Compreender a terminologia usada nos módulos de Despesas e Cartões da Factorial pode tornar a sua experiência mais rápida e fácil, especialmente ao configurar ou pedir ajuda. Este glossário define os conceitos, funções e processos principais para que você saiba sempre do que estamos falando.

Quer você seja um funcionário enviando despesas, um gerente as aprovando, ou um membro da equipe financeira configurando orçamentos e regras, este é o seu guia de referência.

Glossário de termos-chave nos módulos de Despesas e Cartões

A

• Alerta: Uma notificação que é acionada quando uma despesa ou transação viola uma regra ou um limite predefinido, como uma política de gastos ou o envio de um recibo duplicado. Os alertas ajudam os aprovadores e as equipes financeiras a detectar despesas de risco em tempo real.
• Aprovação automática: Uma regra inteligente que aprova automaticamente as despesas que cumprem condições específicas (por exemplo, abaixo de um certo valor ou de uma equipe específica), sem necessitar de uma revisão manual.
• Assistente: Um usuário que envia despesas em nome de outro funcionário.

B

• Budget: Um limite de gastos atribuído a uma equipe, departamento, projeto ou pessoa. Os budgets ajudam a controlar e a monitorar os gastos da empresa e a acompanhá-los em tempo real.

C

• Cartão: Um cartão corporativo físico ou virtual emitido através da Factorial que os funcionários podem usar para os gastos da empresa. Todas as transações com cartão são acompanhadas automaticamente e podem ser convertidas em despesas, o que simplifica o envio, a aprovação e a reconciliação.
• Centro de Custo: Uma etiqueta interna usada para agrupar e acompanhar as despesas por departamento, projeto ou unidade de negócio.
• Conflito de Categoria: Um problema que ocorre quando uma despesa de refeições ou bebidas é enviada para as mesmas datas que uma despesa de diária, que em teoria já deveria cobrir esses custos.

D

• Documento: Um comprovante de pagamento (por exemplo, uma foto de um cupom fiscal ou de uma nota fiscal) que deve ser anexado para validar a maioria das despesas.
• Duplicata: Uma despesa que parece ter sido enviada mais de uma vez. A Factorial usa IA para detectar e sinalizar potenciais duplicatas com base nas informações presentes no documento anexado.

F

• Fluxo de Aprovação: Um conjunto de regras que define quem precisa aprovar uma despesa e em que ordem. É possível configurar fluxos de aprovação de um ou vários níveis, com um ou mais aprovadores em cada nível.
• Função Financeira: Uma função na Factorial com permissões para visualizar todas as despesas, configurar regras e budgets, e exportar dados para relatórios ou processamento salarial.

G

• Grupo: Uma coleção de despesas individuais enviadas em conjunto como parte de um relatório maior, frequentemente para uma viagem, um mês ou um projeto específico.

M

• Manual: Uma despesa enviada manualmente por um funcionário (não ligada a um cartão) que requer que o usuário insira o valor, selecione uma categoria e faça o upload de um recibo.
• Milhagem: Uma despesa baseada na distância percorrida com um veículo pessoal. A Factorial calcula automaticamente o valor do reembolso com base nas taxas configuradas.

P

• Política: Um conjunto de regras que define que tipo de despesas são permitidas, os limites por categoria, e quem pode enviá-las ou aprová-las. As políticas podem variar dependendo da equipe, da localização ou do tempo de casa.

R

• Regra Inteligente: Uma regra automatizada usada para acionar ações específicas, como a aprovação automática ou notificações, com base em condições como o valor, a equipe ou a categoria.

S

• Submissor: Qualquer usuário que cria e envia uma despesa. Normalmente, é um funcionário, mas também pode ser um assistente enviando em nome de outra pessoa.
• Subsídio Diário: Um subsídio diário fixo para funcionários em viagens de negócios, com base em regras predefinidas na política de despesas.