Este artigo é para: funcionários/as, aprovadores/as e equipes de finanças.
Enviou uma despesa com o valor, projeto ou recibo incorretos? Enquanto está aguardando aprovação, você pode retirá-la, corrigir e reenviar, sem pedir ao seu/a aprovador/a para rejeitá-la.
Retirar uma despesa pendente
Visão geral
Enquanto uma despesa está Pendente, seu proprietário/a ou quem a reportou pode retirá-la com Resetar para rascunho. Ela volta para Rascunho, as aprovações já dadas são limpas, e quando você a enviar novamente, ela passa pelo fluxo de aprovação atual da sua empresa desde o primeiro passo.
Como usar
Na web
- Vá para Meus gastos > Minhas despesas e abra a despesa pendente.
- Clique em Resetar para rascunho, depois Resetar. Você verá "Despesa salva como rascunho".
- Clique em Editar, faça suas alterações e clique em Salvar.
- Clique em Enviar para aprovação.
No aplicativo móvel: abra a despesa em Despesas, toque em Resetar para rascunho > Resetar, edite e toque em Enviar para aprovação.
Com One: peça ao One para retirar a despesa. Ele a redefine para rascunho se ainda estiver pendente.
Editar um rascunho ou uma despesa enviada de volta para você
Como usar
Você pode editar uma despesa que possui ou que reportou enquanto estiver Rascunho ou Alterações solicitadas.
- Abra a despesa e clique em Editar.
- Faça suas alterações e clique em Salvar. Se você tentar sair sem salvar, escolha Continuar editando ou Descartar.
- Clique em Enviar para aprovação.
O que pode ser mudado em cada status
| Status | Editar | Excluir | Retirar ou reiniciar |
|---|---|---|---|
| Rascunho, Alterações solicitadas | Proprietário/a ou reporter | Proprietário/a ou reporter | — |
| Pendente | Apenas com Pode editar despesas com status pendente | Não | Proprietário/a ou reporter: Resetar para rascunho. Administradores: Resetar fluxo de aprovação |
| Rejeitado | Não | Apenas com Pode excluir despesas manuais rejeitadas | Administradores: Resetar fluxo de aprovação |
| Aprovado | Não | Não | Administradores: Resetar fluxo de aprovação |
| Na folha de pagamento | Não | Não | Finanças: Excluir da folha de pagamento (de volta para Aprovado). Necessita da mesma permissão que adicionar a despesa à folha de pagamento, e um período de folha de pagamento fechado pode recusá-la |
| Enviado para pagamento | Não | Não | Finanças: excluir seu pedido de pagamento em Tesouraria (de volta para Aprovado) |
| Pago | Não | Não | Finanças: Desfazer status pago, apenas se foi marcado como pago manualmente |
| Pagamento revertido | Não | Não | — |
Dicas e Melhores Práticas
- Use Resetar para rascunho em vez de excluir uma despesa pendente: você mantém o recibo e os detalhes.
- Informe seu/a aprovador/a em um comentário se você retirar uma despesa que eles estavam prestes a revisar.
- Relacionado: Status das despesas e alertas · Como excluo uma despesa? · Como configuro o fluxo de aprovação?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Não vejo Resetar para rascunho.
A despesa não está mais Pendente (por exemplo, já foi aprovada), ou não é sua: apenas seu/a proprietário/a ou a pessoa que a reportou pode retirá-la. Na web, procure em Meus gastos > Minhas despesas.
"Esta despesa não pode mais ser movida de volta para rascunho".
Seu status mudou nesse meio tempo, por exemplo, foi apenas aprovada ou rejeitada.
"Esta despesa pertence a um grupo e deve ser submetida através do grupo".
Um rascunho em um grupo de despesas é enviado junto com o grupo, não por conta própria. Abra o grupo e envie de lá.
FAQ
1. Como faço para reenviar uma despesa rejeitada?
Você não pode enviar a mesma despesa novamente. Crie uma nova com as correções (você pode reutilizar o recibo). Se a rejeição foi um erro, peça ao seu/a administrador/a ou equipe de finanças para resetar seu fluxo de aprovação. Veja Como consertar uma despesa que foi enviada de volta ou rejeitada?.
2. Posso retirar uma despesa que já foi aprovada?
Não. Pergunte ao seu/a administrador/a ou equipe de finanças: eles podem usar Resetar fluxo de aprovação.
3. Posso mudar a quem a despesa pertence?
Normalmente não: o proprietário/a é definido quando a despesa é criada. Veja Como adicionar uma despesa para outra pessoa?.
4. Meu/a aprovador/a verá que eu a retirei?
Ela sai da lista de pendentes deles, e volta para eles quando você a enviar novamente, se ainda estiver no fluxo de aprovação.
5. O que diz a janela Resetar para rascunho?
"Esta ação redefine o fluxo de aprovação. Você pode editar sua despesa e enviá-la para aprovação novamente." Clique em Resetar para confirmar; a despesa volta para Rascunho.
6. O que acontece se eu retirar uma despesa que faz parte de um grupo de despesas?
Ela é retirada do grupo quando você usa Resetar para rascunho. O restante do grupo continua.
7. Posso retirar várias despesas pendentes ao mesmo tempo?
Sim. Em Meus gastos > Minhas despesas, você pode resetar uma ou várias despesas pendentes para rascunho a partir da lista.
8. Depois de Resetar para rascunho, posso excluir a despesa em vez de enviá-la novamente?
Sim. Uma vez que está como Rascunho, você pode editá-la, enviá-la novamente ou excluí-la.
9. O que acontece se eu sair do formulário de edição sem salvar?
Factorial pergunta primeiro: "Mudanças não salvas. Suas alterações serão perdidas se você sair desta página." Clique em Continuar editando para voltar ou Descartar para sair sem salvar.
10. Um/a aprovador/a ou finanças pode editar uma despesa pendente?
Sim, com a permissão Pode editar despesas com status pendente: abra a despesa pendente e edite-a. Ela permanece Pendente e sua aprovação não reinicia.
11. Como os administradores enviam uma despesa para aprovação novamente?
Com a permissão Resetar o fluxo de aprovação da despesa, abra uma despesa pendente, aprovada ou rejeitada e use Resetar fluxo de aprovação. Ela volta para Pendente no primeiro passo do fluxo de aprovação. Isso não permite que o/a funcionário/a a edite.
12. Como peço ao One para retirar uma despesa?
Peça ao One, por exemplo, "Enviei a despesa do táxi com a descrição errada, você pode retirá-la?". O One a redefine para rascunho se ainda estiver pendente e pode então ajudá-lo/a a corrigi-la.
13. Onde posso retirar uma despesa pendente?
Na web, no aplicativo móvel ou pedindo ao One. Em todos os três, a despesa volta para Rascunho.
14. Quais orçamentos, projetos e centros de custo o One pode definir na minha despesa?
Apenas orçamentos e projetos aos quais o/a proprietário/a da despesa está atribuído/a e que são válidos na Data do documento da despesa. O One define um centro de custo por despesa: não pode dividir uma despesa entre vários centros de custo.
15. O que posso pedir ao One para fazer quando um rascunho não pode ser enviado?
Se um rascunho não pode ser enviado porque algo está faltando, diga ao One como corrigir, por exemplo "Coloque no projeto do escritório de Leeds", "Cobrar do orçamento de Marketing" ou "Adicionar o centro de custo Vendas". O One também preenche um campo obrigatório que você fornecer. O One apenas define orçamentos e projetos aos quais o/a proprietário/a da despesa está atribuído/a, e um centro de custo por despesa.
16. Posso editar ou excluir uma despesa de cartão do Factorial?
Você não pode excluí-la, e seu valor, nome do fornecedor e moeda não podem ser alterados em nenhum status. Você pode editar os outros campos, como categoria, descrição ou projeto, enquanto estiver como Rascunho.
17. Finanças pode remover uma despesa da folha de pagamento?
Sim. Em uma despesa que está Na folha de pagamento, finanças usa Excluir da folha de pagamento e a despesa volta para Aprovado. Necessita da mesma permissão que adicionar a despesa à folha de pagamento, e um período de folha de pagamento fechado pode recusá-la.