Crie processos de integração consistentes e personalizados para novos colaboradores com políticas de integração. Use condições para adaptar tarefas com base no catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal, e acompanhe seu progresso a partir de um único quadro Kanban.

Visão Geral

A seção Onboarding em Configurações permite que administradores criem e gerenciem políticas de integração para novos colaboradores.

Uma política define os passos, tarefas e responsáveis que um novo colaborador deve seguir durante a integração. Você pode usar condições para fazer a mesma política se adaptar a diferentes funções do catálogo de cargos, locais de trabalho ou entidades legais.

Os status das tarefas também refletem se a ação requerida foi realmente concluída em Factorial. Isso dá aos administradores uma visão mais confiável do progresso de integração de cada pessoa.

Como usar

Criar uma política de integração

1. Na sua barra lateral, vá para Configurações
2. Abra a seção Integração de Colaboradores
3. Criar uma nova política
4. Adicione os passos e tarefas que novos colaboradores precisam completar
5. Designe um responsável para cada tarefa, quando aplicável
6. Use variáveis nas tarefas quando precisar que o conteúdo se adapte ao novo colaborador
7. Salve a política
8. Designe a política aos novos colaboradores relevantes

Você também pode criar uma política usando um modelo ou gerá-la de forma conversacional com ONE.

O modelo é a maneira recomendada para começar. Se sua empresa ainda não tiver uma política de integração publicada, um banner na página Pessoas solicita que os administradores configurem uma.

Adicionar condições a uma tarefa

Condições permitem que uma política de integração se adapte a diferentes perfis de colaboradores.

As condições podem ser baseadas em:

• Catálogo de cargos
• Local de trabalho
• Entidade legal
• Equipe
• Tipo de contrato
• Percentual de deficiência

Por exemplo, você pode criar uma tarefa Carregar carteira de motorista que só aparece para motoristas. Você pode pedir ao ONE para criá-la apenas para motoristas, e ela se aplicará apenas a novos colaboradores cuja função é Motorista. Todos os outros a ignoram automaticamente.

Como adicionar uma condição

1. Abra a política de integração.
2. Peça ao ONE para criar a tarefa que você deseja.
3. Diga ao ONE para quem é a tarefa e especifique a condição, por exemplo, "apenas para motoristas".
4. Verifique a tarefa que ONE criou.
5. Salve a política.

Os passos não usam condições. Eles usam gatilhos baseados em tempo, como quando o colaborador entra no fluxo, no seu primeiro dia, ou quando as tarefas obrigatórias da fase anterior são concluídas.

Treinamentos e pesquisas de engajamento

• Treinamentos: atribua treinamentos como parte da integração. Isso funciona com treinamentos que têm Inscrição automática habilitada.
• Pesquisas de engajamento: inclua pesquisas de engajamento na integração.

Editar uma política de integração

Você pode fazer alterações rápidas nas tarefas diretamente no editor de políticas, sem passar pelo ONE. ONE continua disponível para alterações maiores.

Editar tarefas no painel de tarefas

1. Abra a política de integração.
2. Selecione a tarefa que você deseja alterar.
3. No painel de tarefas, edite os campos disponíveis.

Dependendo da tarefa, você pode:

• Renomear a tarefa
• Alterar entre obrigatória e opcional
• Definir sua data de vencimento como um número de dias antes ou depois da data de início, atribuição, início do fluxo, fim do período de experiência ou fim do contrato
• Mudar seus responsáveis
• Para tarefas de Informações do colaborador e Informações do contrato, escolher quais campos o novo contratado preenche

Você também pode duplicar ou excluir uma tarefa a partir do menu de ações da tarefa.

Adicionar arquivos às tarefas

Tarefas aceitam vídeos, planilhas, apresentações, áudios e outros arquivos, com até 20 MB por arquivo.

Construir a política com ONE

• ONE abre a política em uma tela ao lado do chat, de qualquer página.
• Quando você seleciona Adicionar tarefa, ONE começa perguntando o que a tarefa deve fazer.
• Se uma tarefa precisar de algo que ainda não existe, como um treinamento, pesquisa ou campo personalizado, ONE oferece criá-lo na mesma conversa, para que você não precise sair da política. Dependendo da sua conta, ONE também pode criar locais de trabalho e equipes.
• ONE lembra que apenas os responsáveis pela tarefa podem completá-la.

Salvar status e histórico de versões

O cabeçalho do editor mostra se suas alterações estão salvas, para que você sempre saiba o status da sua política.

Se você publicar uma alteração por engano, pode voltar a uma versão anterior:

1. Abra a política de integração.
2. Vá para Histórico.
3. Selecione Restaurar versão na versão que você deseja voltar.
4. Revise o rascunho que é criado e, em seguida, publique-o.

Dados que você pode solicitar

Agora você pode solicitar dados adicionais de novos contratados por meio de tarefas de entrada de dados:

• Percentual de deficiência: peça aos novos contratados que declarem se têm alguma deficiência. Você pode usar a resposta como condição para mostrar ou pular tarefas específicas.
• Campos DATEV: solicite campos de folha de pagamento DATEV em tarefas de entrada de dados.
• Número de segurança social: solicite o número de segurança social em tarefas de entrada de dados.

Acompanhar o progresso da integração

Você pode acompanhar o progresso da integração a partir da política de integração ou de Organização > Atividade.

A partir da política de integração

1. Abra a política de integração.
2. Selecione Ver integrados.
3. Verifique o caminho de integração personalizado do colaborador no Kanban.

Se uma tarefa não puder ser executada, por exemplo, porque o gerente atribuído não existe mais, a tarefa é sinalizada em vermelho na linha do tempo do novo colaborador, em vez de ser criada normalmente.

Abra o cartão do novo colaborador para ver o que deu errado e como corrigir, como reatribuir a tarefa a um gerente atual.

FAQ

1. Posso criar uma política de integração diferente para cada equipe?
   Sim, mas isso não é necessário quando a maior parte do processo de integração é o mesmo. Em vez disso, use condições para adaptar uma única política com base no catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal.
   
2. Marcar uma tarefa como concluída ao checá-la?
   Não. Uma tarefa é considerada concluída quando a ação subjacente realmente aconteceu em Factorial. Por exemplo, uma tarefa de documento é concluída quando o documento foi assinado.
   
3. As tarefas podem usar variáveis?
   Sim. Variáveis podem ser usadas em tarefas para personalizar o conteúdo da integração para cada novo colaborador.
   
4. Posso criar uma política de integração sem começar do zero?
   Sim. Políticas podem ser criadas a partir de modelos ou geradas de forma conversacional com ONE.
   
5. Como posso ver quem precisa de atenção durante a integração?
   Use Ver integrados a partir da política de integração ou vá para Organização > Atividade para revisar a atividade de integração.
   
6. Preciso do ONE para fazer pequenas alterações em uma tarefa?
   Não. Você pode renomear uma tarefa, torná-la obrigatória ou opcional, alterar sua data de vencimento ou responsáveis, e escolher campos para tarefas de informações diretamente no painel de tarefas. Os campos editáveis dependem do tipo de tarefa.
   
7. Posso desfazer uma alteração publicada?
   Sim. Use Restaurar versão em Histórico. Isso cria um rascunho, e nada fica ativo até que você publique.
   
8. Há um limite de tamanho para arquivos adicionados às tarefas?
   Sim. Cada arquivo pode ter até 20 MB.