Die Löschrichtlinie für den Trust Channel hilft Ihnen, zu verwalten, wie lange Beschwerden aufbewahrt werden, nachdem sie einen endgültigen Status erreicht haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Aufbewahrungszeitraum konfigurieren, verstehen, wann eine Beschwerde abläuft, und Beschwerden nach Bedarf löschen oder behalten.
Überblick
Die Löschrichtlinie ermöglicht es Administratoren, festzulegen, wie lange Beschwerden nach Erreichen eines endgültigen Status aufbewahrt werden sollen.
Sie können einen Aufbewahrungszeitraum zwischen 1 und 120 Monaten festlegen. Der Standardaufbewahrungszeitraum beträgt 3 Monate.
Der Aufbewahrungszeitraum gilt für Beschwerden, die einen endgültigen Status erreichen, nachdem die Richtlinie konfiguriert wurde. Beschwerden, die bereits geschlossen wurden, behalten das Ablaufdatum, das ihnen zuvor zugewiesen wurde.
Wichtig: Beschwerden werden nicht automatisch gelöscht. Das Löschen ist immer eine bewusste Handlung, die von einem Manager durchgeführt wird.
So verwenden Sie es
Konfigurieren Sie den Aufbewahrungszeitraum
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Gehen Sie zu Trust Channel
- Scrollen Sie nach unten zu Aufbewahrungsrichtlinie
- Geben Sie den Aufbewahrungszeitraum in Monaten ein
- Wählen Sie einen Zeitraum zwischen 1 und 120 Monaten
- Speichern Sie Ihre Änderungen
- Der Aufbewahrungszeitraum beginnt, wenn eine Beschwerde einen der folgenden endgültigen Status erreicht:
- Abgeschlossen
- Verworfen
- Archiviert
Das Ablaufdatum wird ab dem Datum berechnet, an dem die Beschwerde ihren endgültigen Status erreicht
Wenn eine Abgeschlossene Beschwerde später archiviert wird, wird ihr Ablaufdatum basierend auf dem Datum, an dem sie archiviert wurde, neu berechnet.
Manager, die für die Kategorie der Beschwerde verantwortlich sind, erhalten eine E-Mail 7 Tage bevor die Beschwerde ihr Ablaufdatum erreicht.
Um Beschwerden zu überprüfen, die sich dem Ablaufdatum nähern, verwenden Sie den Ablaufdatum-Filter, um Beschwerden anzuzeigen, die ihre Aufbewahrungsfrist überschritten haben.
Löschen Sie eine abgelaufene Beschwerde
- Gehen Sie zur Beschwerdeliste des Trust Channels
- Finden Sie eine abgelaufene Beschwerde
- Wählen Sie die Beschwerde aus, die Sie löschen möchten
- Wählen Sie Löschen
- Bestätigen Sie das Löschen
- Das Löschen einer Beschwerde entfernt dauerhaft deren:
- Nachrichten
- Dateien
- Anlagen
- Private Notizen
Das Löschen selbst wird aus Compliance-Gründen im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet.
Sie können Beschwerden einzeln oder im Paket löschen.
Wenn sich das Ablaufdatum einer Beschwerde nach der Aktualisierung der Löschrichtlinie nicht geändert hat, ist dies zu erwarten, wenn die Beschwerde bereits geschlossen war, bevor die Richtlinie geändert wurde. Bereits geschlossene Beschwerden behalten das Ablaufdatum, das ihnen ursprünglich zugewiesen wurde. Der neue Aufbewahrungszeitraum gilt für Beschwerden, die einen endgültigen Status erreichen, nachdem die Einstellung geändert wurde.
Wenn eine Beschwerde nach ihrem Ablaufdatum nicht automatisch gelöscht wurde, ist dies das erwartete Verhalten. Beschwerden werden niemals automatisch gelöscht. Ein Manager muss eine abgelaufene Beschwerde absichtlich löschen.
Gelöschte Beschwerden bleiben im Gelöscht-Tab aufgeführt. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, einen Prüfungsnachweis zu führen, der zeigt, wer die Beschwerde gelöscht hat und wann, ohne den sensiblen Inhalt der Beschwerde zu behalten.
Tipps und bewährte Verfahren
- Setzen Sie einen Aufbewahrungszeitraum, der den rechtlichen und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
- Überprüfen Sie regelmäßig den Ablaufdatum-Filter, um Beschwerden zu identifizieren, die zur Überprüfung bereit sind.
- Nutzen Sie die 7-tägige Benachrichtigung als Erinnerung, um Beschwerden zu überprüfen, bevor sie zur Löschung berechtigt sind.
- Verwenden Sie Löschung abbrechen, wenn eine Beschwerde aus einem legitimen Grund aufbewahrt werden muss.
- Denken Sie daran, dass eine Änderung der Aufbewahrungseinstellung das Ablaufdatum von bereits geschlossenen Beschwerden nicht ändert. Die neue Einstellung gilt für nach der Änderung geschlossene Beschwerden.
FAQ
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Was ist der Standardaufbewahrungszeitraum?
Der Standardaufbewahrungszeitraum beträgt 3 Monate.
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Welche Aufbewahrungszeiträume kann ich konfigurieren?
Sie können einen Aufbewahrungszeitraum von 1 bis 120 Monaten konfigurieren.
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Wann beginnt der Aufbewahrungszeitraum?
Der Aufbewahrungszeitraum beginnt, wenn eine Beschwerde einen endgültigen Status erreicht: Abgeschlossen, Verworfen oder Archiviert.
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Was passiert, wenn eine Abgeschlossene Beschwerde später archiviert wird?
Ihr Ablaufdatum wird mit dem Datum, an dem sie archiviert wurde, neu berechnet.
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Werden Beschwerden automatisch gelöscht, wenn sie ablaufen?
Nein. Das Ablaufdatum zeigt nur an, dass eine Beschwerde zur Löschung bereit ist. Ein Manager muss sie manuell löschen.
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Wer erhält die Ablaufbenachrichtigung?
Manager der Kategorie der Beschwerde erhalten eine E-Mail 7 Tage bevor die Beschwerde ihr Ablaufdatum erreicht.
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Kann ich mehrere Beschwerden auf einmal löschen?
Ja. Manager können abgelaufene Beschwerden einzeln oder im Paket löschen.
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Was passiert, wenn ich eine Beschwerde lösche?
Die Nachrichten, Dateien, Anlagen und privaten Notizen der Beschwerde werden dauerhaft entfernt. Ein Eintrag im Aktivitätsprotokoll, der die Löschung aufzeichnet, bleibt aus Compliance-Gründen bestehen.
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Kann ich eine Beschwerde nach ihrem Ablaufdatum aufbewahren?
Ja. Verwenden Sie Löschung abbrechen, um die Beschwerde über ihren Aufbewahrungszeitraum hinaus aufzubewahren.
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Kann ich den Aufbewahrungszeitraum später ändern?
Ja. Eine Änderung der Richtlinie betrifft jedoch nur Beschwerden, die einen endgültigen Status nach der Änderung erreichen. Beschwerden, die bereits geschlossen wurden, behalten ihre bestehenden Ablaufdaten.
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Warum sind gelöschte Beschwerden weiterhin aufgeführt?
Gelöschte Beschwerden erscheinen im Gelöscht-Tab, damit das Unternehmen einen Prüfungsnachweis für die Löschung führen kann, ohne den sensiblen Inhalt der Beschwerde zu behalten.
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Kann ich eine gelöschte Beschwerde wiederherstellen?
Nein. Das Löschen ist dauerhaft. Die Nachrichten, Dateien, Anlagen und privaten Notizen der Beschwerde werden dauerhaft entfernt.