Como criar e configurar um fluxo de trabalho

Existem duas formas de criar um fluxo de trabalho:
 

1. A partir de um modelo: os modelos são fornecidos com etapas e propostas de tarefas predefinidas, facilitando a configuração de um fluxo de trabalho. São totalmente personalizáveis, permitindo-lhe adaptar o fluxo de trabalho às suas necessidades específicas. É uma solução flexível para organizar muitos tipos de tarefas de onboarding e offboarding, poupando tempo.
2. A partir do zero: comece a construir o seu fluxo de trabalho a partir do zero, dando-lhe total liberdade e flexibilidade na conceção do processo de acordo com as suas necessidades.

Para criar um fluxo de trabalho a partir de um modelo

1. Na sua barra lateral, clique em Fluxos de trabalho
2. Escolha o modelo de que necessita, seja Onboarding ou Offboarding
3. Clique em Utilize este modelo
4. Aparecerá a pré-visualização do modelo. Leia-a e clique em Próximo
5. Introduza um nome para o fluxo de trabalho e uma descrição
6. Clique em Utilize este modelo

7. Será redireccionado(a) para a página de Configuração
8. Verifique todos os passos e tarefas e, se necessário, edite-os ou elimine-os, clicando no ícone dos três pontos

Para criar um fluxo de trabalho personalizado

1. Na sua barra lateral, clique em Fluxos de trabalho
2. Aceda a Fluxo de trabalho personalizado
3. Clique em + Novo fluxo de trabalho
4. Introduza um nome para o fluxo de trabalho e uma descrição
5. Escolha a Categoria: Personalizado, Onboarding ou Offboarding
6. Clique em Criar

Como adicionar uma etapa

1. No separador Configuração, clique em + Nova etapa
2. Introduza um nome
3. Selecione a Progressão de etapas; ou seja, as fases ou etapas sequenciais envolvidas num determinado fluxo de trabalho:
   • Agendar: Decida quando pretende que esta etapa comece. Esta condição permite configurar a ativação da etapa com base em datas relativas. Se esta etapa for a primeira do fluxo de trabalho, não será iniciada automaticamente se a data de ativação ainda não tiver chegado
   • Automático: A etapa será ativada quando as tarefas obrigatórias da etapa anterior estiverem concluídas. Se esta etapa for a primeira do fluxo de trabalho, será iniciada assim que os colaboradores forem adicionados.
   • Manual: Esta etapa só começa quando é ativada manualmente.

❗Se pretender alterar a configuração da progressão por etapas:

1. Na sua barra lateral, vá para Fluxos de trabalho
2. Na lista de fluxos de trabalho, selecione o fluxo de trabalho em questão
3. Abra um fluxo de trabalho
4. Vá para o separador Configuração
   5. Selecione uma etapa e clique no ícone dos três pontos
   6. Clique em Editar etapa
   7. Altere a Progressão por etapas
   8. Clique em Guardar

 

A progressão por etapas pode ser alterada manualmente, permitindo que as etapas estejam ativas ao mesmo tempo, tornando os fluxos de trabalho mais dinâmicos e eficientes.

Para alterar manualmente a progressão dos passos: 

1. Abra o fluxo de trabalho em questão
2. No separador de Colaboradores, seleccione a pessoa para a qual pretende alterar a progressão da etapa
3. Navegue até à etapa que pretende ativar e clique em Iniciar esta etapa

 

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Como adicionar uma tarefa

1. Na página de Configuração, clique em + Nova tarefa
2. Selecione o tipo da tarefa:
   • Tarefa personalizada
   • Informações pessoais
   • Informações adicionais sobre os colaboradores (campos personalizados)
   • Informações de identificação
   • Informações sobre a conta bancária
   • Carregamento de ficheiros
   • Pedido de preenchimento de documentos
3. Clique em Seguinte
4. Configure a tarefa
5. Clique em Seguinte
6. Verifique se tudo está bem, verificando a pré-visualização, e depois  clique em Guardar tarefa

Separador de vista geral das tarefas

A partir da página da vista geral das tarefas, pode ver os destaques no fluxo de trabalho e na lista de tarefas pendentes. Dispõe de um módulo de destaques com os dados mais relevantes do fluxo de trabalho:

• Fluxos de trabalho em curso
• Tarefas obrigatórias pendentes
• Tarefas obrigatórias em atraso

You can take action on tasks that are not being completed by sending reminders to people with pending tasks. Simply click on Send a reminder. The reminders will be sent to the email and the factorial inbox.

Pode tomar medidas relativamente às tarefas que não estão a ser concluídas enviando lembretes às pessoas com tarefas pendentes. Basta clicar em Enviar um lembrete, e eles serão enviados para o e-mail e para a caixa de entrada da Factorial da pessoa.

 

Separador de Colaboradores

No separador Colaboradores, é possível adicionar uma ou várias pessoas ao fluxo de trabalho. Aí pode ver:

• Nome do colaborador
• Etapa em que se encontra
• Quantas tarefas foram concluídas em relação ao número total de tarefas da etapa
• Qual é a data de vencimento da tarefa seguinte

Para adicionar colaboradores ao fluxo de trabalho

1. A partir do separador Colaboradores, clicar em Adicionar colaborador(a)
2. Selecione os colaboradores
3. Clique em Adicionar colaboradores

Notificações

Para cessionários e colaboradores, sempre que uma nova etapa for ativada, eles verão novas tarefas na caixa de entrada e na seção de tarefas. Além disso, receberão um único e-mail com todas as tarefas recentemente ativadas. Essas tarefas terão um cronograma, mostrando onde estão no processo.

Quando uma tarefa for concluída, ela também será automaticamente marcada como concluída no lado do(a) gestor(a).