Das Verständnis der Terminologie, die in den Modulen „Spesen“ und „Karten“ von Factorial verwendet wird, kann Ihre Erfahrung beschleunigen und vereinfachen, insbesondere bei der Einrichtung oder der Suche nach Hilfe. Dieses Glossar definiert die wichtigsten Konzepte, Rollen und Prozesse, damit Sie immer wissen, wovon die Rede ist.

Egal, ob Sie ein Mitarbeiter sind, der Spesen einreicht, ein Vorgesetzter, der sie genehmigt, oder Teil des Finanzteams, das Budgets und Regeln konfiguriert – dies ist Ihre wichtigste Referenz.

Glossar der Schlüsselbegriffe in den Modulen „Spesen“ und „Karten“

A

• Alarm: Eine Benachrichtigung, die ausgelöst wird, wenn eine Spese oder Transaktion gegen eine vordefinierte Regel oder ein Limit verstößt, wie z. B. eine Spesenrichtlinie oder die Einreichung eines doppelten Belegs. Alarme helfen Vorgesetzten und Finanzteams, riskante Ausgaben in Echtzeit zu erkennen.
• Assistent: Ein Benutzer, der Spesen im Namen eines anderen Mitarbeiters einreicht.
• Automatische Genehmigung: Eine intelligente Regel, die Spesen, die bestimmte Bedingungen erfüllen (z. B. unter einem bestimmten Betrag liegen oder von einem bestimmten Team stammen), automatisch genehmigt, ohne eine manuelle Überprüfung zu erfordern.

B

• Budget: Einem Team, einer Abteilung, einem Projekt oder einer Person zugewiesenes Ausgabenlimit. Budgets helfen, unternehmensweite Ausgaben zu kontrollieren und zu überwachen und sie mit den Ausgaben in Echtzeit zu vergleichen.

D

• Dokument: Ein Zahlungsnachweis (z. B. ein Foto eines Belegs oder einer Rechnung), der zur Validierung der meisten Spesen beigefügt werden muss.
• Duplikat: Eine Spese, die anscheinend mehr als einmal eingereicht wurde. Factorial verwendet KI, um potenzielle Duplikate basierend auf den Informationen auf dem beigefügten Dokument zu erkennen und zu kennzeichnen.

E

• Einreicher: Jeder Benutzer, der eine Spese erstellt und einreicht. Dies ist in der Regel ein Mitarbeiter, kann aber auch ein Assistent sein, der im Namen einer anderen Person einreicht.

F

• Finanzielle Rolle: Eine Rolle in Factorial mit Berechtigungen, alle Spesen anzuzeigen, Regeln und Budgets zu konfigurieren und Daten für Berichte oder Gehaltsabrechnungen zu exportieren.

G

• Genehmigungs-Workflow: Ein Satz von Regeln, der festlegt, wer eine Spese in welcher Reihenfolge genehmigen muss. Sie können ein- oder mehrstufige Genehmigungs-Workflows einrichten, mit einem oder mehreren Genehmigern auf jeder Ebene.

K

• Karte: Eine physische oder virtuelle Firmenkarte, die über Factorial ausgestellt wird und die Mitarbeiter für Unternehmensausgaben verwenden können. Alle Kartentransaktionen werden automatisch erfasst und können in Spesen umgewandelt werden, was die Einreichung, Genehmigung und Abstimmung optimiert.
• Kartenspesen: Eine Spese, die automatisch aus einer Transaktion mit einer Factorial-Firmenkarte generiert wird. Bei diesen Spesen muss nur ein Beleg angehängt werden, damit sie eingereicht werden können.
• Kategoriekonflikt: Ein Problem, das auftritt, wenn eine Spese für Mahlzeiten oder Getränke für dieselben Daten wie eine Tagesspesenpauschale eingereicht wird, die diese Kosten eigentlich bereits abdecken sollte.
• Kostenstelle: Eine interne Bezeichnung, die zum Gruppieren und Verfolgen von Spesen nach Abteilung, Projekt oder Geschäftseinheit verwendet wird.

M

• Manuelle Spese: Eine Spese, die manuell von einem Mitarbeiter eingereicht wird (nicht mit einer Karte verknüpft) und bei der der Benutzer den Betrag eingeben, eine Kategorie auswählen und einen Beleg hochladen muss.
• Meilenpauschale: Eine Spese, die auf der mit einem persönlichen Fahrzeug zurückgelegten Strecke basiert. Factorial berechnet den Erstattungsbetrag automatisch basierend auf den konfigurierten Sätzen.

P

• Pauschale: Eine feste tägliche Pauschale für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, basierend auf vordefinierten Regeln, die in der Spesenrichtlinie festgelegt sind.
• Politik/Richtlinie: Ein Satz von Regeln, der festlegt, welche Arten von Spesen zulässig sind, Limits pro Kategorie und wer sie einreichen oder genehmigen kann. Richtlinien können je nach Team, Standort oder Dienstalter variieren.

S

• Spese: Einem Mitarbeiter entstandene Kosten im Auftrag des Unternehmens, die typischerweise zur Genehmigung und Erstattung eingereicht werden (z. B. Mahlzeiten, Transport, Software).
• Spesen-Workflow: Eine Sammlung individueller Spesen, die zusammen als Teil eines größeren Berichts eingereicht werden – oft für eine bestimmte Reise, einen Monat oder ein Projekt.
• Smarte Regel: Eine automatisierte Regel, die verwendet wird, um spezifische Aktionen wie automatische Genehmigungen oder Benachrichtigungen basierend auf Bedingungen wie Betrag, Team oder Kategorie auszulösen.