A sincronização de RH conecta seu sistema de RH ao Factorial IT, para que os dados dos funcionários cheguem automaticamente e impulsionem as integrações, desligamentos e seu diretório de funcionários. Configure quando você quiser que esses fluxos sejam automatizados e seu diretório mantido atualizado sem edições manuais.

Recurso/Funcionalidade

Visão Geral

Uma vez que seu sistema de RH esteja sincronizado, você pode:

• Automatizar integrações e desligamentos.
• Construir políticas de TI com base em dados de RH, como equipes, funções e entidades.
• Manter o diretório de funcionários preciso, sem manutenção manual.

Se você não usar um sistema de RH, importe funcionários de um arquivo CSV em vez disso (veja Importar funcionários).

Você pode vincular um sistema de RH ou vários à mesma conta. Isso ajuda quando diferentes países ou entidades legais usam diferentes ferramentas de RH.

Como usar

1. Vá para Configurações > Sistema de RH.
2. Clique em Conectar um HRIS. A lista de sistemas de RH suportados se abre; use Pesquisar para encontrar o seu.
3. Escolha seu provedor de sistema de RH. Clique no seu bloco para conectá-lo você mesmo. Se outra pessoa cuidar do seu sistema de RH, clique no ícone de copiar no bloco para copiar um link de configuração e enviá-lo a ela. Eles não precisam de uma conta Factorial IT, e o link funciona por um ano.
4. Escolha os dados a serem sincronizados. Factorial IT precisa de alguns campos essenciais para funcionar: nome, sobrenome, e-mail de trabalho, datas de início e término, equipe e gerente. Você pode desligar esses campos pessoais se preferir não compartilhá-los:

1. Adicione filtros para limitar quais funcionários são sincronizados:
   • Entidades legais escolhidas
   • Tipos de contrato ou emprego específicos
   • Equipes escolhidas
2. Complete as etapas de autenticação. A conexão então aparece sob Conexões como Primeira sincronização em andamento, e muda para Conectado quando a primeira sincronização é concluída.

Depois disso, os funcionários são sincronizados junto com seus detalhes: datas de contrato, equipes e funções.

Gerenciar uma conexão

Cada conexão sob Conexões mostra quando foi sincronizada pela última vez, quantos funcionários contém e seu status. Seu menu … permite que você:

• Sincronizar agora, ou Tentar sincronização novamente após um status de Sincronização falhou.
• Editar filtros para mudar quem é sincronizado.
• Renomear a conexão.
• Desconectar o sistema de RH. Factorial IT para de ler pessoas a partir dele; funcionários, integrações e desligamentos já criados são mantidos.

Se uma conexão precisar de atenção, seu status informa o motivo:

Quando outra pessoa gerencia seu sistema de RH, use Copiar o link de reconexão no menu … da conexão em vez de Reconectar, e envie o link a ela. Eles podem se reconectar sem uma conta Factorial IT. O status é atualizado após a próxima sincronização.

Para trazer pessoas de um arquivo em vez disso, clique em Importar de CSV (veja Importar funcionários).

Guias de conexão

Factorial IT se conecta a sistemas de RH através de Kombo. Kombo publica um guia passo a passo para cada provedor suportado em help.kombo.dev.

Guias para os provedores mais comuns:

• BambooHR
• BoondManager
• CezanneHR
• Lucca
• Payfit

Permissões do Lucca

Para que as próximas integrações e desligamentos sejam enviados pelo Lucca, a chave da API do Lucca precisa de duas permissões extras:

1. Faça login na sua conta de administrador do Lucca.
2. Vá para Configurações > Chaves de API.
3. Edite as permissões na chave da API.
4. Ative Ver futuros funcionários e Ver funcionários desligados.

Sem elas, o Lucca não envia dados de integração ou desligamento para Factorial IT.

Frequência e modos de sincronização

Depois de se conectar, Factorial IT sincroniza seus dados de RH a cada hora. Não há nada que você precise fazer.

Para decidir como cada campo é sincronizado, vá para Configurações > Sistema de RH e clique em Configurações de sincronização por campo sob Configurações. Esta seção aparece uma vez que uma conexão tenha iniciado sua primeira sincronização. Para cada campo e cada sistema de RH conectado, escolha um:

• Importar uma vez: o valor é definido na primeira sincronização e você pode editá-lo manualmente depois.
• Sincronizar continuamente: o valor segue o sistema de RH e não pode ser editado manualmente.

O mesmo campo pode ser sincronizado de mais de um sistema de RH.

Por exemplo:

• Datas de início e término de contrato → sincronizar continuamente
• Título do trabalho → importar uma vez, depois manter atualizado manualmente

Para que o desligamento automatizado funcione, defina o campo Offboarding para Sincronizar continuamente.

Na primeira sincronização, cada campo sincronizado substitui os dados existentes dos funcionários, independentemente do modo que tenha. A partir de então, apenas campos em Sincronizar continuamente são substituídos por mudanças no sistema de RH.

Datas de início e desligamento passadas

Às vezes, seu sistema de RH adiciona uma pessoa após sua data de início ou informa uma saída após a data de desligamento. Duas configurações em Configurações > Sistema de RH > Configurações decidem o que Factorial IT faz nesses casos. Elas se aplicam a todas as conexões.

A janela é contada retroativamente a partir da data de sincronização:

• Onboarding para datas de início passadas: uma integração é criada quando a data de início está dentro da janela. Pessoas que começaram antes são criadas como funcionários ativos sem integração. Sempre cria uma integração para todos que o sistema de RH adiciona. A escolha é salva assim que você a seleciona, e uma sincronização com seu sistema de RH começa. A janela só afeta quais integrações uma sincronização cria; restringi-la nunca remove uma integração que já existe.
• Offboarding para datas de saída passadas: um desligamento é criado quando a data de saída está dentro da janela. Com Nunca, apenas funcionários cuja data de saída ainda está no futuro são desligados. A escolha é salva assim que você a seleciona.

Funcionários externos

Alguns sistemas de RH também mantêm pessoas que não fazem parte da sua força de trabalho principal, como contratados ou consultores. Para mantê-los fora do seu diretório de funcionários:

1. Abra o perfil do funcionário e clique em Ocultar.
2. Se eles aparecerem na lista de Onboarding, você também pode Ignorar a integração. Isso oculta o funcionário sem excluir completamente o registro.

Funcionários ocultos são excluídos dos fluxos de trabalho de gerenciamento de funcionários.

Dados recuperados

Antes de você conectar um sistema de RH, você verá a lista de dados que Factorial IT lê através do Kombo. Verifique antes de autorizar a conexão.

Os dados usuais incluem:

Lista completa de dados lidos do sistema de RH

Entidades legais

• Nome
• Endereço

Locais de trabalho

• Nome
• Endereço

Funcionários

• Número do funcionário
• Nome
• Sobrenome
• Título do trabalho
• E-mail de trabalho
• E-mail pessoal (opcional)
• Número de telefone celular (opcional)
• Status de emprego
• ID do local de trabalho
• ID da entidade legal
• ID do gerente
• Endereço residencial (opcional)
• Data de início

Empregos

• ID do funcionário
• Tipo de emprego
• Data efetiva

Grupos

• Nome
• Tipo

Qualquer campo que não esteja nesta lista não é lido. O Kombo não tem acesso a dados bancários, salários ou saldos de licença.

Para a conformidade do Kombo com o GDPR e como ele processa dados, veja Centro de Confiança do Kombo.

Resolução de Problemas e FAQ

Resolução de Problemas

• Onboarding e desligamentos do Lucca estão faltando. A chave da API do Lucca provavelmente carece de Ver futuros funcionários ou Ver funcionários desligados. Veja as permissões do Lucca acima.
• Um novo contratado está faltando nas integrações.
  1. Verifique se a pessoa existe em seu sistema de RH com uma data de início preenchida.
  2. Pesquise tanto nos funcionários ativos (incluindo os ocultos) quanto na lista de Onboarding, com todos os filtros limpos.
  3. Vá para Configurações > Sistema de RH, abra o menu … da conexão e clique em Editar filtros. A visualização do filtro mostra quais funcionários estão na sincronização:
     • Incluído: o funcionário está sincronizado. Pesquise pelo sobrenome em funcionários ativos, integrações e desligamentos.
     • Excluído: o Kombo dá o motivo, muitas vezes um filtro. Altere os filtros para incluir o funcionário.
• Um desligado está faltando nos desligamentos.
  1. Vá para Configurações > Sistema de RH.
  2. Em Configurações de sincronização por campo, verifique o modo do campo Offboarding (veja Frequência e modos de sincronização acima).
  3. Se a data de saída já havia passado quando o funcionário foi sincronizado, verifique a configuração Offboarding para datas de saída passadas (veja Datas de início e desligamento passadas acima).
• Uma conexão mostra Reconexão necessária. O sistema de RH não aceita mais suas credenciais. Clique em Reconectar, ou envie Copiar o link de reconexão para quem gerencia o sistema de RH.

FAQ

1. Com que frequência a sincronização é executada?
   A cada hora, sem ação de sua parte.
    
2. Posso conectar mais de um sistema de RH?
   Sim. Você pode vincular vários a uma conta, por exemplo, um por país ou entidade legal.
    
3. A pessoa que conecta o sistema de RH precisa de uma conta Factorial IT?
   Não. Envie a eles o link de configuração do bloco do provedor; ele permanece válido por um ano.
    
4. O que acontece com os funcionários se eu desconectar um sistema de RH?
   Factorial IT para de ler pessoas a partir dele. Funcionários, integrações e desligamentos já criados permanecem.
    
5. Restringir a janela de datas de início passadas remove integrações?
   Não. Isso apenas decide quais integrações as sincronizações futuras criam.
    
6. O Factorial IT lê salários ou dados bancários?
   Não. O Kombo não acessa dados bancários, salários ou saldos de licença.