A integração de Exportação de Arquivo DATEV (Despesas) permite que você exporte despesas aprovadas do Factorial em um formato compatível com DATEV. Você pode então fazer o upload dos arquivos exportados para o DATEV Unternehmen Online (DUO) usando Belegtransfer, para que seu/a consultor/a fiscal possa revisar e registrar as despesas sem precisar inseri-las manualmente.
Visão Geral
A integração de Exportação de Arquivo DATEV (Despesas) é projetada para entidades legais alemãs.
Ela exporta despesas aprovadas do Factorial, incluindo despesas regulares, quilometragem e diárias, em um arquivo que pode ser importado para o DATEV. Os dados exportados podem incluir:
- Data e valor da despesa
- Taxa de IVA
- Conta G/L (Sachkonto)
- Conta credora (Personenkonto)
- Moeda e taxa de câmbio, quando aplicável
- Número da fatura ou documento
- Texto de lançamento
- Nome do fornecedor
- Centro de custo (KOST1)
- Arquivos de recibo associados à despesa
A integração funciona em uma direção: Factorial → DATEV. Ela não lê informações de volta do DATEV.
Cada despesa é exportada como uma única contabilização de contas a pagar. Se uma despesa contém várias taxas de IVA, uma contabilização separada é criada para cada taxa de IVA.
Antes de começar
Antes de configurar a integração, certifique-se de que:
- Você está usando a integração para uma entidade legal alemã
- Seu/a Factorial está configurado/a corretamente
- Seu plano de contas e mapeamento de livro estão disponíveis para que as despesas possam ser atribuídas às contas G/L corretas
- Você tem seu número de consultor/a DATEV (Beraternummer) e número de cliente (Mandantennummer) disponíveis
Como usar
Configurar a integração
- Vá para o Factorial Marketplace
- Instale Exportação de Arquivo DATEV (Despesas)
- Abra as configurações de integração
- Insira seu número de consultor/a (Beraternummer)
- Insira o número de cliente (Mandantennummer) para cada entidade legal
- Selecione seu plano de contas:
- SKR03
- SKR04
- Defina o comprimento da conta entre 4 e 8 dígitos
- Insira sua conta coletiva de fornecedores
- Insira sua conta bancária do cartão
- Certifique-se de que sua configuração contábil do Factorial mapeia corretamente as despesas para as contas G/L
Exportar despesas do Factorial
- Na sua barra lateral, vá para Despesas
- Filtre a lista para mostrar as despesas aprovadas que você deseja exportar
- Selecione Exportação de Arquivo DATEV (Despesas)
- Aguarde a conclusão da exportação
- Baixe o arquivo ZIP gerado da pasta Documentos de Despesas. Um link para o arquivo também é fornecido na notificação de conclusão da exportação.
Notas importantes
- Somente despesas aprovadas são exportadas
- Recibos maiores que o limite por arquivo do DATEV de 20 MB não são incluídos na exportação
- Uma despesa que já foi exportada não é exportada novamente, a menos que tenha mudado
Fazer upload dos arquivos para o DATEV
Factorial gera um arquivo ZIP, mas o DATEV Belegtransfer requer os arquivos individuais em vez do arquivo ZIP.
- Extraia o arquivo ZIP baixado do Factorial
- Se você tiver várias entidades legais, encontrará um arquivo para cada Mandant (número do cliente) dentro do ZIP
- Extraia cada arquivo Mandant separadamente
- Adicione os arquivos extraídos ao DATEV Belegtransfer para o Mandant correspondente
- Inicie a transferência
- O Belegtransfer envia os arquivos para o DATEV Unternehmen Online, onde seu/a consultor/a fiscal pode revisá-los e registrá-los
Se você tiver várias entidades legais, extraia cada arquivo e faça o upload de seus arquivos para o Mandant correspondente no Belegtransfer.
Dicas e melhores práticas
- Certifique-se de que sua configuração contábil do Factorial esteja completa antes de exportar despesas.
- Verifique se cada despesa pode ser atribuída a uma conta G/L válida.
- Ao trabalhar com várias entidades legais, certifique-se de que cada arquivo extraído seja enviado para o Mandant correto.
- Sempre extraia o ZIP antes de fazer o upload dos arquivos para o Belegtransfer.
- Revise a notificação de exportação para quaisquer recibos que não puderam ser incluídos.
- Lembre-se de que esta integração é uma exportação baseada em arquivo, não uma conexão automática com o DATEV.
FAQ
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Quais entidades legais podem usar a Exportação de Arquivo DATEV (Despesas)?
A integração é projetada para entidades legais alemãs.
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Quais tipos de despesas são exportadas?
A integração exporta despesas regulares, quilometragem e diárias, desde que atendam aos requisitos de exportação.
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Despesas não aprovadas são exportadas?
Não. Apenas despesas aprovadas são exportadas.
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A integração envia dados automaticamente para o DATEV?
Não. O Factorial gera o arquivo de exportação, e você faz o upload manual dos arquivos extraídos para o DATEV através do Belegtransfer.
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O DATEV envia informações de volta para o Factorial?
Não. O fluxo de dados é unidirecional: Factorial → DATEV.
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Qual plano de contas posso usar?
Você pode configurar a integração para usar SKR03 ou SKR04.
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Como as contas G/L são atribuídas?
As contas G/L são retiradas da sua configuração contábil do Factorial e mapeadas por entidade legal.
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O que acontece se uma despesa tiver várias taxas de IVA?
A despesa é exportada como uma contabilização de contas a pagar para cada taxa de IVA incluída na divisão de IVA da despesa.
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Posso exportar uma despesa mais de uma vez?
Uma despesa que já foi exportada não é exportada novamente, a menos que mude.
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Posso enviar o ZIP diretamente para o Belegtransfer?
Não. Extraia o ZIP primeiro e envie os arquivos individuais para o Belegtransfer.
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O que acontece se um recibo for maior que 20 MB?
O recibo é excluído da exportação e relatado como excluído. As despesas restantes no lote ainda podem ser exportadas.
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Quem devo contatar se precisar de ajuda?
- Para ajuda com a Exportação de Arquivo DATEV no Factorial, contate Factorial Suporte através da ajuda no aplicativo.
- Para perguntas sobre importação, revisão ou registro dos arquivos no DATEV Unternehmen Online, entre em contato com seu/a consultor/a fiscal.