O que é um canal de denúncias e quais são os requisitos da UE?
- Um canal de denúncias deve permitir a possibilidade de fazer denúncias tanto por escrito quanto verbalmente, bem como por telefone ou outros sistemas de mensagens de voz, e pessoalmente, se solicitado por quem faz a denúncia.
- Os canais de denúncias devem garantir a confidencialidade da identidade de quem denuncia e de qualquer terceiro mencionado na reclamação.
- É obrigatório acusar o recebimento da denúncia em um período máximo de 7 dias a partir do recebimento.
- Todas as denúncias, inclusive as anônimas, devem ser processadas diligentemente quando forem aceitáveis de acordo com a legislação nacional.
- É estabelecido um período máximo de 3 meses para responder a quem denuncia sobre o processamento da denúncia, contado a partir do aviso de recebimento. Ou, se não houver aviso de recebimento, a partir da expiração do período de 7 dias a partir da apresentação da denúncia.
Como adicionar responsável(eis) pelas denúncias?
Um colaborador responsável pelas denúncias é uma pessoa que trabalha internamente na empresa e que receberá autorização para acessar as seções de Denúncias e processá-las.
A pessoa que faz a denúncia e o responsável pela denúncia poderão deixar comentários e fazer carregar anexos por meio da Factorial para garantir que, mesmo quando a denúncia for anônima, todas as informações necessárias para o processamento da denúncia sejam totalmente fornecidas.
Para adicionar um responsável pelas denúncias:
- Na barra lateral, clique em Configurações
- Na seção Pessoas, selecione Denúncias
- Clique em Adicionar colaborador(es) responsável(eis) e adicione os colaboradores que desejar
Toda vez que um novo caso de denúncia é criado, uma notificação é enviada aos responsáveis pelas denúncias.
Como criar uma denúncia com a Factorial?
A Factorial fornece uma página personalizada com as configurações da personalização da sua empresa.
- Na barra lateral, clique em Configurações
- Na seção Pessoas, selecione Denúncias
- Você encontrará o link na seção Formulário de denúncias
Para enviar uma denúncia:
- Copie e abra o link do formulário de reclamações em seu navegador
- Preencha o formulário de denúncia:
- Qual é o seu relacionamento com a empresa?
- Descrição da denúncia (obrigatório): forneça informações sobre as partes envolvidas, local, horário e causa da denúncia.
-
Anexos: adicione quaisquer documentos, fotos etc. que possam servir de prova para o relatório.
3. Criação de senha: a senha manterá a proteção e segurança de sua denúncia.
A senha será necessária para acessar a página de acompanhamento de sua denúncia.
4. Código da denúncia: servirá como um nome de usuário para acessar a página onde você enviou sua denúncia.
- A pessoa que está relatando a denúncia pode ver o status e adicionar comentários extras com contexto e documentação relevante (se solicitado pelo gestor de denúncias).
Caso queira adicionar mais informações à sua denúncia, clique em Acompanhar uma denúncia, e insira o Número da denúncia + Senha.
Todas as informações serão criptografadas para garantir que a privacidade seja preservada durante a transmissão das informações. Além disso, apenas a pessoa designada poderá acessar as denúncias.
Como proceder com uma denúncia na Factorial?
Para gerir uma denúncia:
Somente os responsáveis pela denúncia podem gerenciar reclamações.
- Na barra lateral, clique em Denúncias
- Você terá uma lista de denúncias
- Clique em uma delas para prosseguir
- Depois de clicar na reclamação, você verá:
- Visão geral: uma lista de informações sobre a denúncia, como data de criação, data limite, descrição e anexos.
- Atividade: aqui é possível adicionar comentários e documentos, mas também visualizar e alterar os diferentes status da denúncia.
Quando uma reclamação é criada ou atualizada (por exemplo, quando uma nova mensagem é enviada ou um novo anexo é carregado por quem faz a denúncia), o colaborador responsável pelas denúncias receberá uma nova tarefa pendente em seu painel.
💡 Para alterar o status clique em Alterar status e você poderá alterar para: Em andamento, Processada e Descartada.
Para excluir uma denúncia:
- Na barra lateral, clique em Denúncias
- Você verá uma lista de denúncias
- Clique na que deseja excluir
- Vá para Visão geral
- Clique no botão Eliminar a denúncia, localizado na parte inferior da página
- Clique em Sim, apagar
Como configurar sua própria página de política de denúncia de irregularidades
- Na barra lateral, clique em Configurações
- Na seção de Pessoas, selecione Denúncias
- Vá para a seção Sistema de informações internas e defesa do informante e cole seu URL externo
