Questo articolo è per: admin, team finance e approvatori.
I Controlli delle spese tolgono al tuo team il lavoro di revisione manuale. One, il nostro assistente IA, controlla ogni spesa rispetto alla tua policy di spesa non appena ha le informazioni che gli servono e dice a dipendenti e revisori cosa correggere, così il tuo team revisiona solo le spese che richiedono una decisione.
Controlli delle spese
Panoramica
Ogni azienda parte con 28 controlli predefiniti (tabella sotto) e aggiungi i tuoi con parole semplici. I controlli non impediscono mai a nessuno di inviare o approvare. Decidono i revisori, a meno che tu non imposti il flusso di approvazione per approvare o rifiutare automaticamente. Cerchi le Policy di spesa? Ora sono i Controlli delle spese.
Cosa ti serve: il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese e One attivo nella tua azienda. Configurare i controlli con One è gratuito; ogni spesa controllata usa 2 crediti One (vedi FAQ 14).
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Spese > Automazioni > Controlli delle spese. L'etichetta accanto al titolo mostra Attivo o Disattivato.
- Clicca su Modifica controlli. Si apre One con alcuni suggerimenti.
- Scegline uno oppure descrivi la tua regola e se è un avviso o non conforme alla policy, ad esempio "Le persone possono spendere al massimo £100 a settimana in pasti".
- One aggiunge ogni regola che riesce a verificare sotto Segnalazioni lievi — avviso o Segnalazioni gravi — non conforme alla policy e ti dice se una regola non può essere controllata.
- Continua a chattare per modificare, poi clicca su Salva. Se esci dalla pagina prima di salvare, perdi la bozza.
Disattivando l'interruttore accanto a Controlli delle spese, ogni spesa va in revisione manuale tramite il tuo flusso di approvazione; i tuoi controlli vengono mantenuti.
Controlli predefiniti
Le segnalazioni gravi indicano non conformità alla policy; quelle lievi sono avvisi (vedi FAQ 8).
| Gruppo | Segnalazioni gravi (12) | Segnalazioni lievi (16) |
|---|---|---|
| Tempistica | Data successiva all'invio · fuori dal contratto del dipendente | Inviata oltre 30 giorni dopo la data del documento · data del documento che differisce di oltre un giorno dalla ricevuta |
| Ricevute | Mancante, illeggibile, scontrino del POS, non dettagliata, fatturata a un'altra azienda | |
| Cosa è stato acquistato | Tabacco e gioco d'azzardo, multe, carte regalo e contanti, articoli per la casa, extra di hotel e viaggio, cura della persona, spese per famiglia e animali, abbonamenti personali, donazioni | |
| Importi | Richiesta di rimborso superiore dell'1% al totale della ricevuta | Valuta diversa da quella della ricevuta |
| Contesto | Nessuna finalità aziendale, ospiti non indicati, categoria non adatta | |
| Da controllare | Alcolici, business class, fine settimana o festivi, ferie e permessi (richiede il modulo Assenze), chilometraggio in un giorno di noleggio auto |
Cosa vedono dipendenti e revisori
Ogni spesa riceve un esito (Conforme alla policy, Attenzione, Non conforme alla policy o Impossibile verificare) con la spiegazione di One per ogni segnalazione. I dipendenti lo vedono sulla bozza e possono correggerla prima. I revisori vedono una raccomandazione nella richiesta di approvazione, ad esempio "Approvazione consigliata". La colonna Avvisi dell'elenco delle spese mostra le segnalazioni.
Per approvare automaticamente le spese conformi alla policy, usa l'esito nel tuo flusso di approvazione (vedi FAQ 2).
Suggerimenti e buone pratiche
- Parti dai controlli predefiniti e rimuovi quelli che non si adattano alla tua azienda, invece di scrivere tutto da zero.
- Usa gli avvisi per "da controllare" e la non conformità alla policy per i limiti rigidi. Troppe segnalazioni gravi abituano i revisori a ignorarle.
- Decidi cosa succede alle spese che non è stato possibile controllare nel tuo flusso di approvazione, così nulla viene approvato per errore senza una revisione.
- Vuoi che anche i dipendenti leggano la tua policy? Pubblicala come documento nel Manuale. I Controlli delle spese la applicano; il Manuale la condivide.
- Correlati: Come configuro il flusso di approvazione? · Come gestisco le spese duplicate? · Come rileva Factorial automaticamente i duplicati e altri errori? · Come scrivo una policy di spesa che One possa controllare?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
- Una spesa indica che non è stato possibile controllarla. Potrebbe essere che la tua azienda non abbia più crediti One, che il controllo non sia terminato entro 1 ora o che ci sia stato un errore temporaneo. Revisionala manualmente. Modificare la spesa riavvia i controlli.
- Una spesa continua a mostrare "Controllo della policy della tua azienda in corso...". Mentre i controlli sono in esecuzione, la spesa mostra questo messaggio. Il dipendente può comunque inviarla e l'approvazione parte al più tardi dopo 1 ora. Se resta così più a lungo, contatta il nostro team di supporto con il link alla spesa.
- Le spese non mostrano nessun esito. Verifica che i Controlli delle spese siano Attivi, che tu abbia salvato almeno un controllo e che One sia attivo. Le bozze vengono controllate solo quando hanno tutti i dati obbligatori.
- "Impossibile salvare questi controlli." La bozza di One non ha superato la convalida. Chiedi a One di perfezionare i controlli e riprova.
- Non vedo il pulsante Modifica controlli. Verifica che One sia attivo per la tua azienda e che tu abbia il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese.
FAQ
1. Cosa vedono dipendenti e revisori per ogni esito dei Controlli delle spese?
Ogni esito mostra un messaggio diverso al dipendente e al revisore, più una breve spiegazione di One per ogni segnalazione, ad esempio qual era il limite e di quanto è stato superato:
| Esito | Il dipendente vede | Il revisore vede |
|---|---|---|
| Conforme alla policy | "Pronta per l'invio" | "Approvazione consigliata" |
| Attenzione | "Da controllare prima dell'invio" (bozza) o "Il tuo approvatore potrebbe chiederti chiarimenti su questo" (inviata) | "Revisione consigliata" |
| Non conforme alla policy | "È probabile che ti venga rimandata" | "Rifiuto consigliato" |
| Impossibile verificare | Un messaggio che indica che la spesa non è stata controllata | Un messaggio che indica che la spesa non è stata controllata: revisionala manualmente |
2. Posso approvare automaticamente le spese conformi alla policy?
Sì. In Impostazioni > Spese > Flusso di approvazione, clicca su Modifica e chiedi a One, ad esempio "Approva automaticamente le spese che superano i controlli delle spese, invia gli avvisi al responsabile del dipendente e invia tutto ciò che è non conforme alla policy al team finance." Poi rivedi il flusso e clicca su Salva. Vedi Come configuro il flusso di approvazione?.
3. Cosa fanno i Controlli delle spese che una revisione manuale non fa?
One controlla ogni spesa e consiglia di approvare, dare un'occhiata o rifiutare, così il tuo team dedica tempo solo alle spese che richiedono una decisione. Controlla le tue regole per le spese normali, di chilometraggio e di diaria, e somma la spesa nel giorno, nella settimana o nel mese. Legge la ricevuta (fattura dettagliata, IVA, alcolici o tabacco, tipo di attività, totali che non tornano), quindi i totali che non tornano o gli importi modificati vengono segnalati prima del pagamento.
4. In che modo i Controlli delle spese aiutano i dipendenti a compilare correttamente le spese?
I Controlli delle spese mostrano l'esito mentre la spesa è ancora in bozza, con una spiegazione chiara, così le spese arrivano giuste al primo colpo e le persone vengono rimborsate prima. One trasforma la tua policy, scritta con parole tue, in controlli e ti dice se una regola non può essere verificata, così la tua policy reale viene applicata a ogni spesa invece di un PDF che nessuno legge o di un modulo che copre solo alcuni casi.
5. Quali controlli predefiniti ha ogni azienda?
Ogni azienda parte con 28 Controlli delle spese predefiniti in sei gruppi (tempistica, ricevute, cosa è stato acquistato, importi, contesto, da controllare): 12 segnalazioni gravi e 16 lievi, elencate nella tabella sotto Controlli predefiniti. Sono attivi per impostazione predefinita. Chiedi a One di modificarli o rimuoverli: è gratuito. Ogni spesa controllata usa 2 crediti One, una volta per spesa. Il controllo sulle assenze richiede il modulo Assenze. Se avevi policy di spesa, vengono aggiunte anche le regole convertite.
6. Cosa posso chiedere a One di controllare?
Limiti per spesa ("Gli hotel possono costare al massimo £150 a notte"), limiti nel tempo (totali giornalieri, settimanali o mensili), scadenze ("Segnala ogni spesa inviata più di 30 giorni dopo la data del documento"), categorie, chilometraggio e diaria (ad esempio una distanza massima per il chilometraggio), regole solo per alcune persone (per team, contratto o altri dati del dipendente), cosa c'è sulla ricevuta ("I pasti superiori a £50 richiedono una fattura dettagliata con l'IVA", IVA, articoli vietati, tipo di attività o una valuta o categoria diversa da quella della spesa) ed esercenti che non rimborsi mai, come i casinò. Puoi modificare i controlli chattando, ad esempio "porta il limite per i pasti a £120 per il team Vendite" o "rimuovi il controllo del fine settimana".
7. Mi serve un controllo per le spese duplicate o le diarie sovrapposte?
No. Factorial segnala senza bisogno di un controllo le spese che sembrano una già inviata e le diarie sovrapposte. Gli avvisi di duplicato sono visibili solo alle persone che possono vedere tutte le spese dell'azienda. Vedi Come gestisco le spese duplicate? e Come rileva Factorial automaticamente i duplicati e altri errori?.
8. Qual è la differenza tra una segnalazione grave e una lieve?
Una segnalazione grave (non conforme alla policy) significa che One dice al dipendente che la spesa gli verrà probabilmente rimandata e consiglia al revisore di non approvarla così com'è. Una segnalazione lieve (avviso) significa che One avvisa il dipendente e chiede al revisore di dare un'occhiata; la spesa prosegue comunque. Dì a One quale vuoi per ogni regola, ad esempio "rendi la ricevuta mancante non conforme alla policy e il controllo del fine settimana solo un avviso".
9. Quando vengono eseguiti i Controlli delle spese?
I controlli partono quando la spesa ha tutti i dati obbligatori; nel frattempo i dipendenti possono inviarla. I controlli vengono eseguiti di nuovo quando la spesa viene modificata (in bozza, in revisione o rimandata indietro per modifiche). Le spese approvate, rifiutate e pagate non vengono controllate.
10. Qualcuno riceve una notifica quando i Controlli delle spese terminano?
No. Nessuno riceve un'email o una notifica quando i controlli terminano. L'esito è sulla spesa.
11. Il flusso di approvazione aspetta i Controlli delle spese?
Sì. Il flusso di approvazione aspetta che i controlli finiscano. Se non sono terminati dopo 1 ora, l'approvazione parte comunque e la spesa indica che non è stato possibile controllarla.
12. Posso filtrare l'elenco delle spese per esito della policy?
La colonna Avvisi dell'elenco delle spese mostra Conforme alla policy o il titolo di ogni segnalazione, e puoi usare il filtro Avvisi per trovare le spese con una segnalazione. Per vedere le spese pronte da approvare, usa la scheda Pronte da approvare in Spese > Spese dei dipendenti. Vedi Come trovo le spese che devo approvare?.
13. Che fine hanno fatto le mie policy di spesa?
Sono state trasformate in Controlli delle spese, quindi le spese continuano a essere controllate secondo le stesse regole, insieme ai controlli predefiniti. Le regole convertite sono segnalazioni lievi (avvisi). Se una regola convertita si applica a un gruppo di persone, chiedi a One di aggiornarla quando entrano nuove persone nel gruppo.
14. Quanti crediti One usano i Controlli delle spese?
Ogni spesa controllata usa 2 crediti One, una volta per spesa: controllarla di nuovo dopo una modifica è gratuito. Li vedrai come Regole della policy di spesa nell'utilizzo dei tuoi crediti One. Scrivere o modificare i tuoi controlli con One è gratuito. Se la tua azienda non ha più crediti, le nuove spese non vengono controllate rispetto alla tua policy e vengono revisionate manualmente. Il rilevamento dei duplicati e gli altri controlli integrati continuano a funzionare: non usano crediti.
15. Sono un dipendente. Posso disattivare il messaggio della policy sulla mia spesa?
No, sono gli admin della tua azienda a decidere se i controlli sono attivi. Il messaggio è lì per aiutarti: ti dice cosa correggere prima di inviare. Non ti impedisce mai di inviare.
16. Posso configurare i Controlli delle spese senza One?
No. One è l'unico modo per creare e modificare i controlli. È questo che ti permette di scrivere qualsiasi regola serva alla tua policy. Rivedi comunque ogni modifica prima di salvare.
17. Un revisore può ignorare una segnalazione?
Sì. Le segnalazioni sono raccomandazioni: i revisori possono approvare una spesa con segnalazioni o rifiutarne una conforme alla policy. L'eccezione è un flusso di approvazione che hai impostato per approvare o rifiutare automaticamente.
18. Posso rieseguire i controlli su una spesa?
Non c'è un pulsante per farlo. I controlli vengono eseguiti di nuovo automaticamente quando la spesa viene modificata.
19. One dice che non può controllare una delle mie regole. Perché?
One può controllare solo ciò che è in Factorial o sulla ricevuta. Ad esempio, non può sapere se una cena con un cliente è stata concordata via email.
20. One modifica i miei controlli da solo?
No. Le modifiche hanno effetto solo quando clicchi su Salva.