Les termes que vous verrez dans Dépenses et dans les cartes Factorial, expliqués simplement. Consultez-le lorsque vous configurez Dépenses, vérifiez une dépense ou expliquez quelque chose à votre équipe.

Les dépenses et leur création

• Dépense : quelque chose qu'un collaborateur a payé pour son travail, enregistré dans Factorial pour pouvoir être approuvé et, si nécessaire, remboursé.
• Types de dépenses : Dépense classique (appuyée par un justificatif ou une facture, comme un repas ou un billet de train), Indemnité kilométrique (distance parcourue avec son propre véhicule pour le travail, remboursée selon le barème kilométrique de votre entreprise) et Indemnité journalière (allocation quotidienne fixe pour les déplacements professionnels, remboursée selon le barème de votre entreprise).
• Dépense manuelle : créée par le collaborateur, généralement avancée de sa poche.
• Dépense par carte : créée automatiquement à partir d'un paiement par carte Factorial. Vous n'avez qu'à ajouter le justificatif.
• Bénéficiaire : le collaborateur auquel appartient la dépense. Son circuit d'approbation et son remboursement s'appliquent.
• Saisie pour le compte d'un autre : créer une dépense pour quelqu'un d'autre, par exemple un assistant pour son responsable. Elle reste celle de l'autre personne.
• Groupe de dépenses : plusieurs dépenses d'une même personne envoyées et vérifiées ensemble, par exemple celles d'un déplacement.
• Lecture du justificatif : Factorial lit le justificatif que vous ajoutez et remplit la date, le montant, le fournisseur et les taxes.
• Utilisateur de Dépenses : un collaborateur ajouté à Dépenses, qui peut créer des dépenses.

Statuts

Une dépense a toujours un seul statut : Brouillon, En attente, Modifications demandées, Rejetée, Approuvée, Dans la paie, Envoyée pour paiement, Payée ou Paiement annulé. Voir Statuts et alertes des dépenses pour la signification de chacun.

Règles et approbations

• Circuit d'approbation : les règles de votre entreprise sur qui vérifie une dépense, et quand. Vous le configurez en discutant avec One, notre assistant IA.
• Vérificateur (approbateur) : une personne chargée d'approuver une dépense.
• Approbation automatique : une règle qui approuve certaines dépenses sans intervention humaine, par exemple celles qui réussissent les contrôles des dépenses.
• Approbateur global pour Dépenses : une autorisation qui permet de gérer entièrement n'importe quelle dépense visible, en contournant le circuit d'approbation.
• Réinitialiser le circuit d'approbation : relancer l'approbation d'une dépense depuis la première étape.
• Contrôles des dépenses : One vérifie chaque dépense au regard de votre politique de dépenses : Conforme à la politique, Avertissement, Non conforme à la politique ou Non vérifiée.
• Signalement fort / faible : fort signifie non conforme à la politique, faible signifie à examiner. Aucun des deux ne bloque la dépense.
• Alerte : un signal pour le vérificateur, comme un possible doublon, un repas un jour déjà couvert par une indemnité journalière ou un dépassement de budget. Les alertes ne bloquent jamais l'envoi ni l'approbation.
• Budget : un montant qu'un groupe de personnes peut dépenser sur une période. Les dépenses sont décomptées au fur et à mesure qu'elles arrivent.

Paramètres et comptabilité

• Catégorie / sous-catégorie : l'objet de la dépense, comme Repas ou Taxis. Les catégories forment une liste fixe ; votre entreprise peut ajouter des sous-catégories.
• Formulaire de dépense : les informations demandées pour chaque dépense, et lesquelles sont obligatoires.
• Barème : un montant kilométrique par km ou par mile, ou un montant d'indemnité journalière par jour, attribué à des personnes.
• Entité juridique : l'une des sociétés de votre compte Factorial. Elle détermine la devise, les taxes et les comptes.
• Devise du document : la devise indiquée sur le justificatif.
• Montant / devise remboursable : la somme remboursée au collaborateur, et dans quelle devise.
• Remboursement : rembourser une dépense approuvée, via la paie, un paiement SEPA ou Marquer comme payée après un autre mode de paiement.
• Rubrique de paie : la ligne du bulletin de paie où apparaît une dépense remboursée via la paie. Vous associez chaque catégorie de dépense à une rubrique. Voir Comment configurer l'affichage des dépenses sur le bulletin de paie ?
• Centre de coûts : une étiquette pour regrouper les coûts, par exemple par service ou par projet.
• Compte comptable : le compte de votre plan comptable dans lequel une dépense est enregistrée.
• Carte Factorial : une carte d'entreprise physique ou virtuelle émise via Factorial. Ses paiements deviennent des dépenses par carte.
• One : notre assistant IA. Il peut créer des dépenses pour vous, vous aider à les vérifier et configurer votre circuit d'approbation et les contrôles des dépenses.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Je vois à l'écran un terme qui ne figure pas ici.
Consultez l'article lié à cet écran, ou demandez à One ce qu'il signifie dans la configuration de votre entreprise.

FAQ

1. Quelle est la différence entre une alerte et un statut ?

Un statut indique où en est la dépense dans son cycle (par exemple En attente). Une alerte est une information supplémentaire pour le vérificateur (par exemple un possible doublon). Une dépense a un seul statut et peut avoir plusieurs alertes.

2. « Conflit de catégorie » est-il un statut ?

Non. C'est une alerte indiquant qu'une dépense de repas tombe un jour déjà couvert par une indemnité journalière.

3. Que sont devenues les politiques de dépenses ?

Les contrôles des dépenses remplacent les politiques de dépenses. Les règles des anciennes politiques deviennent des contrôles lorsque votre entreprise passe au nouveau système.