Este artigo é para: funcionários/as, equipes de finanças e aprovadores/as.
As finanças precisam saber a qual projeto, orçamento e centro de custo cada despesa pertence, sem precisar manter uma planilha à parte. A aba Alocação de custo na página de despesas mostra onde está sendo cobrado, incluindo como é dividido por porcentagem entre os centros de custo, para que funcionários/as, aprovadores/as e finanças vejam a mesma situação.
Veja como uma despesa é cobrada
Visão geral
Na visualização completa da despesa, uma despesa possui abas, incluindo Detalhes, Alocação de custo, Comentários e Documentos vinculados. A aba Alocação de custo mostra o orçamento, projeto, subprojeto e centros de custo aos quais a despesa está sendo cobrada. Quando uma despesa é dividida entre vários centros de custo, cada um mostra sua parte ao lado do seu nome, por exemplo Marketing (60%) e Vendas (40%) em um jantar de cliente de £250.
Como usar
- Abra a despesa em Meus gastos > Minhas despesas (suas) ou Gastos > Despesas de funcionários/as (de todos).
- Vá para a aba Alocação de custo.
- Verifique o orçamento, projeto, subprojeto e centros de custo. Cada centro de custo mostra sua porcentagem, por exemplo Marketing (60%).
Um campo que sua empresa utiliza, mas que ninguém preencheu, mostra um traço (-). Se sua empresa não usa orçamentos, projetos ou centros de custo, a aba diz "Esta despesa não está cobrada a um orçamento, projeto ou centro de custo."
Cobrar seu próprio rascunho a um projeto
Como usar
- No seu rascunho, clique em Editar, escolha o projeto e, se sua empresa os utiliza, o subprojeto, e clique em Salvar.
- Dependendo do fluxo de aprovação da sua empresa, a despesa pode ir para o/a gerente do projeto para aprovação.
Do projeto: em Projetos, abra a aba Gastos do projeto e clique em Adicionar despesa de funcionário/a.
Dicas e Melhores Práticas
- Verifique a aba Alocação de custo antes de enviar: é a maneira mais rápida de ver onde as finanças verão a despesa.
- Aprovadores/as: abra Alocação de custo quando uma despesa mencionar um cliente ou um projeto, para verificar se está cobrada ao correto.
- Relacionados: Como faço para criar uma despesa? · Como vejo o que minha empresa gasta? · Como exporto despesas? · Como deixo um comentário em uma despesa?
Resolução de Problemas e FAQ
Resolução de Problemas
Não vejo as abas quando abro uma despesa.
As abas pertencem à visualização completa da despesa. Se suas despesas abrirem em um painel lateral ou em uma janela, você pode não ver todas elas. Seu/a admin ou Gerente de Conta pode informar qual visualização sua empresa utiliza.
Não consigo adicionar uma despesa a um projeto.
Quando um projeto está fechado, funcionários/as não podem adicionar despesas a ele. Pergunte ao/a gerente do projeto ou ao/a seu/sua admin.
FAQ
1. Onde as porcentagens dos centros de custo aparecem nos relatórios?
Em Gastos > Despesas de funcionários/as > Relatório, o widget Despesas por centro de custo mostra gastos por centro de custo. Para pessoas em vários centros de custo, a despesa é dividida pela porcentagem da pessoa em cada um. Veja Como vejo o que minha empresa gasta?.
2. Posso obter a divisão dos centros de custo através da API?
Sim. Uma despesa pode ser dividida entre vários centros de custo, e as distribuições de centros de custo lidas (beta) retornam a porcentagem de cada um. Veja Como conecto despesas aos meus próprios sistemas com a Factorial?.
3. Posso exportar as despesas de um projeto?
Sim. Projetos têm uma exportação de Despesas do projeto. Para todas as despesas, a exportação avançada tem uma coluna Centros de custo. Veja Como exporto despesas?.
4. O que a aba Alocação de custo mostra quando nada está preenchido?
Um traço (-) para cada campo que sua empresa utiliza. Se sua empresa não usa orçamentos, projetos ou centros de custo, a aba diz "Esta despesa não está cobrada a um orçamento, projeto ou centro de custo."