Respostas rápidas às perguntas mais frequentes dos/as colaboradores/as sobre como registrar despesas no Factorial, desde criar uma até receber o reembolso. Cada resposta remete para o artigo completo quando precisar dos passos.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Não encontro o botão Nova despesa.
Se a sua empresa paga por usuário/a, você precisa estar adicionado/a como usuário/a de Despesas; se não, precisa da permissão para criar despesas. Fale com o/a administrador/a de RH ou de finanças. Consulte Descubra por que você não vê Despesas ou o botão Nova despesa.

O Factorial leu o recibo incorretamente.
Corrija os campos no rascunho antes de enviar. Tudo o que você preenche pode ser editado. Consulte Descubra por que o recibo não é enviado ou foi lido incorretamente.

Não consigo enviar: «Não é possível enviar para aprovação».
Falta um campo obrigatório, muitas vezes o recibo. A mensagem indica o que falta.

Paguei com meu cartão Factorial mas não há nenhuma despesa.
As despesas com cartão aparecem como rascunhos quando o pagamento é concluído. Se não houver nenhum pagamento, provavelmente o pagamento com cartão foi recusado: nesse caso recebe a notificação «Pagamento em [comerciante] recusado». Peça ao/à administrador/a que verifique o seu cartão. Consulte Encontre um pagamento com cartão que não aparece no Factorial.

Perguntas frequentes

1. Qual é a forma mais rápida de registrar uma despesa ou de adicionar uma que já paguei?
   Comece pelo recibo: no app, acesse a Despesas > Adicionar > Despesa regular; na web, Meus gastos > Despesas > Nova despesa > Despesa regular. Envie o recibo ou tire uma foto dele, verifique os dados que o Factorial preencheu e clique em Enviar para aprovação. Consulte Crie uma despesa.
    
2. Tenho vários recibos. Crio-os um a um?
   Não. Escolha Enviar recibos e o ONE, nosso assistente de IA, cria uma despesa para cada recibo. Consulte Envie despesas enviando os recibos ao ONE.
    
3. Que tipos de despesas posso registrar?
   Despesa regular (um recibo ou uma nota fiscal), quilometragem (deslocações de trabalho com o seu veículo, calculadas com a taxa da sua empresa) e diária (um valor diário para viagens). A sua empresa decide quais estão ativados. Consulte Solicite o reembolso da quilometragem e Solicite o reembolso das diárias.
    
4. Preciso de um recibo?
   Nas despesas regulares, sim, por padrão: você não pode enviar a despesa sem recibo (um/a administrador/a pode torná-lo opcional se seu plano permitir personalizar o formulário). Para a quilometragem e as diárias não é necessário escanear nenhum recibo. Consulte Gerencie as despesas sem recibo.
    
5. Perdi o recibo. E agora?
   Peça uma cópia ao comerciante ou transfira a nota fiscal a partir da sua reserva ou conta. Se não conseguir, pergunte à equipe de finanças que comprovante aceitam. Consulte Gerencie as despesas sem recibo.
    
6. Que arquivos posso enviar?
   PDF, PNG, JPG ou JPEG. As fotos do iPhone (HEIC) são convertidas automaticamente. Consulte Descubra por que o recibo não é enviado ou foi lido incorretamente.
    
7. Posso editar uma despesa que já enviei?
   Enquanto estiver Pendente, sim: abra-a, clique em Voltar para rascunho e confirme com Redefinir, edite-a e clique em Enviar para aprovação. Se um/a revisor/a pediu alterações, edite-a e envie-a novamente; depois de aprovada, rejeitada ou paga, não é mais possível. Consulte Edite ou retire uma despesa.
    
8. Minha despesa foi rejeitada. Como envio novamente?
   Você não pode reenviar uma despesa rejeitada. Leia o motivo na despesa e crie uma nova com as correções. Se a rejeição foi um engano, peça a alguém com a permissão correspondente (o/a administrador/a ou a equipe de finanças) que redefina o fluxo de aprovação: ela volta para Pendente. Consulte Corrija uma despesa devolvida ou rejeitada.
    
9. Criei a mesma despesa duas vezes.
   Exclua a cópia enquanto for um rascunho. Se enviou ambas, retire uma com Voltar para rascunho e exclua-a. Consulte Gerencie as despesas duplicadas.
    
10. Não consigo selecionar minha taxa de quilometragem ou de diárias.
    A sua empresa atribui as taxas por entidade jurídica ou a pessoas específicas. Peça ao/à administrador/a que o/a adicione à taxa certa. Consulte Configure as taxas de quilometragem e diárias.
     
11. O recibo está em outra moeda. O que introduzo?
    Insira o valor e a moeda que o recibo indica. O Factorial converte-o para a moeda em que é reembolsado/a, com a taxa de câmbio da data do recibo. Consulte Insira corretamente os valores de uma despesa.
     
12. Quando recebo o reembolso?
    Depois da aprovação, a equipe de finanças reembolsa você pela folha de pagamento (Na folha de pagamento), por transferência bancária (Enviado para ser pago) ou marca a despesa como Pago. Pergunte a ela qual é o calendário. Consulte Consulte os status e alertas das despesas.
     
13. Que notificações recebo?
    Por exemplo, quando uma despesa é aprovada, rejeitada ou devolvida para alterações («Despesa revisada»), quando você tem rascunhos pendentes («Despesas em rascunho») e quando alguém registra uma despesa em seu nome. Você pode ativar ou desativar cada uma nas configurações de notificações. Consulte Configure as notificações e alertas de despesas.
     
14. Quem pode ver minhas despesas?
    O/A próprio/a colaborador/a, seus/suas aprovadores/as e as pessoas a quem sua empresa dá permissão para ver despesas (por exemplo, a equipe de finanças).
     
15. Por que minha despesa foi rejeitada?
    Abra a despesa: o motivo do/a seu/sua aprovador/a aparece na parte superior. Indicar um motivo é opcional, por isso, se não houver nenhum, pergunte ao/à aprovador/a, por exemplo em um comentário. Consulte Corrija uma despesa devolvida ou rejeitada.
     
16. Quem precisa aprovar minha despesa em seguida?
    Abra a despesa pendente: o Histórico de aprovação mostra os passos já realizados e quem a aprova agora. Você também pode perguntar ao ONE, nosso assistente de IA, por exemplo «Quem precisa aprovar minha despesa de táxi em seguida?». Consulte Descubra por que uma despesa está bloqueada em Pendente ou com um/a aprovador/a errado/a.
     
17. Posso receber um adiantamento antes de uma viagem?
    Não. As Despesas não têm adiantamentos: paga, registra a despesa e é reembolsado/a depois de aprovada. Consulte Descubra o que o módulo Despesas faz pela sua empresa.
     
18. Como faço um relatório de despesas de uma viagem?
    Crie um grupo de despesas para a viagem, adicione as despesas a ele (recibos, quilometragem, diárias) e envie tudo para aprovação de uma só vez. Consulte Agrupe as despesas de uma viagem.
     
19. O que introduzo se pernoitei fora em uma viagem de trabalho?
    Declare o hotel como Despesa regular com a nota fiscal. Para um valor diário de viagem, use Diária se a sua empresa a tiver ativada. Consulte Solicite o reembolso das diárias.
     
20. Como carrego despesas médicas?
    Declare-as como qualquer outra despesa: Despesa regular, com o recibo anexado. Se a sua empresa reembolsa despesas médicas é uma decisão dela, por isso pergunte à equipe de finanças.