Economize tempo e mantenha seu processo de assinatura de documentos consistente com configurações de assinatura reutilizáveis. Administradores podem definir signatários, ordem de assinatura e posições de carimbo de assinatura opcionais uma única vez, para que os remetentes possam reutilizar a mesma configuração sempre que enviarem um documento privado de Funcionário ou Empresa para assinatura.
Visão Geral
Configurações de assinatura reutilizáveis permitem que administradores criem configurações de assinatura padrão nas Configurações de Documentos. Uma configuração pode incluir:
- As pessoas que precisam assinar
- Se as assinaturas são coletadas sequencialmente ou em paralelo
- A página, posição e tamanho de cada carimbo de assinatura, se necessário
Ao enviar um documento, o remetente pode selecionar uma configuração existente, revisar os signatários e a colocação da assinatura, e enviar o documento sem configurar o fluxo de assinatura do zero.
Essa funcionalidade está disponível para Documentos de Funcionário e Documentos privados de Empresa. Não está disponível para Documentos Públicos.
Como usar
Criando uma configuração de assinatura reutilizável
- No seu menu lateral, vá para Configurações
- Acesse a seção Documentos
- Abra a aba Modelos de Assinatura
- Clique em +Novo modelo
- Preencha os detalhes e adicione os signatários necessários
- Escolha se os signatários devem assinar sequencialmente ou em paralelo
- Defina a colocação do carimbo de assinatura usando um documento de exemplo, incluindo a página, posição e tamanho
- Salve a configuração
Usando um modelo de assinatura ao enviar um documento
- Comece a enviar um Documento de Funcionário ou Documento privado de Empresa para assinatura
- Nas configurações do documento, ative o botão para Solicitar E-assinatura
- Selecione Usar um modelo
- Revise os signatários pré-definidos e a ordem de assinatura
- Visualize as posições do carimbo de assinatura, se forem definidas na configuração
- Faça os ajustes necessários ou escolha configurar o fluxo de assinatura manualmente
- Envie o documento
Se uma configuração de assinatura reutilizável não estiver disponível ao enviar um documento, verifique se você está enviando um Documento de Funcionário ou Documento privado de Empresa. Configurações de assinatura reutilizáveis não estão disponíveis para Documentos Públicos.
Se a assinatura aparecer no lugar errado, revise a colocação do carimbo de assinatura salva na configuração. A posição, página e tamanho são definidos quando a configuração é criada.
Se você precisar de um fluxo de assinatura diferente para um documento, pode configurar o fluxo de assinatura manualmente em vez de usar uma configuração de assinatura reutilizável.
Dicas e melhores práticas
- Crie configurações para documentos que você envia regularmente, como contratos, acordos e políticas
- Use nomes claros para as configurações para que os remetentes possam identificar rapidamente a configuração correta
- Defina as posições de assinatura quando os documentos seguirem um formato consistente
- Revise a lista de signatários e a ordem de assinatura antes de salvar uma configuração para evitar enviar documentos incorretamente
- A configuração manual ainda está disponível quando um documento não se encaixa em uma configuração existente
FAQ
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Quem pode criar configurações de assinatura reutilizáveis?
Administradores podem criar configurações de assinatura reutilizáveis a partir das Configurações de Documentos.
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O que uma configuração de assinatura pode incluir?
Uma configuração pode incluir os signatários, a ordem de assinatura e, opcionalmente, a página, posição e tamanho de cada carimbo de assinatura.
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Os signatários podem assinar ao mesmo tempo?
Sim. Você pode configurar uma configuração para que as assinaturas sejam coletadas em paralelo ou sequencialmente.
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Posso usar uma configuração de assinatura para Documentos Públicos?
Não. Configurações de assinatura reutilizáveis estão atualmente disponíveis apenas para Documentos de Funcionário e Documentos privados de Empresa.
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Posso configurar um documento manualmente em vez disso?
Sim. Você ainda pode construir o fluxo de assinatura manualmente quando precisar de uma configuração diferente.