Los flujos de aprobación definen quién debe revisar y aprobar los gastos enviados antes de su procesamiento. Estos flujos pueden ser simples, como la aprobación de un/a solo/a manager, o más complejos, con múltiples pasos y reglas específicas para diferentes equipos o roles. Tienes la flexibilidad de configurar tantos niveles de aprobación como necesites y asignarlos a usuarios/as, roles o equipos específicos, lo que proporciona un control granular sobre su proceso de validación de gastos.

Dónde encontrar flujos de aprobación

1. En la barra lateral, ir a Configuración
2. Puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos
3. Ir a la sección Aprobaciones y reglas inteligentes
4. Aquí es donde administrarás la lógica de aprobación global de gastos

Cómo crear un nuevo flujo de aprobación

1. En la barra lateral, ir a Configuración
2. Puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos
3. Buscar la sección Aprobaciones y reglas inteligentes y hacer clic en + Agregar nuevo grupo de aprobación
4. Rellenar:
   • Un nombre claro para el flujo (por ejemplo, Equipo de ventas - UE)
   • Una breve descripción (opcional)
   • Habilitar el interruptor para el grupo de aprobación automática si no se requieren aprobaciones
5. Hacer clic en Guardar para continuar

El nuevo flujo ahora aparecerá con un nivel de aprobación predeterminado:

1. Hacer clic en la flecha hacia abajo en el cuadro Flujo de aprobación predeterminado
2. Utilizar el menú de tres puntos para editar el nivel de aprobación actual:
   • Hacer clic en el ícono del lápiz y luego elegir aprobadores filtrando usuarios/as o roles
   • Hacer clic en Guardar para confirmar
3. Utilizar el ícono “+” para agregar más personas aprobadoras al mismo nivel (solo una de ellas necesita aprobar)
4. Utiliza “+ Agregar nivel de aprobación” para crear niveles adicionales: cada uno debe aprobarse en secuencia
5. Hacer clic en Guardar cambios para finalizar el flujo

Ahora define a quién se aplica este flujo:

1. Vaya a la subpestaña Empleados/as
2. Hacer clic en “Agregar empleados/as”
   • Filtrar por empleados/as, lugares de trabajo o equipos
   • Seleccionar a las personas relevantes
   • Hacer clic en Guardar

Cómo editar o actualizar un flujo de aprobación existente

1. En la barra lateral, ir a Configuración
2. Puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos
3. En la lista de flujos de aprobación, hacer clic en la flecha derecha junto al grupo que quieres editar
4. Abrir la estructura de aprobación mediante la flecha hacia abajo en el cuadro Flujo de aprobación predeterminado
5. Usar:
   • Tres puntos → Editar el nivel de aprobación para actualizar las personas o roles asignados
   • El icono “+” para agregar más aprobadores a un nivel
   • “+ Agregar nivel de aprobación” para expandir el flujo
6. Hacer clic en Guardar cambios cuando hayas terminado
7. Cambiar a la subpestaña Empleados/as para ajustar a quién se aplica el flujo

Consejos y mejores prácticas

• Utiliza la aprobación automática: configura flujos de aprobación automática para gastos de bajo riesgo para ahorrar tiempo y agilizar el proceso.
• Limita los niveles de aprobación: mantén los niveles de aprobación al mínimo para evitar demoras en el reembolso.
• Utiliza roles y gerentes: asigna responsabilidades de aprobación a roles y managers en lugar de a personas específicas para garantizar la escalabilidad y la continuidad.
• Comunícate con claridad: informa a tu equipo sobre las estructuras de aprobación para que sepan qué esperar y quién es responsable de las aprobaciones de sus gastos.
• Haz una revisión trimestral: revisa periódicamente los flujos de aprobación para asegurarte de que permanezcan alineados con los cambios organizacionales y los presupuestos actuales.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puede un solo informe de gastos requerir múltiples aprobaciones?
   Sí, puedes agregar varios niveles de aprobación a un flujo. Cada nivel debe aprobar el gasto secuencialmente antes de pasar a la siguiente etapa, lo que garantiza un proceso de revisión exhaustivo.