mudança, as regras das políticas antigas viram verificações.