Entendre la terminologia que s'utilitza als mòduls de Despeses i Targetes de Factorial pot fer que la teva experiència sigui més ràpida i senzilla, especialment a l'hora de fer configuracions o de demanar ajuda. Aquest glossari defineix els conceptes, funcions i processos clau perquè sàpigues exactament de què estem parlant en tot moment.

Tant si ets un empleat que envia despeses, un mànager que les aprova o una persona de l'equip financer que configura pressupostos i normes, aquesta és la teva referència principal.

Glossari de termes clau dels mòduls de Despeses i Targetes

A

• Alerta: Una notificació que s'activa quan una despesa o transacció incompleix una norma o un límit predefinit, com ara una política de despeses o l'enviament d'un rebut duplicat. Les alertes ajuden els aprovadors i els equips financers a detectar despeses de risc en temps real.
• Aprovació automàtica: Una norma intel·ligent que aprova automàticament les despeses que compleixen condicions específiques (per exemple, si l'import és inferior a una quantitat determinada o si són d'un equip concret), sense necessitat d'una revisió manual.

C

• Centre de costos: Una etiqueta interna que s'utilitza per agrupar i fer el seguiment de les despeses per departament, projecte o unitat de negoci.
• Conflicte de categoria: Un problema que sorgeix quan s'envia una despesa de dinars o begudes per a les mateixes dates que una despesa de dietes, ja que, en teoria, les dietes ja cobreixen aquests costos.

D

• Despesa: Un cost en el qual incorre un empleat en nom de l'empresa, que normalment s'envia per a la seva aprovació i reemborsament (per exemple, àpats, transport, eines de programari).
• Despesa amb targeta: Una despesa que es genera automàticament a partir d'una transacció feta amb una targeta corporativa de Factorial. A aquestes despeses només cal adjuntar-hi un document abans de poder enviar-les.
• Despesa manual: Una despesa que un empleat envia manualment (sense que estigui vinculada a una targeta) i que requereix que l'usuari hi introdueixi l'import, seleccioni una categoria i pugi un rebut.
• Dietes: Una assignació diària fixa per als empleats que fan viatges de negocis, basada en normes predefinides establertes a la política de despeses.
• Document: Un comprovant de pagament (per exemple, una foto d'un tiquet o una factura) que s'ha d'adjuntar a una despesa per validar-la.
• Duplicat: Una despesa que sembla que s'ha enviat més d'una vegada. Factorial utilitza IA per detectar i marcar els possibles duplicats a partir de la informació del document adjunt.

F

• Flux d'aprovació: Un conjunt de normes que defineix qui ha d'aprovar una despesa i en quin ordre. Pots configurar fluxos d'aprovació d'un o diversos nivells, amb un o més aprovadors a cada nivell.

P

• Política: Un conjunt de normes que defineixen el tipus de despeses permeses, els límits per categoria i qui les pot enviar o aprovar. Les polítiques poden variar segons l'equip, la ubicació o l'antiguitat del treballador.
• Pressupost: Un límit de despesa assignat a un equip, departament, projecte o persona. Els pressupostos ajuden a controlar i supervisar les despeses de tota l'empresa i a fer-ne un seguiment en temps real.

Q

• Quilometratge: Una despesa basada en la distància recorreguda amb un vehicle personal. Factorial calcula automàticament l'import del reemborsament a partir de les tarifes configurades.

R

• Rol financer: Un rol a Factorial amb permisos per veure totes les despeses, configurar normes i pressupostos i exportar dades per a informes o nòmines.

S

• Sol·licitant: Qualsevol usuari que crea i envia una despesa. Normalment és un empleat, però també pot ser un assistent que la sol·licita en nom d'una altra persona.

T

• Targeta: Una targeta corporativa física o virtual emesa a través de Factorial que els empleats poden utilitzar per a les despeses de l'empresa. Totes les transaccions amb targeta es registren automàticament i es poden convertir en despeses, cosa que agilitza l'enviament, l'aprovació i la conciliació.