Cos'è Coffre-fort Numérique?
La legge francese richiede che alcuni documenti, a seconda della loro natura, siano conservati in una cassaforte digitale certificata per periodi fino a 50 anni.
Cos'è eDoc Group?
Una società francese specializzata in soluzioni coffre-fort numérique e la sua integrazione con altri servizi come Factorial. Offrono una cassaforte digitale certificata legale francese chiamata DeskRH per archiviare i documenti.
Come attivare il coffre-fort numérique?
È necessario installare l'app Payroll Management
Una volta installata l'applicazione, nelle impostazioni verrà visualizzata un'opzione Coffre-fort numérique
Creazione del Coffre
Per poter salvare le buste paga, DeskRH deve sapere dove salvarle. Subito dopo l'attivazione e ogni mattina, Factorial controllerà le persone giuridiche francesi della tua azienda e dei dipendenti per trovare aggiornamenti.
I coffres vengono creati automaticamente in DeskHR sulla base di:
- Numero SIRET della persona giuridica
- Email personale dei dipendenti
Una volta creati i coffre, riceverai un'email da DeskRH per impostare le tue credenziali e poter accedere alle tue buste paga dal tuo coffre.
🚨 Se una SIRET o un'e-mail personale è stata utilizzata in precedenza in DeskRH, DeskRH invierà un'e-mail al proprietario del coffre per concedere l'accesso in scrittura a Factorial in modo che Factorial possa essere autorizzato a inviare queste buste paga.
Caricamento buste paga
Ogni mattina Factorial cercherà nuovi documenti nella cartella delle buste paga di tutti i tuoi dipendenti collegati a persone giuridiche francesi con un numero SIRET valido e li invierà a DeskRH.
👀 In caso di errori, Factorial invierà di nuovo automaticamente un'e-mail il giorno successivo.
Informazioni sulle notifiche
Dopo l'installazione e ogni mattina, se c'è stato un aggiornamento nelle 24 ore precedenti, Factorial invierà un'e-mail a tutti gli amministratori dell'azienda per informarli dello stato.
❗️ Se rimuovi una qualsiasi delle tue persone giuridiche francesi o il SIRET viene modificato, il coffre verrà staccato da Factorial e, se ne viene creato uno nuovo, verrà creato un nuovo coffre con le informazioni aggiornate.
Come disattivare Coffre-Fort Numérique?
🚨 La disattivazione della funzione coffre-fort numérique deve essere eseguita manualmente dal nostro team di assistenza clienti.
Tieni presente che, essendo obbligatorio, potrai accedere alle buste paga da DeskRH anche dopo la disattivazione o all'uscita da Factorial HR.
Se desideri continuare a sincronizzare i tuoi documenti con la soluzione coffre-fort di DeskRH senza Factorial HR, dovrai contattare eDoc Group.