La synchronisation RH connecte votre système RH à Factorial IT afin que les données des employés arrivent automatiquement et alimentent les intégrations, désintégrations et votre annuaire d'employés. Configurez-le lorsque vous souhaitez automatiser ces flux et que votre annuaire soit à jour sans modifications manuelles.

Fonctionnalité

Présentation

Une fois votre système RH synchronisé, vous pouvez :

• Automatiser les intégrations et désintégrations.
• Élaborer des politiques informatiques basées sur les données RH telles que les équipes, les rôles et les entités.
• Maintenir l'annuaire des employés précis sans entretien manuel.

Si vous n'utilisez pas de système RH, importez des employés à partir d'un fichier CSV à la place (voir Importer des employés).

Vous pouvez lier un ou plusieurs systèmes RH au même compte. Cela est utile lorsque différents pays ou entités légales utilisent différents outils RH.

Comment utiliser

1. Allez dans Paramètres > Système RH.
2. Cliquez sur Connecter un HRIS. La liste des systèmes RH pris en charge s'ouvre ; utilisez Recherche pour trouver le vôtre.
3. Choisissez votre fournisseur de système RH. Cliquez sur son icône pour le connecter vous-même. Si une autre personne s'occupe de votre système RH, cliquez sur l'icône de copie sur l'icône pour copier un lien de configuration et l'envoyer. Ils n'ont pas besoin d'un compte Factorial IT, et le lien fonctionne pendant un an.
4. Choisissez les données à synchroniser. Factorial IT a besoin de certains champs essentiels pour fonctionner : prénom, nom, e-mail professionnel, dates de début et de fin, équipe et responsable. Vous pouvez désactiver ces champs personnels si vous préférez ne pas les partager :

1. Ajoutez des filtres pour limiter quels employés se synchronisent :
   • Entités légales choisies
   • Types de contrat ou d'emploi particuliers
   • Équipes choisies
2. Complétez les étapes d'authentification. La connexion apparaît ensuite sous Connexions comme Première synchronisation en cours, et change en Connecté lorsque la première synchronisation est terminée.

Après cela, les employés se synchronisent avec leurs détails : dates de contrat, équipes et rôles.

Gérer une connexion

Toute connexion sous Connexions affiche la dernière synchronisation, combien d'employés elle contient et son statut. Son menu … vous permet de :

• Synchroniser maintenant, ou Réessayer la synchronisation après un statut Échec de la synchronisation.
• Modifier les filtres pour changer qui est synchronisé.
• Renommer la connexion.
• Déconnecter le système RH. Factorial IT cesse de lire les personnes à partir de celui-ci ; les employés, intégrations et désintégrations déjà créés sont conservés.

Si une connexion nécessite une attention, son statut vous indique pourquoi :

Lorsque quelqu'un d'autre gère votre système RH, utilisez Copier le lien de reconnexion dans le menu … de la connexion plutôt que Reconnecter, et envoyez-leur le lien. Ils peuvent se reconnecter sans un compte Factorial IT. Le statut se met à jour après la prochaine synchronisation.

Pour importer des personnes à partir d'un fichier à la place, cliquez sur Importer depuis CSV (voir Importer des employés).

Guides de connexion

Factorial IT se connecte aux systèmes RH via Kombo. Kombo publie un guide étape par étape pour chaque fournisseur pris en charge sur help.kombo.dev.

Guides pour les fournisseurs les plus courants :

• BambooHR
• BoondManager
• CezanneHR
• Lucca
• Payfit

Permissions Lucca

Pour que les intégrations et désintégrations à venir passent par Lucca, la clé API Lucca a besoin de deux permissions supplémentaires :

1. Connectez-vous à votre compte administrateur Lucca.
2. Allez dans Paramètres > Clés API.
3. Modifiez les permissions sur la clé API.
4. Activez Voir les futurs employés et Voir les employés partis.

Sans elles, Lucca n'envoie à Factorial IT aucune donnée d'intégration ou de désintégration.

Fréquence et modes de synchronisation

Après vous être connecté, Factorial IT synchronise vos données RH toutes les heures. Il n'y a rien à faire de votre part.

Pour décider comment chaque champ se synchronise, allez dans Paramètres > Système RH et cliquez sur Paramètres de synchronisation par champ sous Paramètres. Cette section apparaît une fois qu'une connexion a commencé sa première synchronisation. Pour chaque champ et chaque système RH connecté, choisissez-en un :

• Importer une fois : la valeur est définie lors de la première synchronisation et vous pouvez ensuite la modifier manuellement.
• Synchroniser en continu : la valeur suit le système RH et ne peut pas être modifiée manuellement.

Le même champ peut se synchroniser à partir de plusieurs systèmes RH.

Par exemple :

• Dates de début et de fin de contrat → synchroniser en continu
• Titre de poste → importer une fois, puis maintenir à jour manuellement

Pour que les désintégrations automatisées fonctionnent, définissez le champ Offboarding sur Synchroniser en continu.

Lors de la toute première synchronisation, chaque champ synchronisé remplace les données existantes des employés, quel que soit son mode. À partir de là, seuls les champs sur Synchroniser en continu sont remplacés par des changements dans le système RH.

Dates de début et de départ passées

Parfois, votre système RH ajoute une personne après sa date de début, ou signale un départ après la date de départ. Deux paramètres sous Paramètres > Système RH > Paramètres décident de ce que Factorial IT fait dans ces cas. Ils s'appliquent à toutes les connexions.

La fenêtre est comptée à rebours à partir de la date de synchronisation :

• Onboarding pour les dates de début passées : une intégration est créée lorsque la date de début est à l'intérieur de la fenêtre. Les personnes qui ont commencé plus tôt sont créées en tant qu'employés actifs sans intégration. Toujours crée une intégration pour tout le monde que le système RH ajoute. Le choix est enregistré dès que vous le sélectionnez, et une synchronisation avec votre système RH commence. La fenêtre n'affecte que les intégrations qu'une synchronisation crée ; la réduire ne supprime jamais une intégration qui existe déjà.
• Offboarding pour les dates de départ passées : une désintégration est créée lorsque la date de départ est à l'intérieur de la fenêtre. Avec Jamais, seuls les employés dont la date de départ est encore dans le futur sont désintégrés. Le choix est enregistré dès que vous le sélectionnez.

Employés externes

Certains systèmes RH contiennent également des personnes qui ne font pas partie de votre effectif principal, comme des contractuels ou des consultants. Pour les exclure de votre annuaire d'employés :

1. Ouvrez le profil de l'employé et cliquez sur Cacher.
2. Si elles apparaissent dans la liste des Onboarding, vous pouvez également Ignorer l'intégration. Cela cache l'employé sans supprimer complètement l'enregistrement.

Les employés cachés sont exclus des flux de gestion des employés.

Données récupérées

Avant de connecter un système RH, vous voyez la liste des données que Factorial IT lit via Kombo. Vérifiez-la avant d'autoriser la connexion.

Les données habituelles incluent :

Liste complète des données lues depuis le système RH

Entités légales

• Nom
• Adresse

Sites de travail

• Nom
• Adresse

Employés

• Numéro d'employé
• Prénom
• Nom
• Titre de poste
• Email professionnel
• Email personnel (optionnel)
• Numéro de téléphone mobile (optionnel)
• Statut d'emploi
• ID de lieu de travail
• ID d'entité légale
• ID de responsable
• Adresse personnelle (optionnelle)
• Date de début

Emplois

• ID d'employé
• Type d'emploi
• Date d'effet

Groupes

• Nom
• Type

Tout champ non présent dans cette liste n'est pas lu. Kombo n'a pas accès aux détails bancaires, salaires ou soldes de congé.

Pour la conformité de Kombo au RGPD et comment il traite les données, voir le Centre de confiance de Kombo.

Dépannage et FAQ

Dépannage

• Les Onboarding et désintégrations de Lucca sont manquantes. La clé API Lucca manque probablement de Voir les futurs employés ou Voir les employés partis. Voir les permissions Lucca ci-dessus.
• Une nouvelle recrue manque dans les intégrations.
  1. Vérifiez que la personne existe dans votre système RH avec une date de début remplie.
  2. Recherchez à la fois parmi les employés actifs (y compris ceux cachés) et dans la liste des Onboarding, avec tous les filtres désactivés.
  3. Allez dans Paramètres > Système RH, ouvrez le menu … de la connexion et cliquez sur Modifier les filtres. L'aperçu des filtres montre quels employés sont dans la synchronisation :
     • Inclus : l'employé est synchronisé. Recherchez par nom de famille parmi les employés actifs, les intégrations et les désintégrations.
     • Exclus : Kombo donne la raison, souvent un filtre. Changez les filtres pour inclure l'employé.
• Un partant manque dans les désintégrations.
  1. Allez dans Paramètres > Système RH.
  2. Dans Paramètres de synchronisation par champ, vérifiez le mode du champ Offboarding (voir Fréquence et modes de synchronisation ci-dessus).
  3. Si la date de départ était déjà passée lorsque l'employé a été synchronisé, vérifiez le paramètre Offboarding pour les dates de départ passées (voir Dates de début et de départ passées ci-dessus).
• Une connexion indique qu'une reconnexion est nécessaire. Le système RH n'accepte plus ses identifiants. Cliquez sur Reconnecter, ou envoyez Copier le lien de reconnexion à qui gère le système RH.

FAQ

1. À quelle fréquence la synchronisation s'exécute-t-elle ?
   Chaque heure, sans action de votre part.
    
2. Puis-je connecter plusieurs systèmes RH ?
   Oui. Vous pouvez lier plusieurs à un compte, par exemple un par pays ou par entité légale.
    
3. La personne qui connecte le système RH a-t-elle besoin d'un compte Factorial IT ?
   Non. Envoyez-leur le lien de configuration depuis l'icône du fournisseur ; il reste valide pendant un an.
    
4. Que se passe-t-il avec les employés si je déconnecte un système RH ?
   Factorial IT cesse de lire les personnes à partir de celui-ci. Les employés, intégrations et désintégrations déjà créés restent.
    
5. Réduire la fenêtre de date de début passée supprime-t-elle des intégrations ?
   Non. Cela ne décide que quelles intégrations les synchronisations futures créent.
    
6. Factorial IT lit-il les salaires ou les détails bancaires ?
   Non. Kombo n'accède pas aux détails bancaires, salaires ou soldes de congé.