Este artigo é para: aprovadores/as.
Respostas rápidas às perguntas que os aprovadores/as mais fazem, com um link para o artigo completo para cada uma. Leia isto se você acabou de se tornar um/a aprovador/a, ou se algo sobre uma despesa não parece como você esperava.
Dicas e Melhores Práticas
- Filtre a lista por Aprovações pendentes > Minhas para ver apenas o que está esperando por você.
- Prefira Solicitar alterações em vez de Rejeitar quando o/a funcionário/a puder corrigir o problema.
- Adicione um motivo a cada rejeição ou solicitação de alterações.
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Soluções de Problemas e FAQ
Soluções de Problemas
Não consigo encontrar uma despesa atribuída a mim.
Verifique o filtro Aprovações pendentes > Minhas e o filtro Data do documento (a lista começa com os últimos 30 dias). A despesa também pode ter sido decidida por outro/a aprovador/a do mesmo passo, redefinida ou devolvida ao/a funcionário/a. Veja Como encontro as despesas que preciso aprovar?.
Uma despesa está esperando por mim, mas não consigo aprová-la.
Se sua empresa usa verificações de despesas, a aprovação começa assim que as verificações terminam, no máximo 1 hora após a despesa ser enviada. Veja Por que uma despesa está presa em Pendente ou com o/a aprovador/a errado/a?.
FAQ
1. Quais despesas preciso agir, e o que cada status significa?
Uma despesa tem um status de cada vez. Como aprovador/a, você só age sobre despesas Pendentes que estão esperando por você; tudo depois de Aprovada é tratado pela sua equipe financeira. Veja Status das despesas e alertas.
| Status | O que significa | Você precisa agir? |
|---|---|---|
| Pendente | Esperando por uma decisão. Abra para ver por quem está esperando. | Sim, se está esperando por você |
| Alterações solicitadas | Devolvida ao/a funcionário/a para correção | Não, o/a funcionário/a faz |
| Rejeitada | A aprovação terminou com uma rejeição | Não |
| Aprovada | Todos os passos de aprovação estão concluídos | Não, o financeiro paga |
| Na folha de pagamento | Adicionada ao contracheque do/a funcionário/a | Não |
| Enviada para pagamento | Incluída em um arquivo de transferência SEPA | Não |
| Pago | Reembolsado, ou marcado como pago | Não |
2. Vou sair de férias. Alguém pode aprovar por mim?
Alguém com a permissão de Aprovador Global para Despesas pode aprovar qualquer despesa pendente com Aprovação Global. Seu/a administrador/a também pode mudar o fluxo de aprovação com One para que suas despesas sejam direcionadas a outra pessoa enquanto você estiver fora. Veja Como aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa?.
3. Rejeitei uma despesa por engano. E agora?
Peça a alguém com permissão para redefinir o fluxo de aprovação (geralmente um/a administrador/a ou financeiro/a). A despesa volta a Pendente no primeiro passo, então você pode precisar aprová-la novamente. Veja Como conserto uma despesa que foi devolvida ou rejeitada?.
4. Como sei se já revisei uma despesa?
Ela sai da sua lista de Aprovações pendentes > Minhas. Se outro passo se seguir ao seu, mostra "Você já aprovou esta despesa. Pendente para ser aprovada por [nome]." Veja Como encontro as despesas que preciso aprovar?.
5. Uma despesa manual não tem recibo. Posso aprová-la?
Você pode: alertas e verificações nunca impedem sua decisão. Mas recomendamos Solicitar alterações e pedir o recibo primeiro. Veja Como aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa?.
6. Preciso revisar despesas de cartão se o cartão já tiver limites?
Sim, mas é uma revisão mais leve: verifique o recibo e se foi para trabalho. Veja Como reviso uma despesa de cartão?.
7. Por que vejo "Na folha de pagamento", "Enviada para pagamento" ou "Pago"?
Esses vêm após a aprovação, quando sua equipe financeira reembolsa a despesa. Você não precisa fazer nada. Veja Status das despesas e alertas.
8. Posso aprovar várias despesas de uma vez?
Sim. Em Gastos > Despesas dos funcionários/as, selecione-as e clique em Aprovar. Você também pode pedir a One, por exemplo "Aprovar as despesas que estão esperando por mim que estão dentro da política". Veja Como aprovo despesas com One?.
9. Alertas de "Fora da política" ou "Duplicado" me impedem de aprovar?
Não. Eles estão lá para ajudar você a decidir. Adicione um comentário ao aprovar uma despesa com um alerta. Você só verá alertas de Duplicado se puder ver todas as despesas da empresa. Veja Como aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa?.
10. Onde posso ver o histórico completo de uma despesa?
Abra a despesa: seu Histórico de Aprovação mostra cada passo de aprovação e por quem está esperando, e sua atividade mostra comentários e alterações de status. Veja Por que uma despesa está presa em Pendente ou com o/a aprovador/a errado/a?.
11. Posso aprovar despesas pelo Slack ou Microsoft Teams?
Não. Despesas não enviam solicitações de aprovação para Slack ou Microsoft Teams. Você recebe um e-mail e um pedido na sua Caixa de Entrada em Factorial, na web ou no aplicativo móvel, e você também pode pedir a One para aprovar por você. Veja Como encontro as despesas que preciso aprovar? e Como aprovo despesas com One?.