Este artigo é para: administradores, equipes financeiras e aprovadores.
Verificações de despesas removem a revisão manual da sua equipe. One, nosso assistente de IA, verifica cada despesa em relação à sua política de despesas assim que tem os detalhes necessários e informa os colaboradores e revisores sobre o que corrigir, para que sua equipe revise apenas as despesas que precisam de uma decisão.
Verificações de despesas
Visão geral
Cada empresa começa com 28 verificações prontas (tabela abaixo), e você adiciona as suas em palavras simples. As verificações nunca impedem ninguém de enviar ou aprovar. Os revisores decidem, a menos que você configure seu fluxo de aprovação para aprovar ou rejeitar automaticamente. Procurando políticas de gastos? Elas agora são verificações de despesas.
O que você precisa: a permissão Pode acessar configurações de despesas, e One habilitado na sua empresa. Configurar suas verificações com One é gratuito; cada despesa verificada usa 2 One créditos (veja FAQ 14).
Como usar
- Vá para Configurações > Despesas > Automatizações > Verificações de despesas. A tag ao lado do título mostra Ativado ou Desativado.
- Clique em Editar verificações. One abre com algumas sugestões.
- Escolha uma, ou descreva sua regra e se é um aviso ou fora da política, por exemplo "As pessoas podem gastar no máximo £100 por semana em refeições".
- One adiciona cada regra que pode verificar sob Flags suaves — aviso ou Flags rígidas — fora da política, e informa se uma regra não pode ser verificada.
- Continue conversando para ajustar, depois clique em Salvar. Sair da página antes de salvar perde seu rascunho.
Desligar o interruptor ao lado de Verificações de despesas envia cada despesa para revisão manual através do seu fluxo de aprovação; suas verificações são mantidas.
Verificações prontas
Flags rígidas significam fora da política; flags suaves são avisos (veja FAQ 8).
| Grupo | Flags rígidas (12) | Flags suaves (16) |
|---|---|---|
| Tempo | Data após o envio · fora do contrato do colaborador | Enviado mais de 30 dias após a data do documento · data do documento mais de um dia fora do recibo |
| Recibos | Faltando, ilegível, recibo de máquina de cartão, não itemizado, faturado para outra empresa | |
| O que foi comprado | Tabaco e jogos de azar, multas, cartões-presente e dinheiro, itens de casa, extras de hotel e viagem, cuidados pessoais, custos familiares e de animais de estimação, assinaturas pessoais, doações | |
| Valores | Reivindicar mais de 1% acima do total do recibo | A moeda difere do recibo |
| Contexto | Sem propósito comercial, convidados não nomeados, categoria não se encaixa | |
| Vale a pena olhar | Álcool, classe executiva, fim de semana ou feriado, folga (precisa do módulo de Folga), quilometragem em um dia de aluguel de carro |
O que colaboradores e revisores veem
Cada despesa recebe um resultado (Dentro da política, Aviso, Fora da política ou Não pôde ser verificada) com a explicação de One para cada flag. Os colaboradores veem isso no rascunho e podem corrigir primeiro. Os revisores veem uma recomendação na solicitação de aprovação, como "Aprovação recomendada". A coluna Alertas da lista de despesas mostra as flags.
Para aprovar despesas dentro da política automaticamente, use o resultado no seu fluxo de aprovação (veja FAQ 2).
Dicas e Melhores Práticas
- Comece pelas verificações prontas e remova as que não se encaixam na sua empresa, em vez de escrever tudo do zero.
- Use avisos para "vale a pena olhar" e fora da política para limites rígidos. Muitas flags rígidas treinam os revisores a ignorá-las.
- Decida o que acontece com as despesas que não puderam ser verificadas no seu fluxo de aprovação, para que nada seja aprovado sem uma revisão por engano.
- Quer que os colaboradores leiam sua política também? Publique-a como um documento no Manual. As verificações de despesas a aplicam; o Manual a compartilha.
- Relacionados: Como configuro o fluxo de aprovação? · Como lido com despesas duplicadas? · Como Factorial identifica duplicatas e outros erros automaticamente? · Como escrevo uma política de despesas que One pode verificar?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
- Uma despesa diz que não pôde ser verificada. Sua empresa pode não ter créditos One restantes, a verificação pode não ter terminado dentro de 1 hora, ou houve um erro temporário. Revise manualmente. Editar a despesa executa as verificações novamente.
- Uma despesa continua mostrando "Verificando a política da sua empresa..." Enquanto as verificações estão em execução, a despesa mostra essa mensagem. O colaborador pode enviá-la de qualquer forma, e a aprovação começa após 1 hora no máximo. Se continuar assim por mais tempo, entre em contato com nossa equipe de suporte com o link para a despesa.
- As despesas não mostram nenhum resultado. Verifique se as Verificações de despesas estão Ativadas, se você salvou pelo menos uma verificação e se One está habilitado. Rascunhos só são verificados quando têm todos os detalhes exigidos.
- "Essas verificações não puderam ser salvas." O rascunho de One não passou na validação. Peça para One refinar as verificações e tente novamente.
- Não vejo o botão Editar verificações. Verifique se One está habilitado para sua empresa e se você tem a permissão Pode acessar configurações de despesas.
FAQ
1. O que colaboradores e revisores veem para cada resultado de Verificações de despesas?
Cada resultado mostra uma mensagem diferente para o colaborador e para o revisor, além de uma breve explicação de One para cada flag, como qual era o limite e quanto a despesa ultrapassou:
| Resultado | Colaborador vê | Revisor vê |
|---|---|---|
| Dentro da política | "Bom para enviar" | "Aprovação recomendada" |
| Aviso | "Vale a pena olhar antes de enviar" (rascunho) ou "Seu aprovador pode perguntar sobre isso" (enviado) | "Revisão recomendada" |
| Fora da política | "Isso provavelmente voltará para você" | "Rejeição recomendada" |
| Não pôde ser verificada | Uma mensagem de que a despesa não foi verificada | Uma mensagem de que a despesa não foi verificada: revise-a manualmente |
2. Posso aprovar despesas dentro da política automaticamente?
Sim. Em Configurações > Despesas > Fluxo de aprovação, clique em Editar e peça a One, por exemplo "Aprovar automaticamente despesas que passam nas verificações de despesas, enviar avisos para o gerente do colaborador e enviar qualquer coisa fora da política para finanças." Depois revise o fluxo e clique em Salvar. Veja Como configuro o fluxo de aprovação?.
3. O que as Verificações de despesas fazem que uma revisão manual não faz?
One verifica cada despesa e recomenda aprovar, dar uma olhada ou rejeitar, para que sua equipe só gaste tempo nas despesas que precisam de uma decisão. Ela verifica suas regras para despesas regulares, quilometragem e diárias, e soma os gastos ao longo do dia, semana ou mês. Ela lê o recibo (fatura itemizada, IVA, álcool ou tabaco, tipo de negócio, totais que não somam), então totais que não somam ou valores editados são sinalizados antes de serem pagos.
4. Como as Verificações de despesas ajudam os colaboradores a acertar as despesas?
As verificações de despesas mostram o resultado enquanto a despesa ainda é um rascunho, com uma explicação simples, para que as despesas entrem corretas da primeira vez e as pessoas sejam reembolsadas mais rápido. One transforma sua política, escrita em suas próprias palavras, em verificações, e informa se uma regra não pode ser verificada, para que sua política real seja aplicada a cada despesa em vez de um PDF que ninguém lê ou um formulário que cobre apenas alguns casos.
5. Quais verificações prontas cada empresa recebe?
Cada empresa começa com 28 verificações de despesas prontas em seis grupos (tempo, recibos, o que foi comprado, valores, contexto, vale a pena olhar): 12 flags rígidas e 16 flags suaves, listadas na tabela sob Verificações prontas. Elas estão ativadas por padrão. Peça a One para editar ou remover qualquer uma delas: isso é gratuito. Cada despesa verificada usa 2 One créditos, uma vez por despesa. A verificação de folga precisa do módulo de Folga. Se você tinha políticas de gastos, suas regras convertidas também são adicionadas.
6. O que posso pedir a One para verificar?
Limites por despesa ("Hotéis podem custar no máximo £150 por noite"), limites ao longo do tempo (totais diários, semanais ou mensais), prazos ("Sinalizar qualquer despesa enviada mais de 30 dias após a data do documento"), categorias, quilometragem e diárias (por exemplo, uma distância máxima para quilometragem), regras para algumas pessoas apenas (por equipe, contrato ou outros detalhes do colaborador), o que está no recibo ("Refeições acima de £50 precisam de uma fatura itemizada mostrando IVA", IVA, itens proibidos, tipo de negócio, ou uma moeda ou categoria diferente da despesa), e comerciantes que você nunca reembolsa, como cassinos. Você pode ajustar as verificações conversando, por exemplo "faça o limite de refeições £120 para a equipe de vendas" ou "remova a verificação de fim de semana".
7. Preciso de uma verificação para despesas duplicadas ou diárias sobrepostas?
Não. Factorial sinaliza despesas que parecem uma já enviada, e diárias sobrepostas, sem uma verificação. Alertas de duplicatas são visíveis apenas para pessoas que podem ver todas as despesas da empresa. Veja Como lido com despesas duplicadas? e Como Factorial identifica duplicatas e outros erros automaticamente?.
8. Qual é a diferença entre uma flag rígida e uma flag suave?
Uma flag rígida (fora da política) significa que One informa ao colaborador que a despesa provavelmente voltará para ele, e aconselha o revisor a não aprovar como está. Uma flag suave (aviso) significa que One avisa o colaborador e pede ao revisor para dar uma olhada; a despesa ainda passa. Diga a One qual você deseja para cada regra, por exemplo "faça um recibo faltando fora da política, e a verificação de fim de semana apenas um aviso".
9. Quando as Verificações de despesas são executadas?
As verificações começam assim que a despesa tem todos os detalhes exigidos; os colaboradores podem enviar enquanto isso. As verificações são executadas novamente quando a despesa é editada (como rascunho, em revisão ou enviada de volta para alterações). Despesas aprovadas, rejeitadas e pagas não são verificadas.
10. Alguém é notificado quando as Verificações de despesas terminam?
Não. Ninguém recebe um e-mail ou notificação quando as verificações terminam. O resultado está na despesa.
11. O fluxo de aprovação espera pelas Verificações de despesas?
Sim. O fluxo de aprovação espera que as verificações terminem. Se não terminarem após 1 hora, a aprovação começa de qualquer forma e a despesa mostra que não pôde ser verificada.
12. Posso filtrar a lista de despesas pelo resultado da política?
A coluna Alertas na lista de despesas mostra Dentro da política ou o título de cada flag, e você pode usar o filtro Alertas para encontrar despesas com uma flag. Para ver as despesas que estão prontas para aprovação, use a aba Prontas para aprovar em Gastos > Despesas de colaboradores. Veja Como encontro as despesas que preciso aprovar?.
13. O que aconteceu com minhas políticas de gastos?
Elas foram transformadas em Verificações de despesas, para que as despesas continuem sendo verificadas de acordo com as mesmas regras, junto com as verificações prontas. As regras convertidas são flags suaves (avisos). Se uma regra convertida se aplica a um grupo de pessoas, peça a One para atualizá-la quando pessoas entrarem no grupo.
14. Quantos One créditos as Verificações de despesas usam?
Cada despesa verificada usa 2 One créditos, uma vez por despesa: verificar novamente após uma edição é gratuito. Você os verá como Regras de política de despesas no uso de créditos de One. Escrever ou mudar suas verificações com One é gratuito. Se sua empresa não tiver créditos restantes, novas despesas não serão verificadas contra sua política e serão revisadas manualmente. A detecção de duplicatas e as outras verificações integradas continuam funcionando: elas não usam créditos.
15. Sou um colaborador. Posso desligar a mensagem de política na minha despesa?
Não, os administradores da sua empresa decidem se as verificações estão ativadas. A mensagem está lá para ajudar: ela informa o que corrigir antes de enviar. Nunca impede você de enviar.
16. Posso configurar as Verificações de despesas sem One?
Não. One é a única maneira de criar e editar verificações. Isso permite que você escreva qualquer regra que sua política precise. Você ainda revisa cada alteração antes de salvar.
17. Um revisor pode ignorar uma flag?
Sim. As flags são recomendações: revisores podem aprovar uma despesa com flags, ou rejeitar uma que está dentro da política. A exceção é um fluxo de aprovação que você configurou para aprovar ou rejeitar automaticamente.
18. Posso executar as verificações novamente em uma despesa?
Não há um botão para isso. As verificações são executadas novamente automaticamente quando a despesa é editada.
19. One diz que não pode verificar uma das minhas regras. Por quê?
One só pode verificar o que está em Factorial ou no recibo. Por exemplo, não pode saber se um jantar com um cliente foi acordado por e-mail.
20. One muda minhas verificações por conta própria?
Não. As alterações só entram em vigor quando você clica em Salvar.