Compreender a terminologia usada nos módulos de Despesas e Cartões do Factorial pode tornar a sua experiência mais rápida e fácil, especialmente ao configurar ou pedir ajuda. Este glossário define os conceitos, funções e processos principais para que saiba sempre do que estamos a falar.

Quer seja um funcionário a submeter despesas, um gestor a aprová-las, ou um membro da equipa financeira a configurar orçamentos e regras, este é o seu guia de referência.

Glossário de termos-chave nos módulos de Despesas e Cartões

A

• Alerte: Uma notificação que é acionada quando uma despesa ou transação viola uma regra ou um limite predefinido, como uma política de gastos ou a submissão de um recibo duplicado. Os alertas ajudam os aprovadores e as equipas financeiras a detetar despesas de risco em tempo real.
• Aprovação automática: Uma regra inteligente que aprova automaticamente as despesas que cumprem condições específicas (por exemplo, abaixo de um certo valor ou de uma equipa específica), sem necessitar de uma revisão manual.
• Assistente: Um utilizador que submete despesas em nome de outro funcionário.

B

• Budget: Um limite de gastos atribuído a uma equipa, departamento, projeto ou pessoa. Os budgets ajudam a controlar e a monitorizar os gastos da empresa e a acompanhá-los em tempo real.

C

• Cartão: Um cartão corporativo físico ou virtual emitido através do Factorial que os funcionários podem usar para os gastos da empresa. Todas as transações com cartão são acompanhadas automaticamente e podem ser convertidas em despesas, o que simplifica a submissão, a aprovação e a reconciliação.
• Centro de Custo: Uma etiqueta interna usada para agrupar e acompanhar as despesas por departamento, projeto ou unidade de negócio.
• Conflito de Categoria: Um problema que ocorre quando uma despesa de refeições ou bebidas é submetida para as mesmas datas que uma despesa de subsídio diário, que em teoria já deveria cobrir esses custos.

D

• Documento: Um comprovativo de pagamento (por exemplo, uma foto de um talão ou de uma fatura) que deve ser anexado para validar a maioria das despesas.
• Duplicado: Uma despesa que parece ter sido submetida mais do que uma vez. O Factorial usa IA para detetar e sinalizar potenciais duplicados com base nas informações presentes no documento anexado.

F

• Fluxo de Aprovação: Um conjunto de regras que define quem precisa de aprovar uma despesa e em que ordem. É possível configurar fluxos de aprovação de um ou vários níveis, com um ou mais aprovadores em cada nível.
• Função Financeira: Uma função no Factorial com permissões para visualizar todas as despesas, configurar regras e budgets, e exportar dados para relatórios ou processamento salarial.

G

• Grupo: Uma coleção de despesas individuais submetidas em conjunto como parte de um relatório maior, frequentemente para uma viagem, um mês ou um projeto específico.

K

• Kilometragem: Uma despesa baseada na distância percorrida com um veículo pessoal. O Factorial calcula automaticamente o valor do reembolso com base nas taxas configuradas.

N

• Nota de Despesa: Um custo incorrido por um funcionário em nome da empresa, tipicamente submetido para aprovação e reembolso (por exemplo, refeições, transporte, software).
• Nota de Despesa com Cartão: Uma despesa gerada automaticamente a partir de uma transação feita com um cartão corporativo do Factorial. Estas despesas só precisam de um documento anexado para poderem ser submetidas.
• Nota de Despesa Manual: Uma despesa submetida manualmente por um funcionário (não ligada a um cartão) que requer que o utilizador introduza o valor, selecione uma categoria e faça o upload de um recibo.

P

• Política: Um conjunto de regras que define que tipo de despesas são permitidas, os limites por categoria, e quem as pode submeter ou aprovar. As políticas podem variar consoante a equipa, a localização ou a antiguidade.

R

• Regra Inteligente: Uma regra automatizada usada para acionar ações específicas, como a aprovação automática ou notificações, com base em condições como o valor, a equipa ou a categoria.

S

• Subsídio Diário: Um subsídio diário fixo para funcionários em viagens de negócios, com base em regras predefinidas na política de despesas.
• Submissor: Qualquer utilizador que cria e submete uma despesa. Normalmente, é um funcionário, mas também pode ser um assistente a submeter em nome de outra pessoa.