Risposte rapide alle domande che i dipendenti fanno più spesso sulla registrazione delle spese in Factorial, dalla creazione al rimborso. Ogni risposta rimanda all'articolo completo quando ti servono i passaggi.

Suggerimenti e best practice

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

Non trovo il pulsante Nuova spesa.
Se la tua azienda paga per utente, devi essere aggiunto come utente di Spese; altrimenti ti serve il permesso di creare spese. Chiedi al tuo amministratore HR o finanza. Consulta Perché non vedo Spese o il pulsante Nuova spesa?.

Factorial ha letto male la ricevuta.
Correggi i campi nella bozza prima di inviare. Tutto ciò che compila può essere modificato. Consulta Perché la mia ricevuta non si carica o perché è stata letta male?.

Non riesco a inviare: "Impossibile inviare per approvazione".
Manca un campo obbligatorio, spesso la ricevuta. Il messaggio elenca cosa manca.

Ho pagato con la mia carta Factorial ma non c'è nessuna spesa.
Le spese con carta compaiono come bozze quando il pagamento va a buon fine. Se non c'è alcun pagamento, probabilmente è stato rifiutato: ricevi una notifica "Pagamento presso [esercente] rifiutato" quando succede. Chiedi al tuo amministratore di controllare la carta. Consulta Un pagamento con carta manca in Factorial. Dov'è?.

FAQ

1. Qual è il modo più veloce per registrare una spesa, o aggiungerne una già pagata?

Parti dalla ricevuta: nell'app mobile, vai su Spese > Aggiungi > Spesa ordinaria; sul web, Le mie spese > Le mie spese > Nuova spesa > Spesa ordinaria. Carica o fotografa la ricevuta, controlla i dati compilati da Factorial e fai clic su Invia per approvazione. Consulta Come creo una spesa?.

2. Ho più ricevute. Le creo una per una?

No. Scegli Carica ricevute e One, il nostro assistente IA, crea una spesa per ogni ricevuta. Consulta Come invio le spese mandando le ricevute a One?.

3. Che tipi di spese posso registrare?

Spesa ordinaria (una ricevuta o una fattura), chilometraggio (guidare il tuo veicolo per lavoro, calcolato con la tariffa della tua azienda) e diaria (un'indennità giornaliera di viaggio). La tua azienda decide quali sono attivi. Consulta Come richiedo il rimborso chilometrico? e Come richiedo le diarie?.

4. Mi serve una ricevuta?

Per le spese ordinarie, sì per impostazione predefinita: non puoi inviare la spesa senza ricevuta (un amministratore può renderla facoltativa se il tuo piano consente la personalizzazione dei moduli). Chilometraggio e diaria non richiedono la scansione di una ricevuta. Consulta Spese senza ricevuta.

5. Ho perso la ricevuta. E ora?

Chiedi una copia all'esercente o scarica la fattura dalla tua prenotazione o dal tuo account. Se non puoi, chiedi al team finanza quale giustificativo accetta. Consulta Spese senza ricevuta.

6. Quali file posso caricare?

PDF, PNG, JPG o JPEG. Le foto dell'iPhone (HEIC) vengono convertite per te. Consulta Perché la mia ricevuta non si carica o perché è stata letta male?.

7. Posso modificare una spesa che ho già inviato?

Finché è In sospeso, sì: aprila, fai clic su Riporta in bozza e conferma con Reimposta, modificala e fai clic su Invia per approvazione. Se chi la controlla ha chiesto modifiche, modificala e inviala di nuovo; una volta approvata, rifiutata o pagata, non puoi. Consulta Come modifico o ritiro una spesa?.

8. La mia spesa è stata rifiutata. Come la invio di nuovo?

Non puoi inviare di nuovo da solo una spesa rifiutata. Leggi il motivo sulla spesa, poi crea una nuova spesa con le correzioni. Se il rifiuto era un errore, chiedi a chi ha il permesso (il tuo amministratore o il team finanza) di reimpostare il suo flusso di approvazione: torna In sospeso. Consulta Come correggo una spesa rimandata indietro o rifiutata?.

9. Ho creato due volte la stessa spesa.

Elimina la copia finché è una bozza. Se sono state inviate entrambe, ritirane una con Riporta in bozza ed eliminala. Consulta Come gestisco le spese duplicate?.

10. Non riesco a selezionare la mia tariffa chilometrica o di diaria.

Le tariffe sono assegnate dalla tua azienda, per entità legale o a persone specifiche. Chiedi al tuo amministratore di aggiungerti alla tariffa giusta. Consulta Come configuro le tariffe chilometriche e delle diarie?.

11. La ricevuta è in un'altra valuta. Cosa inserisco?

Inserisci l'importo e la valuta indicati sulla ricevuta. Factorial lo converte nella valuta in cui vieni rimborsato, usando il tasso di cambio della data della ricevuta. Consulta Come faccio a ottenere gli importi corretti in una spesa?.

12. Quando vengo rimborsato?

Dopo l'approvazione, il tuo team finanza ti rimborsa con la busta paga (In payroll), con bonifico bancario (Inviata al pagamento) oppure la segna come Pagata. Chiedi loro le tempistiche. Consulta Stati e avvisi delle spese.

13. Quali notifiche ricevo?

Per esempio quando una spesa viene approvata, rifiutata o rimandata indietro per modifiche ("Spesa revisionata"), quando ci sono bozze in attesa di te ("Spese in bozza") e quando qualcuno registra una spesa per te. Puoi attivare o disattivare ciascuna nelle impostazioni delle notifiche. Consulta Come configuro le notifiche e gli avvisi delle spese?.

14. Chi può vedere le mie spese?

Tu, le persone che le controllano e le persone a cui la tua azienda dà il permesso di vedere le spese (per esempio il tuo team finanza).

15. Perché la mia spesa è stata rifiutata?

Apri la spesa: il motivo del tuo approvatore è in alto. Aggiungere un motivo è facoltativo, quindi se non c'è, chiedi al tuo approvatore, per esempio in un commento. Consulta Come correggo una spesa rimandata indietro o rifiutata?.

16. Chi approva la mia spesa dopo?

Apri la spesa in sospeso: la sua Cronologia delle approvazioni mostra i passaggi già completati e chi la deve approvare ora. Puoi anche chiedere a One, il nostro assistente IA, per esempio "Chi deve approvare dopo la mia spesa del taxi?". Consulta Perché una spesa è bloccata In sospeso o ha l'approvatore sbagliato?.

17. Posso ottenere un anticipo in contanti prima di un viaggio?

No. Spese non prevede anticipi in contanti: paghi, registri la spesa e vieni rimborsato una volta approvata. Consulta Panoramica di Spese: cosa fa per la tua azienda.

18. Come faccio una nota spese per un viaggio?

Crea un gruppo di spese per il viaggio, aggiungi i costi (ricevute, chilometraggio, diarie) e invialo per approvazione in un colpo solo. Consulta Come raggruppo le spese di un unico viaggio?.

19. Cosa inserisco se ho pernottato durante una trasferta di lavoro?

Registra l'hotel come Spesa ordinaria con la fattura. Per un'indennità giornaliera di viaggio, usa Diaria se la tua azienda l'ha attivata. Consulta Come richiedo le diarie?.

20. Come carico le spese mediche?

Registrale come qualsiasi altra spesa: Spesa ordinaria, con la ricevuta allegata. Se la tua azienda rimborsa le spese mediche è una decisione dell'azienda, quindi chiedi al tuo team finanza.