Aquest article és per: administradors/es, aprovadors/es i empleats/ades.
Una despesa que espera massa temps significa un empleat/ada esperant els seus diners. Aquí et mostrem com veure per qui està esperant, per què i com fer que es mogui de nou.
Descobreix per qui està esperant la despesa
Com utilitzar
- Ves a Despeses > Despeses dels empleats/ades i obre la despesa. (Empleats/ades: Les meves despeses > Les meves despeses.)
- Comprova el seu estat. Canvis sol·licitats: torna a estar amb l'empleat/ada, que ha de corregir-ho i fer clic a Enviar per aprovació. Pendent: l'Historial d'aprovació mostra els passos realitzats i el pas En curs, amb qui està esperant.
| El que veus | El que has de fer |
|---|---|
| Un aprovador/a no ha actuat | Recorda-li: la sol·licitud està a la seva Safata d'entrada i ha rebut un correu electrònic. |
| L'aprovador/a està absent | Algú amb el permís de Aprovador/a global per a despeses pot utilitzar Aprovar globalment. |
| L'aprovació no ha començat | Amb els controls de despeses, comença un cop els controls acaben (1 hora després d'enviar, com a màxim). |
| No s'hi mostra cap aprovador/a | Restableix el flux d'aprovació (a continuació). Si encara està bloquejat, contacta amb el suport amb l'enllaç a la despesa. |
Descobreix per què ha anat a l'aprovador/a equivocat/a
- Ordre de regles: la primera regla que coincideix decideix.
- Temps: els canvis de flux només s'apliquen a les despeses enviades després de desar-les (vegeu FAQ 2).
- Perfil: si una regla diu "el/la gerent de l'empleat/ada" i no n'hi ha cap, o un projecte no té cap gerent de projecte, la despesa va a un/a administrador/a de l'empresa.
Encara tens dubtes? Pregunta a One (FAQ 4).
Envia una despesa a través del flux d'aprovació de nou
Restableix el flux d'aprovació envia una despesa de nou a Pendent, al primer pas del teu flux actual, sense que l'empleat/ada l'hagi d'enviar de nou. Necessita el permís per restablir el flux d'aprovació (FAQ 8).
- Ves a Despeses > Despeses dels empleats/ades.
- Al menú d'accions de la despesa (⋯ al final de la fila), fes clic a Restableix el flux d'aprovació. S'aplica immediatament, sense confirmació. Per restablir diverses, selecciona-les, fes clic a Restableix el flux d'aprovació a la barra inferior i confirma amb Restableix.
- L'Historial d'aprovació mostra un nou temps de sol·licitud, i cada pas aprova de nou. La despesa pot trigar un moment a tornar a aparèixer a la llista de l'aprovador/a.
Consells i millors pràctiques
- Mantenir actualitzats els gerents i equips dels empleats/ades. La majoria dels casos de "poc aprovador/a" provenen d'un gerent absent.
- Escriu regles que apunten a rols, com "el/la gerent de l'empleat/ada", i posa les regles més específiques primer.
- Dona a algú del departament de finances el permís d'Aprovador/a global per a despeses, així sempre hi ha una manera de desbloquejar una despesa urgent.
- Relacionat: Com puc configurar el flux d'aprovació? · Com puc trobar les despeses que necessito aprovar? · Com puc aprovar, rebutjar o tornar una despesa?
Resolució de problemes i FAQ
Resolució de problemes
Un/a aprovador/a ha aprovat un grup de despeses, però algunes encara apareixen com a Pendent, i l'aprovador/a rep el mateix correu electrònic més d'una vegada.
Obre una d'aquestes despeses i mira el seu historial d'aprovació. Si cada pas apareix com a completat però l'estat continua sent Pendent, contacta amb el nostre equip de suport amb els enllaços a les despeses afectades perquè puguem solucionar-ho. No demanis a l'aprovador/a que aprovi de nou.
Un/a empleat/ada va enviar una despesa corregida, però l'aprovador/a no va rebre cap correu electrònic.
La sol·licitud continua a la Safata d'entrada de l'aprovador/a i a Despeses > Despeses dels empleats/ades amb Aprovacions pendents > Les meves. Fes saber a l'aprovador/a que hi és.
He restablert el flux d'aprovació però ha anat a la mateixa persona.
El restabliment utilitza el teu flux d'aprovació actual. Si la ruta continua sent incorrecta, arregla primer el flux o el perfil de l'empleat/ada, després restableix de nou.
He clicat a Restableix el flux d'aprovació a la llista i no semblava passar res.
Des de Despeses > Despeses dels empleats/ades, el restabliment s'aplica sense finestra de confirmació ni missatge. Obre la despesa: l'Historial d'aprovació mostra un nou temps de sol·licitud.
L'aprovador/a ha deixat l'empresa.
Una persona que ha marxat no és sol·licitada per revisar noves despeses; si ningú més està configurat per al pas, va a un/a administrador/a de l'empresa. Per a una despesa que ja està esperant, demana al teu administrador/a que utilitzi Restableix el flux d'aprovació. Si continua sense mostrar aprovador/a, contacta amb el nostre equip de suport amb l'enllaç a la despesa.
FAQ
1. Per què una despesa ha anat a un/a administrador/a en comptes d'un/a gerent?
Si una regla diu "el/la gerent de l'empleat/ada" i l'empleat/ada no té gerent al seu perfil, o un projecte no té gerent de projecte, la despesa va a un/a administrador/a de l'empresa. Actualitza el perfil, després restableix el flux d'aprovació de la despesa.
2. Per què el canvi del flux d'aprovació no s'ha aplicat a una despesa?
Amb el flux d'aprovació configurat a través de One, els canvis s'apliquen a les despeses enviades després de desar-les. Les despeses que ja estan esperant mantenen la seva ruta original fins que utilitzis Restableix el flux d'aprovació.
3. Per què sembla que s'ha saltat un pas d'aprovació?
Quan la persona que va enviar la despesa és un/a aprovador/a d'un pas, aquest pas s'aprova automàticament, així que pot semblar que s'ha saltat un pas.
4. Com puc comprovar per què el meu flux d'aprovació va enviar una despesa a algú?
A Configuració > Despeses > Flux d'aprovació, fes clic a Editar i pregunta a One "Explica'm el meu flux d'aprovació". Res no canvia a menys que facis clic a Desa.
5. Què he de fer quan l'aprovador/a està absent?
Algú amb el permís de Aprovador/a global per a despeses pot aprovar la despesa amb Aprovar globalment. Per evitar-ho la pròxima vegada, actualitza el teu flux d'aprovació amb One.
6. Per què una regla d'aprovació àmplia captura despeses abans d'una específica?
Les regles es comproven de dalt a baix i la primera que coincideix decideix. Una regla àmplia situada per sobre d'una específica captura primer la despesa, així que posa les regles més específiques primer.
7. Quan he de restablir el flux d'aprovació d'una despesa?
Utilitza Restableix el flux d'aprovació després de corregir el flux d'aprovació o el perfil d'un/a empleat/ada, o quan una despesa no té aprovador/a. L'empleat/ada no necessita enviar-ho de nou.
8. Qui pot restablir el flux d'aprovació d'una despesa, i quines despeses?
Necessites el permís per restablir el flux d'aprovació de la despesa. Funciona amb despeses Pendents, Aprovades i Rebutjades. No funciona amb despeses que estan En nòmina, Enviades per pagar o Pagades. Per restablir un grup de despeses, cada despesa ha de ser una que es pugui restablir.
9. Puc editar el flux d'aprovació sense One?
No. One és l'única manera de configurar i canviar el flux d'aprovació. Revises cada canvi abans de desar-lo. Vegeu Com puc configurar el flux d'aprovació?.
10. Restablir el flux d'aprovació envia la despesa de nou a l'empleat/ada?
No. Torna a Pendent al primer pas, amb els mateixos detalls. Si l'empleat/ada necessita canviar alguna cosa, l'aprovador/a pot llavors utilitzar Sol·licitar canvis.
11. Puc moure una despesa pendent a un/a aprovador/a diferent manualment?
No. Canvia el flux d'aprovació, o el gerent de l'empleat/ada, i després restableix el flux d'aprovació de la despesa. O utilitza Aprovar globalment si tens aquest permís.
12. Una despesa va ser aprovada per error, o aprovada automàticament. Com ho arreglo?
Canviar el flux d'aprovació només afecta les despeses enviades després. Per a la que ja ha estat aprovada, algú amb permís per restablir el flux d'aprovació pot enviar-la de nou a Pendent (no si està En nòmina, Enviada per pagar o Pagada). Torna a executar-se des del primer pas amb el teu flux actual.