Um orçamento define quanto um grupo de pessoas pode gastar em um período, por exemplo as viagens de uma equipe no trimestre ou o orçamento de um evento. As despesas são descontadas dele à medida que chegam, então você vê quanto sobra e os/as aprovadores/as sabem, antes de aprovar, se uma despesa vai ultrapassá-lo.

Crie um orçamento

Visão geral

Um orçamento tem um valor, um período e datas, e pertence a uma entidade jurídica, cuja moeda ele usa. Você escolhe os/as destinatários/as (os/as colaboradores/as que podem lançar despesas nele), quem pode vê-lo (Leitores) e quem pode alterá-lo (Responsáveis). Você precisa da permissão Criar orçamentos financeiros ou Gerenciar orçamentos financeiros.

Como usar

1. Na barra lateral, acesse Gastos > Despesas de colaboradores e abra a aba Orçamentos.
2. Clique em Adicionar orçamento.
3. Informações básicas:
   • Escolha a Entidade jurídica.
   • Digite o Nome do orçamento e, se quiser, uma Descrição do orçamento.
   • Clique em Continuar.
4. Acesso:
   • Escolha os/as Responsáveis (você é adicionado/a por padrão) e os/as Leitores.
   • Clique em Continuar.
5. Limites:
   • Escolha a Data de início (e, opcionalmente, uma Data de término).
   • Escolha o Período: Sem período, Diário, Semanal, Mensal ou Anual.
   • Digite o Limite e clique em Continuar.
6. Distribuição:
   • Escolha o Método de distribuição: Distribuição igual por colaborador ou Sem distribuição por colaborador.
   • Clique em Selecionar destinatários, busque ou filtre, marque as pessoas e clique em Aplicar seleção.
7. Clique em Enviar. Você verá a mensagem "Salvo com sucesso", e o novo orçamento será aberto.

Acompanhe as despesas de um orçamento

1. Para que os/as colaboradores/as possam escolher um orçamento, acesse Configurações > Despesas > Formulário de despesas e ative o campo Orçamentos. Deixe-o como Obrigatório se toda despesa precisar ser lançada em um orçamento.
2. Para acompanhar um orçamento, abra-o pela aba Orçamentos. Registros mostra as despesas lançadas nele; Colaboradores mostra os/as destinatários/as.

Os/as aprovadores/as veem se cada despesa está Dentro do orçamento, em Risco de orçamento ou se Ultrapassou o orçamento. Ultrapassar o orçamento nunca impede o envio nem a aprovação.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Um/a colaborador/a não encontra o orçamento na despesa.
No campo Orçamentos, os/as colaboradores/as só veem os orçamentos dos quais são destinatários/as e que estão ativos na Data do documento da despesa. Verifique se a pessoa é destinatária, se a Data do documento está entre as datas de início e de término do orçamento e se o campo Orçamentos está ativado em Formulário de despesas.

Não consigo ver um orçamento.
Com Criar orçamentos financeiros, você vê os orçamentos dos quais é responsável, leitor/a ou destinatário/a. Com Gerenciar orçamentos financeiros, você vê e gerencia todos.

O valor do orçamento está na moeda errada.
Um orçamento usa a moeda da entidade jurídica dele. Crie-o na entidade jurídica que tem a moeda de que você precisa.

Perguntas frequentes

1. Posso atribuir um orçamento a uma equipe ou a um centro de custo?
   Os orçamentos são atribuídos a pessoas. Para orçar uma equipe ou um centro de custo, selecione os membros como destinatários/as.
   
2. Um/a colaborador/a pode fazer parte de vários orçamentos?
   Sim. Ele/ela escolhe em qual lançar cada despesa.
   
3. O que acontece se uma despesa ultrapassar o orçamento?
   Os/as aprovadores/as veem que ela Ultrapassou o orçamento e decidem se a aprovam: ultrapassar o orçamento é uma informação para o/a aprovador/a e nunca impede o envio nem a aprovação. Na primeira vez que um orçamento é ultrapassado, os/as responsáveis são avisados/as.
   
4. Se eu alterar um orçamento, o que acontece com as despesas já lançadas nele?
   Elas continuam lançadas nele, e o status delas (Dentro do orçamento, Risco de orçamento ou Ultrapassou o orçamento) é recalculado com base no novo limite. Confira os novos números na página de detalhes do orçamento.
   
5. O que significa Risco de orçamento?
   Risco de orçamento significa que 90% ou mais do orçamento já foi usado, então resta menos de 10%. Os/as aprovadores/as veem se uma despesa está Dentro do orçamento, em Risco de orçamento ou se Ultrapassou o orçamento.
   
6. Como uma despesa em outra moeda é descontada de um orçamento?
   As despesas em outra moeda são convertidas para a moeda do orçamento usando a taxa de câmbio da data do recibo (documento).
   
7. O que os/as responsáveis pelo orçamento podem fazer e como o valor é dividido?
   Os/as Responsáveis podem editar os dados, o acesso, os limites e os/as colaboradores/as do orçamento; quem cria o orçamento é adicionado/a como responsável por padrão. Com Distribuição igual por colaborador, o valor é dividido igualmente entre os/as destinatários/as; com Sem distribuição por colaborador, ninguém tem um valor pessoal: todo mundo usa o mesmo total.