Este artículo es para: empleados/as, equipos de finanzas y aprobadores/as.
Las finanzas necesitan saber a qué proyecto, presupuesto y centro de costos pertenece cada gasto, sin tener que mantener una hoja de cálculo aparte. La pestaña Asignación de costos en la página de gastos muestra dónde se carga, incluyendo cómo se divide por porcentaje entre los centros de costos, para que empleados/as, aprobadores/as y finanzas vean la misma información.
Ver cómo se carga un gasto
Descripción general
En la vista de gastos de página completa, un gasto tiene pestañas, incluyendo Detalles, Asignación de costos, Comentarios y Documentos vinculados. La pestaña Asignación de costos muestra el presupuesto, proyecto, subproyecto y centros de costos a los que se carga el gasto. Cuando un gasto se divide entre varios centros de costos, cada uno muestra su parte junto a su nombre, por ejemplo Marketing (60%) y Ventas (40%) en una cena de cliente de £250.
Cómo usar
- Abre el gasto desde Mis gastos > Mis gastos (tuyos) o Gastos > Gastos de empleados/as (de todos/as).
- Ve a la pestaña Asignación de costos.
- Verifica el presupuesto, proyecto, subproyecto y centros de costos. Cada centro de costos muestra su porcentaje, por ejemplo Marketing (60%).
Un campo que tu empresa usa pero que nadie ha completado muestra un guion (-). Si tu empresa no utiliza presupuestos, proyectos o centros de costos en absoluto, la pestaña dice "Este gasto no se carga a un presupuesto, proyecto o centro de costos."
Cargar tu propio borrador a un proyecto
Cómo usar
- En tu borrador, haz clic en Editar, elige el proyecto y, si tu empresa los usa, el subproyecto, luego haz clic en Guardar.
- Dependiendo del flujo de aprobación de tu empresa, el gasto puede ir al/a la gerente del proyecto para su aprobación.
Desde el proyecto: en Proyectos, abre la pestaña de Gastos del proyecto y haz clic en Agregar gasto de empleado/a.
Consejos y Mejores Prácticas
- Verifica la pestaña Asignación de costos antes de enviar: es la forma más rápida de ver dónde verá el gasto el departamento de finanzas.
- Aprobadores/as: abre Asignación de costos cuando un gasto mencione a un cliente o un proyecto, para verificar que se carga al correcto.
- Relacionado: ¿Cómo creo un gasto? · ¿Cómo veo lo que gasta mi empresa? · ¿Cómo exporto gastos? · ¿Cómo dejo un comentario sobre un gasto?
Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
No veo las pestañas cuando abro un gasto.
Las pestañas pertenecen a la vista de gastos de página completa. Si tus gastos se abren en un panel lateral o en una ventana en su lugar, puede que no veas todas ellas. Tu administrador/a o Gerente de Cuenta puede decirte qué vista usa tu empresa.
No puedo agregar un gasto a un proyecto.
Cuando un proyecto está cerrado, los empleados/as no pueden agregar gastos a él. Pregunta al/a la gerente del proyecto o a tu administrador/a.
FAQ
1. ¿Dónde aparecen los porcentajes de los centros de costos en los informes?
En Gastos > Gastos de empleados/as > Informe, el widget Gastos por centro de costos muestra el gasto por centro de costos. Para personas en varios centros de costos, el gasto se divide por el porcentaje de la persona en cada uno. Consulta ¿Cómo veo lo que gasta mi empresa?.
2. ¿Puedo obtener la división de los centros de costos a través de la API?
Sí. Un gasto puede dividirse entre varios centros de costos, y las distribuciones de centros de costos leídas (beta) devuelven el porcentaje de cada uno. Consulta ¿Cómo conecto gastos a mis propios sistemas con la Factorial?.
3. ¿Puedo exportar los gastos de un proyecto?
Sí. Proyectos tiene una exportación de Gastos del proyecto. Para todos los gastos, la exportación avanzada tiene una columna de Centros de costos. Consulta ¿Cómo exporto gastos?.
4. ¿Qué muestra la pestaña de Asignación de costos cuando nada está completado?
Un guion (-) para cada campo que tu empresa usa. Si tu empresa no utiliza presupuestos, proyectos o centros de costos en absoluto, la pestaña dice "Este gasto no se carga a un presupuesto, proyecto o centro de costos."