Um orçamento define quanto um grupo de pessoas pode gastar num período, por exemplo as viagens de uma equipa no trimestre ou o orçamento de um evento. As despesas são descontadas à medida que chegam, por isso pode ver quanto resta e os/as aprovadores/as sabem, antes de aprovar, se uma despesa o vai ultrapassar.

Cria um orçamento

Descrição geral

Um orçamento tem um montante, um período e datas, e pertence a uma entidade legal, cuja moeda usa. Escolhe os teus destinatários/as (os/as colaboradores/as que lhe podem imputar despesas), quem o pode ver (Leitores) e quem o pode alterar (Responsáveis). Precisas da permissão Criar orçamentos financeiros ou Gerir orçamentos financeiros.

Como fazer

1. Na barra lateral, acede a Gastos > Despesas de colaboradores e abre o separador Orçamentos.
2. Clica em Adicionar orçamento.
3. Informação básica:
   • Escolhe a Entidade legal.
   • Introduz o Nome do orçamento e, se quiser, uma Descrição do orçamento.
   • Clica em Continuar.
4. Acesso:
   • Escolhe os/as Responsáveis (é adicionado/a por predefinição) e os/as Leitores.
   • Clica em Continuar.
5. Limites:
   • Escolhe a Data de início (e, opcionalmente, uma Data de fim).
   • Escolhe o Período: Sem período, Diário, Semanal, Mensal ou Anual.
   • Introduz o Limite e clica em Continuar.
6. Distribuição:
   • Escolhe o Método de distribuição: Distribuição igual por colaborador ou Sem distribuição por colaborador.
   • Clica em Selecionar destinatários, pesquise ou filtra, seleciona as pessoas e clica em Aplicar seleção.
7. Clica em Enviar. Verás a mensagem «Guardado com sucesso» e o novo orçamento abre-se.

Acompanha as despesas de um orçamento

1. Para que os/as colaboradores/as possam escolher um orçamento, acede a Configurações > Despesas > Formulário de despesas e ativa o campo Orçamentos. Torna-o Obrigatório se todas as despesas tiverem de ser imputadas a um orçamento.
2. Para acompanhar um orçamento, abre-o a partir do separador Orçamentos. Registos mostra as despesas imputadas; Colaboradores mostra os/as destinatários/as.

Os/as aprovadores/as veem se cada despesa está Dentro do orçamento, em Risco de orçamento ou se Estourou o orçamento. Ultrapassar o orçamento nunca impede o envio nem a aprovação.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Um/a colaborador/a não encontra o orçamento na tua despesa.
No campo Orçamentos, os/as colaboradores/as só veem os orçamentos de que são destinatários/as e que estão ativos na Data do documento da despesa. Verifica se é destinatário/a, se a Data do documento está entre as datas de início e de fim do orçamento e se o campo Orçamentos está ativo em Formulário de despesas.

Não vejo um orçamento.
Com Criar orçamentos financeiros, vê os orçamentos de que é responsável, leitor/a ou destinatário/a. Com Gerir orçamentos financeiros, vê-os e gere-os todos.

O montante do orçamento está na moeda errada.
Um orçamento usa a moeda da tua entidade legal. Cria-o na entidade legal que tem a moeda de que precisa.

Perguntas frequentes

1. Posso atribuir um orçamento a uma equipa ou a um centro de custo?
   Os orçamentos são atribuídos a pessoas. Para orçamentar uma equipa ou um centro de custo, seleciona os seus membros como destinatários/as.
   
2. Um/a colaborador/a pode fazer parte de vários orçamentos?
   Sim. Em cada despesa escolhe a qual a imputa.
   
3. O que acontece se uma despesa ultrapassar o orçamento?
   Os/as aprovadores/as veem que Estourou o orçamento e decidem se a aprovam: ultrapassar o orçamento é informação para o/a aprovador/a e nunca impede o envio nem a aprovação. Da primeira vez que um orçamento é ultrapassado, os/as responsáveis são avisados/as.
   
4. Se alterares um orçamento, o que acontece às despesas já imputadas?
   Continuam imputadas, e o seu estado (Dentro do orçamento, Risco de orçamento ou Estourou o orçamento) é recalculado com o novo limite. Consulta os novos valores na página de detalhe do orçamento.
   
5. O que significa Risco de orçamento?
   Risco de orçamento significa que já foi usado 90 % ou mais do orçamento, por isso resta menos de 10 %. Os/as aprovadores/as veem se uma despesa está Dentro do orçamento, em Risco de orçamento ou se Estourou o orçamento.
   
6. Como é descontada de um orçamento uma despesa noutra moeda?
   As despesas noutra moeda são convertidas para a moeda do orçamento com a taxa de câmbio da data do recibo (documento).
   
7. O que podem fazer os/as responsáveis pelo orçamento e como é dividido o montante?
   Os/as Responsáveis podem editar os dados, o acesso, os limites e os/as colaboradores/as do orçamento; quem cria o orçamento é adicionado/a como responsável por predefinição. Com Distribuição igual por colaborador, o montante é dividido em partes iguais entre os/as destinatários/as; com Sem distribuição por colaborador, ninguém tem um montante pessoal: toda a gente gasta do mesmo total.