Comprendre la terminologie des modules Notes de frais et Cartes de Factorial vous permet d'être plus rapide et efficace, en particulier pour les configurations ou les demandes d'aide. Ce glossaire définit les concepts, les rôles et les processus essentiels pour que vous sachiez toujours de quoi on parle.

Que vous soyez un employé qui soumet des notes de frais, un responsable qui les approuve ou un membre de l'équipe financière qui configure les budgets et les règles, ce guide est votre référence principale.

Glossaire des termes clés des modules Notes de frais et Cartes

A

• Alerte : Une notification qui se déclenche lorsqu'une note de frais ou une transaction enfreint une règle ou une limite prédéfinie, comme une politique de dépenses ou la soumission d'un duplicata de reçu. Les alertes aident les approbateurs et les équipes financières à détecter les dépenses risquées en temps réel.
• Approbation automatique : Une règle intelligente qui approuve automatiquement les notes de frais répondant à des conditions spécifiques (par exemple, en dessous d'un certain montant ou d'une équipe donnée), sans nécessiter de révision manuelle.
• Assistant : Un utilisateur qui soumet des notes de frais au nom d'un autre employé.

B

• Budget : Une limite de dépenses attribuée à une équipe, un département, un projet ou un individu. Les budgets aident à contrôler et à surveiller les dépenses de l'entreprise et à suivre les dépenses en temps réel.

C

• Carte : Une carte d'entreprise physique ou virtuelle émise par l'intermédiaire de Factorial, que les employés peuvent utiliser pour les dépenses de l'entreprise. Toutes les transactions par carte sont suivies automatiquement et peuvent être converties en notes de frais, ce qui simplifie la soumission, l'approbation et la réconciliation.
• Centre de coûts : Une étiquette interne utilisée pour regrouper et suivre les notes de frais par département, projet ou unité commerciale.
• Conflit de catégorie : Un problème qui se produit lorsqu'une note de frais pour des repas ou des boissons est soumise pour les mêmes dates qu'une note de frais d'indemnité journalière, laquelle devrait déjà couvrir ces coûts.

D

• Dépense : Un coût supporté par un employé au nom de l'entreprise, généralement soumis pour approbation et remboursement (par exemple, repas, transport, logiciels).
• Dépense avec carte : Une note de frais générée automatiquement à partir d'une transaction effectuée avec une carte d'entreprise Factorial. Ces notes de frais n'ont besoin que d'un document joint pour être soumises.
• Dépense manuelle : Une note de frais soumise manuellement par un employé (non liée à une carte) qui nécessite de saisir le montant, de sélectionner une catégorie et de télécharger un reçu.
• Document : Une preuve de paiement (par exemple, une photo de ticket ou de facture) qui doit être jointe pour valider la plupart des notes de frais.
• Duplicata : Une note de frais qui semble avoir été soumise plus d'une fois. Factorial utilise l'IA pour détecter et signaler les doublons potentiels en se basant sur les informations contenues dans le document joint.

F

• Flux d'approbation : Un ensemble de règles qui définissent qui doit approuver une note de frais et dans quel ordre. Vous pouvez configurer des flux d'approbation à un ou plusieurs niveaux, avec un ou plusieurs approbateurs à chaque niveau.

I

• Indemnité journalière : Une allocation journalière fixe pour les employés en voyage d'affaires, basée sur des règles prédéfinies dans la politique de dépenses.

M

• Mobilité : Une note de frais basée sur la distance parcourue à l'aide d'un véhicule personnel. Factorial calcule automatiquement le montant du remboursement en fonction des taux configurés.

P

• Politique : Un ensemble de règles qui définissent le type de notes de frais autorisées, les limites par catégorie et qui peut les soumettre ou les approuver. Les politiques peuvent varier en fonction de l'équipe, du lieu ou de l'ancienneté.

R

• Rôle financier : Un rôle dans Factorial avec des autorisations pour afficher toutes les notes de frais, configurer des règles et des budgets, et exporter des données pour les rapports ou la paie.
• Règle intelligente : Une règle automatisée utilisée pour déclencher des actions spécifiques, telles que l'approbation automatique ou les notifications, en fonction de conditions comme le montant, l'équipe ou la catégorie.