Este artigo é para: aprovadores.
As despesas chegam até você de duas maneiras: através de um pagamento com um cartão Factorial, ou adicionadas manualmente por um/a funcionário/a que pagou com seu próprio dinheiro (uma despesa manual, do bolso). Você aprova ambas da mesma forma, mas verifica coisas diferentes, para que você revise mais rápido e pague de volta apenas o que deve.
Despesas de cartão e despesas do bolso
Visão geral
| Despesa de cartão | Despesa do bolso | |
|---|---|---|
| Quem pagou | A empresa, com um cartão Factorial | O/a funcionário/a, com seu próprio dinheiro |
| Como é criada | Automaticamente, como um rascunho, quando o cartão é utilizado. O/a funcionário/a adiciona o recibo e o envia. | O/a funcionário/a cria na web ou no aplicativo. |
| Reembolsado para o/a funcionário/a? | Não, não há nada a pagar de volta | Sim, uma vez aprovado |
| Controles antes do pagamento | Os limites e restrições do cartão se aplicam quando o/a funcionário/a paga | Nenhum: as verificações acontecem após a despesa ser enviada |
| O que você verifica principalmente | O recibo está lá e a compra foi para trabalho | O recibo, o valor a ser reembolsado, a categoria e a política |
Ambas seguem o fluxo de aprovação da sua empresa, e ambas são verificadas por Verificações de despesas, se sua empresa as utiliza.
Como usar
Revisando uma despesa de cartão
- Abra a despesa. As despesas de cartão têm uma linha de Transação: clique em Ver detalhes para ver o pagamento do cartão de onde elas vêm. O reembolso total é £0.00, porque a empresa já pagou.
- Verifique se o recibo está anexado e legível, e se a compra foi para trabalho.
- Aprovar, solicitar alterações ou rejeitar (veja Como aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa?). Uma vez aprovado, não há nada a pagar de volta.
Revisando uma despesa do bolso
- Abra a despesa.
- Verifique o recibo e se o Valor reembolsável (o que será pago de volta) está correto. Não pode ser maior que o valor do recibo.
- Verifique a categoria, projeto ou centro de custo, e quaisquer alertas.
- Aprovar, solicitar alterações ou rejeitar. Uma vez aprovado, sua equipe financeira paga de volta através da folha de pagamento, um arquivo de transferência SEPA, ou marcando como pago (veja Como reembolso despesas através da folha de pagamento?).
Dicas e Melhores Práticas
- Revise despesas de cartão rapidamente. O dinheiro já foi gasto, e um recibo faltante é mais fácil de obter enquanto a compra está fresca.
- Dedique mais tempo às despesas do bolso. Elas são as que se transformam em pagamentos reais.
- Use "Solicitar alterações" para um recibo faltante, não "Rejeitar". O/a funcionário/a pode adicioná-lo e enviar a despesa novamente.
- Funcionários/as que têm despesas em rascunho, incluindo despesas de cartão aguardando um recibo, recebem um lembrete nas manhãs de segunda-feira.
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Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Uma despesa de cartão não tem recibo.
Use Solicitar alterações e peça ao/a funcionário/a para adicioná-lo. Ele/Ela pode então enviá-lo novamente.
Não vejo "Reembolsar" em uma despesa de cartão aprovada.
Isso é esperado: despesas de cartão são pagas pela empresa, então não há nada a pagar de volta para o/a funcionário/a.
FAQ
1. Preciso revisar despesas de cartão se o cartão já tem limites?
Sim, mas é uma revisão mais leve. Os limites do cartão controlam onde e quanto o/a funcionário/a pode gastar, não se cada compra foi para trabalho ou se tem um recibo válido.
2. O que acontece se eu rejeitar uma despesa de cartão?
A despesa se torna Rejeitada, mas o pagamento já foi feito com dinheiro da empresa. Factorial não a recupera automaticamente: concorde com o/a funcionário/a sobre como ele/ela pagará de volta.
3. Uma despesa do bolso pode ser reembolsada por mais do que o recibo?
Não. O Valor reembolsável não pode ser maior que o valor do recibo. Quando o recibo está em outra moeda, o valor convertido na data do recibo (documento) define o limite, com uma margem de até 5% para taxas bancárias. Veja Despesas em outra moeda.