Este artículo es para: personas aprobadoras.
Respuestas rápidas a las preguntas que más hacen las personas aprobadoras, con un enlace al artículo completo para cada una. Lee esto si acabas de ser nombrado/a aprobador/a, o si algo sobre un gasto no se ve como esperabas.
Consejos y Mejores Prácticas
- Filtra la lista por Aprobaciones pendientes > Las mías para ver solo lo que te está esperando.
- Prefiere Solicitar cambios en lugar de Rechazar cuando la persona empleada puede solucionar el problema.
- Agrega una razón a cada rechazo o solicitud de cambios.
Artículos relacionados: ¿Cómo encuentro los gastos que necesito aprobar? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto? · ¿Cómo reviso un gasto de tarjeta? · ¿Por qué un gasto está atascado en Pendiente o con el aprobador incorrecto? · ¿Cómo arreglo un gasto que fue devuelto o rechazado? · ¿Cómo apruebo gastos con One? · Estados de gastos y alertas
Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
No puedo encontrar un gasto asignado a mí.
Revisa el filtro de Aprobaciones pendientes > Las mías y el filtro de Fecha del documento (la lista comienza con los últimos 30 días). El gasto también puede haber sido decidido por otra persona aprobadora del mismo paso, reiniciado o devuelto a la persona empleada. Consulta ¿Cómo encuentro los gastos que necesito aprobar?.
Un gasto ha estado esperando por mí, pero no puedo aprobarlo.
Si tu empresa utiliza Cheques de gastos, la aprobación comienza una vez que los cheques terminan, a más tardar 1 hora después de que se envió el gasto. Consulta ¿Por qué un gasto está atascado en Pendiente o con el aprobador incorrecto?.
FAQ
1. ¿Qué gastos necesito atender y qué significa cada estado?
Un gasto tiene un estado a la vez. Como persona aprobadora, solo actúas sobre los gastos Pendientes que están esperando por ti; todo lo que sigue a Aprobado es manejado por tu equipo de finanzas. Consulta Estados de gastos y alertas.
| Estado | Qué significa | ¿Necesitas actuar? |
|---|---|---|
| Pendiente | Esperando una decisión. Ábrelo para ver por quién está esperando. | Sí, si está esperando por ti |
| Cambios solicitados | Devuelto a la persona empleada para corregir | No, la persona empleada lo hace |
| Rechazado | La aprobación terminó con un rechazo | No |
| Aprobado | Todos los pasos de aprobación están completos | No, finanzas lo paga |
| En nómina | Agregado al recibo de la persona empleada | No |
| Enviado a pagar | Incluido en un archivo de transferencia SEPA | No |
| Pagado | Reembolsado, o marcado como pagado | No |
2. Me voy de vacaciones. ¿Puede alguien aprobar por mí?
Alguien con el permiso de Aprobador/a Global de Gastos puede aprobar cualquier gasto pendiente con Aprobación global. Tu administrador/a también puede cambiar el flujo de aprobación con One para que tus gastos vayan a otra persona mientras estás ausente. Consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?.
3. Rechacé un gasto por error. ¿Qué hago ahora?
Pide a alguien con permiso que restablezca el flujo de aprobación (usualmente un administrador/a o finanzas). El gasto vuelve a Pendiente en el primer paso, así que puede que necesites aprobarlo de nuevo. Consulta ¿Cómo arreglo un gasto que fue devuelto o rechazado?.
4. ¿Cómo sé si ya he revisado un gasto?
Sale de tu lista de Aprobaciones pendientes > Las mías. Si otro paso sigue al tuyo, muestra "Ya has aprobado este gasto. Pendiente de ser aprobado por [nombre]." Consulta ¿Cómo encuentro los gastos que necesito aprobar?.
5. Un gasto manual no tiene recibo. ¿Puedo aprobarlo?
Puedes: las alertas y cheques nunca te impiden decidir. Pero recomendamos Solicitar cambios y pedir el recibo primero. Consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?.
6. ¿Necesito revisar los gastos de tarjeta si la tarjeta ya tiene límites?
Sí, pero es una revisión más ligera: verifica el recibo y que fue por trabajo. Consulta ¿Cómo reviso un gasto de tarjeta?.
7. ¿Por qué veo "En nómina", "Enviado a pagar" o "Pagado"?
Estos vienen después de la aprobación, cuando tu equipo de finanzas paga el gasto. No necesitas hacer nada. Consulta Estados de gastos y alertas.
8. ¿Puedo aprobar varios gastos a la vez?
Sí. En Gastos > Gastos de empleados, selecciónalos y haz clic en Aprobar. También puedes pedir a One, por ejemplo "Aprueba los gastos que están esperando por mí que están en política". Consulta ¿Cómo apruebo gastos con One?.
9. ¿Las alertas de "Fuera de política" o "Duplicado" me impiden aprobar?
No. Están ahí para ayudarte a decidir. Agrega un comentario cuando apruebes un gasto con una alerta. Solo ves alertas de Duplicado si puedes ver todos los gastos de la empresa. Consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?.
10. ¿Dónde puedo ver el historial completo de un gasto?
Abre el gasto: su Historial de aprobación muestra cada paso de aprobación y por quién está esperando, y su actividad muestra comentarios y cambios de estado. Consulta ¿Por qué un gasto está atascado en Pendiente o con el aprobador incorrecto?.
11. ¿Puedo aprobar gastos desde Slack o Microsoft Teams?
No. Los gastos no envían solicitudes de aprobación a Slack o Microsoft Teams. Recibes un correo electrónico y una solicitud en tu Bandeja de entrada en Factorial, en la web o en la aplicación móvil, y también puedes pedir a One que apruebe por ti. Consulta ¿Cómo encuentro los gastos que necesito aprobar? y ¿Cómo apruebo gastos con One?.