O que é Coffre-fort Numérique?
A lei francesa exige que alguns documentos, dependendo de sua natureza, sejam mantidos em um cofre digital certificado por períodos de até 50 anos.
O que é eDocGroup?
Uma empresa francesa especializada em soluções Coffre-fort Numérique, e sua integração com outros serviços, como a Factorial. Eles oferecem um cofre digital com certificação jurídica francesa chamado DeskRH para armazenamento de documentos.
Como ativar o Coffre-fort Numérique?
Primeiro, você deve instalar o aplicativo de Gestão de Folha de Pagamento.
Uma vez instalado o aplicativo, a opção "Coffre-fort numérique" será exibida nas configurações:
Criação de Coffre
Para poder salvar os recibos de pagamento, DeskRH precisa saber onde guardá-los. Logo após a ativação, todas as manhãs, a Factorial verificará as Entidades Jurídicas Francesas de sua Empresa e Colaboradores na busca por atualizações.
Os Coffres são criados automaticamente no DeskHR com base em:
- Número SIRET da entidade jurídica
- E-mail pessoal dos colaboradores
Você receberá um e-mail do DeskRH assim que os Coffres forem criados para configurar suas credenciais e poder acessar seus recibos de pagamento a partir do seu Coffre.
🚨 Se um SIRET ou e-mail pessoal foi usado anteriormente no DeskRH, será enviado um e-mail ao proprietário do Coffre para que a pessoa possa conceder acesso de anotação à Factorial para que Factorial possa enviar os recibos de pagamento.
Carregamento de recibos de vencimento
Todas as manhãs, a Factorial buscará por novos documentos na pasta Recibos de Pagamento de todos os seus colaboradores que estejam vinculados a Entidades Jurídicas Francesas com um número SIRET válido, e os enviará à DeskRH.
👀 Se houver algum erro, a Factorial enviará uma vez mais um e-mail no dia seguinte, automaticamente.
Sobre notificações
Após a instalação: todas as manhãs, se houve atualização nas 24 horas anteriores, a Factorial enviará um e-mail a todos os administradores da empresa para notificá-los sobre o estado.
❗️ Se você remover alguma das suas Entidades Jurídicas Francesas ou se alterar o SIRET, o Coffre será desanexado da Factorial. E, se for criado um novo, será criado um novo Coffre com a informação atualizada.
Como desativar o Coffre-fort Numérique?
🚨 A desativação do recurso Coffre-fort Numérique precisa ser feita manualmente por nossa Equipe de Atendimento ao Cliente.
Lembre-se de que, por ser obrigatório, você poderá acessar os recibos de DeskRH mesmo após a desativação ou ao sair da Factorial.
Se você quiser continuar sincronizando seus documentos com a solução de Coffre-fort de DeskRH sem a Factorial, você precisa entrar em contato com o Grupo eDoc.