O que é o Coffre-fort Numérique?
Em conformidade com a legislação francesa, certos documentos relacionados a colaborador·es devem ser armazenados de forma segura por longos períodos — em alguns casos, até 50 anos. Para atender a esses requisitos legais, as empresas devem usar um cofre digital certificado, que garanta a integridade e a acessibilidade dos documentos ao longo do tempo.
A Factorial oferece essa funcionalidade por meio de uma integração com a Primobox, uma fornecedora confiável de cofres digitais na França.
O que é a Primobox?
Primobox é uma empresa francesa especializada no armazenamento seguro de documentos e em soluções de cofre digital. Ela oferece uma solução legalmente certificada chamada DeskRH, desenvolvida especificamente para gerenciar e armazenar documentos de colaborador·es em total conformidade com as normas legais francesas.
Graças à integração da Factorial com a Primobox, as empresas podem armazenar automaticamente documentos importantes de RH em um ambiente digital seguro e certificado.
Como ativar o Coffre-fort Numérique?
A ativação do CFN deve ser feita manualmente pela sua pessoa Account Manager na Factorial. Entre em contato com ela para receber orientação sobre o processo de ativação.
Assim que for ativado, uma opção chamada “Cofre Digital” aparecerá nas configurações do produto de Compensação.
Criação de cofres
A Primobox cria automaticamente espaços de armazenamento seguros para entidades legais durante o processo de registro.
Para colaborador·es, o espaço de armazenamento individual é criado assim que o primeiro holerite é enviado. Nesse momento, um e-mail será enviado com instruções para criar uma nova conta ou vinculá-la a uma conta existente.
Se você precisar criar novos cofres para entidades legais no futuro, entre em contato com sua pessoa Account Manager, que ajudará no processo.
Download de holerites
Todas as manhãs, a Factorial verifica se há novos documentos na pasta “Folha de pagamento” e em suas subpastas para todos os colaborador·es vinculad·os a entidades legais francesas registradas na Primobox. Os documentos d·os colaborador·es com um identificador válido e e-mail pessoal serão enviados para a Primobox.
Caso ocorram erros, a Factorial reenviará automaticamente o e-mail no dia seguinte.
Como os nomes de ficheiro são definidos no Primobox?
Quando os recibos de vencimento são enviados do Factorial para o Primobox, o nome do ficheiro inclui uma data. Por padrão, essa data baseia-se na data de upload no Factorial.
Exemplo: se os recibos de agosto forem carregados em 1 de setembro, eles aparecerão no Primobox com “09-2025” no nome do ficheiro.
Para garantir que o nome do ficheiro reflita o período correto do recibo, pode usar o campo personalizado Data do recibo exibido ao importar o documento.
Este campo está disponível para documentos armazenados na pasta de recibos do colaborador.
- Pode introduzir qualquer data dentro do mês correto (ex.: qualquer dia de agosto para os recibos de agosto).
- Se preenchido, este valor será usado em vez da data de upload ao gerar o nome do ficheiro no Primobox.
Pontos a considerar:
- Os recibos são enviados ao Primobox no dia seguinte ao upload no Factorial.
- Para evitar inconsistências, preencha o campo Data do recibo no mesmo dia em que carregar os documentos.
- Este campo deve ser preenchido manualmente para cada recibo (não existe, por enquanto, opção de atribuição em massa).
Sobre as notificações
Após a instalação e todas as manhãs, caso tenha ocorrido alguma atualização nas últimas 24 horas, a Factorial enviará um e-mail para tod·os administrador·es da empresa com as informações.
Como desativar o Coffre-fort Numérique?
Você pode desativar a integração CFN a qualquer momento. Para isso:
- Acesse Configurações → Compensação na sua plataforma
- Encontre a seção Integração CFN
- Clique no botão para desativar a integração com o CFN
Importante:
- Você pode reativar a integração depois, se necessário.
- Uma vez reativada, apenas os documentos enviados após a reativação serão sincronizados. Documentos enviados enquanto a integração estava desativada não serão processados automaticamente.
- Será possível acessar os holerites na Primobox mesmo após a desativação de uma entidade legal ou ao deixar de usar a Factorial. Se quiser continuar sincronizando seus documentos com a solução de cofre digital da Primobox sem utilizar a Factorial, entre em contato diretamente com a Primobox.