Este artigo é para: administradores, aprovadores e funcionários.
Uma despesa que espera muito tempo significa um funcionário esperando pelo seu dinheiro. Aqui está como ver para quem está esperando, por quê e como fazer isso avançar novamente.
Descubra para quem a despesa está esperando
Como usar
- Vá para Gastos > Despesas dos funcionários e abra a despesa. (Funcionários: Meus gastos > Minhas despesas.)
- Verifique seu status. Alterações solicitadas: está de volta com o funcionário, que precisa corrigir e clicar em Enviar para aprovação. Pendente: o Histórico de aprovação mostra os passos realizados e o passo Em progresso, com quem está esperando.
| O que você vê | O que fazer |
|---|---|
| Um aprovador não agiu | Lembre-os: o pedido está na Caixa de entrada deles e eles receberam um e-mail. |
| O aprovador está ausente | Alguém com a permissão de Aprovador Global para Despesas pode usar Aprovar globalmente. |
| A aprovação não começou | Com as verificações de despesas, começa assim que as verificações terminam (1 hora após o envio, no máximo). |
| Nenhum aprovador mostrado | Redefina o fluxo de aprovação (abaixo). Se ainda estiver travado, entre em contato com o suporte com o link para a despesa. |
Descubra por que foi para o aprovador errado
- Ordem das regras: a primeira regra que corresponder decide.
- Tempo: as alterações de fluxo só se aplicam a despesas enviadas após você salvá-las (veja FAQ 2).
- Perfil: se uma regra diz "o gerente do funcionário" e não há nenhum, ou um projeto não tem gerente de projeto, a despesa vai para um administrador da empresa.
Ainda em dúvida? Pergunte a One (FAQ 4).
Envie uma despesa pelo fluxo de aprovação novamente
Redefinir fluxo de aprovação envia uma despesa de volta para Pendente, no primeiro passo do seu fluxo atual, sem que o funcionário a envie novamente. É necessária a permissão para redefinir o fluxo de aprovação (FAQ 8).
- Vá para Gastos > Despesas dos funcionários.
- No menu de ações da despesa (⋯ no final da linha), clique em Redefinir fluxo de aprovação. Aplica-se imediatamente, sem confirmação. Para redefinir várias, selecione-as, clique em Redefinir fluxo de aprovação na barra na parte inferior e confirme com Redefinir.
- O Histórico de aprovação mostra um novo horário de solicitação, e cada passo aprova novamente. A despesa pode levar um momento para reaparecer na lista do aprovador.
Dicas e Melhores Práticas
- Mantenha o gerente e a equipe dos funcionários atualizados. A maioria dos casos de "aprovador errado" vem de um gerente ausente.
- Escreva regras que apontem para funções, como "o gerente do funcionário", e coloque as regras mais específicas primeiro.
- Dê a alguém do financeiro a permissão de Aprovador Global para Despesas, para que sempre haja uma maneira de desbloquear uma despesa urgente.
- Relacionado: Como eu configuro o fluxo de aprovação? · Como eu encontro as despesas que preciso aprovar? · Como eu aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Um aprovador aprovou um grupo de despesas, mas algumas ainda mostram Pendente, e o aprovador recebe o mesmo e-mail mais de uma vez.
Abra uma dessas despesas e veja seu histórico de aprovação. Se cada passo mostrar como concluído, mas o status ainda estiver Pendente, entre em contato com nossa equipe de suporte com os links para as despesas afetadas para que possamos corrigir. Não peça ao aprovador para aprovar novamente.
Um funcionário enviou uma despesa corrigida de volta, mas o aprovador não recebeu um e-mail.
O pedido ainda está na Caixa de entrada do aprovador e em Gastos > Despesas dos funcionários com Aprovações pendentes > Minhas. Avise o aprovador que está lá.
Eu redefini o fluxo de aprovação, mas foi para a mesma pessoa.
A redefinição usa seu fluxo de aprovação atual. Se o caminho ainda estiver errado, corrija o fluxo ou o perfil do funcionário primeiro, depois redefina novamente.
Eu cliquei em Redefinir fluxo de aprovação na lista e nada pareceu acontecer.
De Gastos > Despesas dos funcionários, a redefinição se aplica sem janela de confirmação e sem mensagem. Abra a despesa: o Histórico de aprovação mostra um novo horário de solicitação.
O aprovador deixou a empresa.
Uma pessoa que saiu não é solicitada a revisar novas despesas; se ninguém mais estiver definido para a etapa, vai para um administrador da empresa. Para uma despesa que já está esperando, peça ao seu administrador para usar Redefinir fluxo de aprovação. Se ainda não mostrar aprovador, entre em contato com nossa equipe de suporte com o link para a despesa.
FAQ
1. Por que uma despesa foi para um administrador em vez de um gerente?
Se uma regra diz "o gerente do funcionário" e o funcionário não tem gerente em seu perfil, ou um projeto não tem gerente de projeto, a despesa vai para um administrador da empresa. Atualize o perfil e, em seguida, redefina o fluxo de aprovação da despesa.
2. Por que a alteração do fluxo de aprovação não se aplicou a uma despesa?
Com o fluxo de aprovação configurado através de One, as alterações se aplicam a despesas enviadas após você salvá-las. Despesas que já estão esperando mantêm sua rota original até que você use Redefinir fluxo de aprovação.
3. Por que parece que um passo de aprovação foi pulado?
Quando a pessoa que enviou a despesa é um aprovador de um passo, esse passo é aprovado automaticamente, então pode parecer que um passo foi pulado.
4. Como posso verificar por que meu fluxo de aprovação enviou uma despesa para alguém?
Em Configurações > Despesas > Fluxo de aprovação, clique em Editar e pergunte a One "Explique meu fluxo de aprovação". Nada muda a menos que você clique em Salvar.
5. O que devo fazer quando o aprovador está ausente?
Alguém com a permissão de Aprovador Global para Despesas pode aprovar a despesa com Aprovar globalmente. Para evitar isso na próxima vez, atualize seu fluxo de aprovação com One.
6. Por que uma regra de aprovação ampla captura despesas antes de uma específica?
As regras são verificadas de cima para baixo e a primeira que corresponder decide. Uma regra ampla colocada acima de uma específica captura a despesa primeiro, então coloque as regras mais específicas primeiro.
7. Quando devo redefinir o fluxo de aprovação de uma despesa?
Use Redefinir fluxo de aprovação após corrigir o fluxo de aprovação ou o perfil de um funcionário, ou quando uma despesa não tiver aprovador. O funcionário não precisa enviá-la novamente.
8. Quem pode redefinir o fluxo de aprovação de uma despesa e quais despesas?
Você precisa da permissão para redefinir o fluxo de aprovação da despesa. Funciona em despesas Pendentes, Aprovadas e Rejeitadas. Não funciona em despesas que estão Em folha de pagamento, Enviadas para pagamento ou Pagas. Para redefinir um grupo de despesas, cada despesa nele deve ser uma que pode ser redefinida.
9. Posso editar o fluxo de aprovação sem One?
Não. One é a única maneira de configurar e alterar o fluxo de aprovação. Você revisa cada alteração antes de salvá-la. Veja Como eu configuro o fluxo de aprovação?.
10. Redefinir o fluxo de aprovação envia a despesa de volta ao funcionário?
Não. Volta para Pendente no primeiro passo, com os mesmos detalhes. Se o funcionário precisar mudar algo, o aprovador pode então usar Solicitar alterações.
11. Posso mover uma despesa pendente para um aprovador diferente manualmente?
Não. Altere o fluxo de aprovação ou o gerente do funcionário e, em seguida, redefina o fluxo de aprovação da despesa. Ou use Aprovar globalmente se você tiver essa permissão.
12. Uma despesa foi aprovada por engano ou aprovada automaticamente. Como faço para corrigir?
Alterar o fluxo de aprovação afeta apenas despesas enviadas posteriormente. Para a que já foi aprovada, alguém com permissão para redefinir o fluxo de aprovação pode enviá-la de volta para Pendente (não se estiver Em folha de pagamento, Enviada para pagamento ou Pagas). Ela será processada novamente a partir do primeiro passo com seu fluxo atual.