Cómo crear y configurar un flujo de trabajo
Tienes dos formas de crear un flujo de trabajo:
- Desde una plantilla: las plantillas vienen con pasos predefinidos y propuestas de tareas, lo que facilita la configuración de un flujo de trabajo. Son totalmente personalizables, lo que te permite adaptar el flujo de trabajo a tus necesidades específicas. Es una solución flexible para organizar muchos tipos de tareas de onboarding y offboarding, ahorrando tiempo.
- Desde cero: comienza a construir tu flujo de trabajo desde cero, con total libertad y flexibilidad para diseñar el proceso que se adapte a tus requisitos.
Para crear un flujo de trabajo a partir de una plantilla
- En tu barra lateral, haz clic en Flujos de trabajo
- Elige la plantilla que necesitas, ya sea Onboarding u Offboarding, y haz clic en ella.
- Haz clic en Utilizar plantilla
- Aparecerá la vista previa de la plantilla, léela y haz clic en Siguiente.
- Ingresa un nombre de flujo de trabajo y una descripción
- Haz clic en Usar una plantilla
7. Serás redirigido a la página de Configuración.
8. Verifica todos los pasos y tareas y, si es necesario, edítelos o elimínelos haciendo clic en el ícono de tres puntos.
💡 También puedes agregar nuevos pasos y/o tareas.
Para crear un flujo de trabajo personalizado
- En tu barra lateral, haz clic en Flujos de trabajo
- Haz clic en Flujo de trabajo personalizado
- Haz clic en + Nuevo flujo de trabajo
- Ingresa un nombre de flujo de trabajo y una descripción
- Elige la categoría: Personalizado, Onboarding u Offboarding
- Haz clic en Crear
Cómo agregar un paso
- Desde la página de Configuración, haz clic en + Nuevo paso
- Introduce un nombre
- Selecciona tu progresión de pasos preferida, es decir, las etapas o pasos secuenciales involucrados en un flujo de trabajo específico:
- Programado: Decide cuándo quieres que comience este paso. Esta condición permite configurar la activación del paso en función de fechas relativas. Si este paso es el primero en el flujo de trabajo, no se iniciará automáticamente si la fecha de activación aún no ha llegado.
- Automático: El paso se activará una vez que se completen las tareas obligatorias en el paso anterior. Si este paso es el primero en el flujo de trabajo, comenzará tan pronto como se agreguen colaboradores.
- Manual: Este paso solo comienza cuando se activa manualmente.
Solo las personas con el permiso Editar flujo de trabajo y los/as colaboradores/as que haya asignado al flujo de trabajo pueden ver los pasos.
❗Si necesitas cambiar la configuración de la progresión de pasos:
- En tu barra lateral, ve a Flujos de trabajo
- De la lista de flujos de trabajo, ubicado en el flujo de trabajo en cuestión
- Abre el flujo de trabajo preferido
- Ve a la pestaña de Configuración
- Selecciona un paso y hacer clic en el icono de tres puntos
- Haz clic en Editar paso
- Cambia la progresión del paso
- Haz clic en Guardar
La progresión de los pasos puede cambiarse manualmente al habilitar que los pasos estén activos al mismo tiempo, lo que hace que los flujos de trabajo sean más dinámicos y eficientes.
Para cambiar manualmente la progresión de pasos:
- Abre el flujo de trabajo en cuestión.
- En la pestaña de colaboradores/as, selecciona al colaborador para el cual deseas cambiar la progresión de pasos.
- Navega hasta el paso que deseas activar y haz clic en Iniciar este paso.
Cómo agregar una tarea
- Desde la página de Configuración, haz clic en +Nueva tarea
- Selecciona el tipo de tarea:
- Tarea personalizada
- Información personal
- Información adicional del colaborador (campos personalizados)
- Información de identificación
- Información de cuenta bancaria
- Cargar archivo
- Solicitar completar documento
- Haz clic en Siguiente
- Configura la tarea
- Haz clic en Siguiente
- Verifica que todo esté correcto revisando la vista previa y haz clic en Guardar tarea
❗ Un flujo de trabajo para funcionar correctamente debe tener al menos un paso con una tarea y al menos un asignado.
Página de resumen de las super tareas
Desde la página de resumen de tareas, puedes ver aspectos destacados sobre el flujo de trabajo y la lista de tareas pendientes. Tienes un módulo de aspectos destacados con los datos más relevantes del flujo de trabajo:
- Flujos de trabajo en curso
- Tareas obligatorias pendientes
- Tareas obligatorias vencidas
💡Puedes filtrar la lista para crear vistas más centradas
❗️Puedes tomar medidas sobre las tareas que no se están completando enviando recordatorios a las personas con tareas pendientes. Simplemente haz clic en Enviar recordatorio. Los recordatorios se enviarán tanto al correo electrónico como a la bandeja de entrada de Factorial.
Página de colaboradores/as
Desde la página de colaboradores/as, puedes agregar uno o varios colaboradores/as al flujo de trabajo. Allí podemos ver:
- Nombre de colaborador/a
- Paso en el que se encuentra
- Cuántas tareas se han completado del número total de tareas en el paso.
- ¿Cuándo es la fecha límite de la próxima tarea?
Solo las personas con el permiso Editar flujo de trabajo y los/as colaboradores/as que hayan sido asignados/as al flujo de trabajo pueden ver la página de descripción general.
Para agregar colaboradores/as al flujo de trabajo
- Desde la página de colaboradores/as, haz clic en Agregar colaborador/a
- Selecciona los/as colaboradores/as
- Haz clic en Agregar colaboradores
💡 Dentro de la configuración del flujo de trabajo de cada colaborador se muestran:
- El estado de cada paso.
- Tareas completadas y pendientes
- Asignados de tareas
💡 Cuando un flujo de trabajo desencadena un nuevo paso, todas sus tareas se asignan simultáneamente a diferentes personas.
Notificaciones
Para los/as asignados/as y colaboradores/as, cada vez que se activa un nuevo paso, verán nuevas tareas en su bandeja de entrada y sección de tareas. Además, recibirán un solo correo electrónico que contendrá todas las tareas recién activadas. Estas tareas tendrán una línea de tiempo que indicará su posición en el proceso.
Una vez que una tarea se completa, también se marcará automáticamente como tal en el lado del mánager.