Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams und Administratoren.
Ein Budget legt fest, wie viel eine Gruppe von Personen in einem Zeitraum ausgeben darf, zum Beispiel die Reisekosten eines Teams für das Quartal oder das Budget für eine Veranstaltung. Ausgaben werden beim Eingang darauf angerechnet, sodass Sie sehen, was übrig ist, und Genehmigende wissen, wann eine Ausgabe das Budget überschreiten würde, bevor sie sie genehmigen.
Ein Budget erstellen
Übersicht
Ein Budget hat einen Betrag, einen Zeitrahmen und Datumsangaben und gehört zu einer Rechtseinheit, deren Währung es verwendet. Sie legen seine Empfänger fest (die Mitarbeitenden, die Ausgaben darauf buchen können), wer es einsehen kann (Betrachter) und wer es ändern kann (Verantwortliche). Sie benötigen die Berechtigung Finanzbudgets erstellen oder Finanzbudgets verwalten.
So geht's
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Ausgaben > Mitarbeiterausgaben und öffnen Sie dann den Tab Budgets.
- Klicken Sie auf Budget hinzufügen.
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Grundinformationen:
- Wählen Sie die Rechtseinheit.
- Geben Sie den Budgetnamen und, wenn Sie möchten, eine Budgetbeschreibung ein.
- Klicken Sie auf Weiter.
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Zugriff:
- Wählen Sie die Verantwortlichen (Sie sind standardmäßig hinzugefügt) und die Betrachter.
- Klicken Sie auf Weiter.
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Limits:
- Wählen Sie das Startdatum (und optional ein Enddatum).
- Wählen Sie den Zeitrahmen: Kein Zeitrahmen, Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.
- Geben Sie das Limit ein und klicken Sie auf Weiter.
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Zuteilung:
- Wählen Sie die Verteilungsmethode: Gleiche Zuteilung pro Mitarbeitendem oder Keine Zuteilung pro Mitarbeitendem.
- Klicken Sie auf Empfänger auswählen, suchen oder filtern Sie, markieren Sie Personen und klicken Sie auf Auswahl anwenden.
- Klicken Sie auf Absenden. Sie sehen „Erfolgreich gespeichert", und das neue Budget öffnet sich.
Ausgaben gegen ein Budget verfolgen
- Damit Mitarbeitende ein Budget auswählen können, gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenformular und aktivieren Sie das Feld Budgets. Machen Sie es zum Pflichtfeld, wenn jede Ausgabe einem Budget zugeordnet werden soll.
- Um ein Budget zu verfolgen, öffnen Sie es im Tab Budgets. Datensätze zeigt die darauf gebuchten Ausgaben; Mitarbeitende zeigt die Empfänger.
Genehmigende sehen, ob jede Ausgabe Im Budget, im Budgetrisiko oder Über dem Budget liegt. Eine Budgetüberschreitung blockiert das Einreichen oder Genehmigen nie.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Verwenden Sie klare Namen mit Zweck und Zeitraum, zum Beispiel Vertriebsreisen Q1.
- Beginnen Sie mit wenigen breiten Budgets und ergänzen Sie spezifische dort, wo Sie mehr Kontrolle brauchen.
- Lassen Sie Ihren Genehmigungsablauf Ausgaben über dem Budget an die Finanzabteilung senden, damit sie immer geprüft werden. Lesen Sie Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
- Siehe auch: Wie lege ich fest, was das Ausgabenformular abfragt? · Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ein Mitarbeitender findet das Budget bei seiner Ausgabe nicht.
Im Feld Budgets sehen Mitarbeitende nur Budgets, deren Empfänger sie sind und die am Belegdatum der Ausgabe aktiv sind. Prüfen Sie, ob die Person Empfänger ist, ob das Belegdatum zwischen Start- und Enddatum des Budgets liegt und ob das Feld Budgets im Ausgabenformular aktiviert ist.
Ich sehe ein Budget nicht.
Mit Finanzbudgets erstellen sehen Sie die Budgets, deren Verantwortlicher, Betrachter oder Empfänger Sie sind. Mit Finanzbudgets verwalten sehen und verwalten Sie alle.
Der Budgetbetrag ist in der falschen Währung.
Ein Budget verwendet die Währung seiner Rechtseinheit. Erstellen Sie es in der Rechtseinheit, deren Währung Sie brauchen.
FAQ
1. Kann ich ein Budget einem Team oder einer Kostenstelle zuweisen?
Budgets werden Personen zugewiesen. Um für ein Team oder eine Kostenstelle zu budgetieren, wählen Sie deren Mitglieder als Empfänger aus.
2. Kann ein Mitarbeitender Teil mehrerer Budgets sein?
Ja. Er wählt bei jeder Ausgabe, welches gilt.
3. Was passiert, wenn eine Ausgabe das Budget überschreitet?
Genehmigende sehen, dass sie Über dem Budget liegt, und entscheiden, ob sie sie genehmigen: Eine Budgetüberschreitung ist eine Information für die genehmigende Person und blockiert das Einreichen oder Genehmigen nie. Wenn ein Budget zum ersten Mal überschritten wird, werden seine Verantwortlichen benachrichtigt.
4. Was passiert mit bereits auf ein Budget gebuchten Ausgaben, wenn ich es ändere?
Sie bleiben darauf gebucht, und ihr Status (Im Budget, Budgetrisiko oder Über dem Budget) wird anhand des neuen Limits neu berechnet. Prüfen Sie die neuen Werte auf der Detailseite des Budgets.
5. Was bedeutet Budgetrisiko?
Budgetrisiko bedeutet, dass 90 % oder mehr des Budgets verbraucht sind, also weniger als 10 % übrig sind. Genehmigende sehen, ob eine Ausgabe Im Budget, im Budgetrisiko oder Über dem Budget liegt.
6. Wie wird eine Ausgabe in einer anderen Währung auf ein Budget angerechnet?
Ausgaben in einer anderen Währung werden mit dem Wechselkurs des Beleg- bzw. Quittungsdatums in die Währung des Budgets umgerechnet.
7. Was können Budgetverantwortliche tun, und wie wird der Betrag aufgeteilt?
Verantwortliche können Details, Zugriff, Limits und Mitarbeitende des Budgets bearbeiten; wer das Budget erstellt, wird standardmäßig als Verantwortlicher hinzugefügt. Bei Gleiche Zuteilung pro Mitarbeitendem wird der Betrag gleichmäßig auf die Empfänger aufgeteilt; bei Keine Zuteilung pro Mitarbeitendem erhält niemand einen persönlichen Betrag: Alle greifen auf dieselbe Gesamtsumme zu.