HR-Synchronisation verbindet dein HR-System mit Factorial IT, sodass Mitarbeiterdaten automatisch ankommen und Onboardings, Offboardings und dein Mitarbeitendenverzeichnis steuern. Richte es ein, wenn du diese Abläufe automatisiert haben möchtest und dein Verzeichnis ohne manuelle Änderungen aktuell gehalten werden soll.

Funktion/Feature

Übersicht

Sobald dein HR-System synchronisiert ist, kannst du:

• Onboardings und Offboardings automatisieren.
• IT-Richtlinien auf HR-Daten wie Teams, Rollen und Einheiten aufbauen.
• Das Mitarbeitendenverzeichnis genau halten, ohne manuelle Pflege.

Wenn du kein HR-System verwendest, importiere Mitarbeitende stattdessen aus einer CSV-Datei (siehe Mitarbeitende importieren).

Du kannst ein oder mehrere HR-Systeme mit demselben Konto verknüpfen. Das hilft, wenn verschiedene Länder oder rechtliche Einheiten unterschiedliche HR-Tools verwenden.

So verwendest du es

1. Gehe zu Einstellungen > HR-System.
2. Klicke auf HRIS verbinden. Die Liste der unterstützten HR-Systeme öffnet sich; benutze Suche, um deins zu finden.
3. Wähle deinen HR-Systemanbieter. Klicke auf seine Kachel, um es selbst zu verbinden. Wenn eine andere Person sich um dein HR-System kümmert, klicke auf das Kopiersymbol auf der Kachel, um einen Einrichtungslink zu kopieren und ihn ihnen zu senden. Sie benötigen kein Factorial IT-Konto, und der Link funktioniert ein Jahr lang.
4. Wähle die Daten aus, die synchronisiert werden sollen. Factorial IT benötigt einige Kernfelder, um zu funktionieren: Vorname, Nachname, Arbeits-E-Mail, Start- und Enddaten, Team und Vorgesetzte/r. Du kannst diese persönlichen Felder deaktivieren, wenn du sie lieber nicht teilen möchtest:

1. Füge Filter hinzu, um zu begrenzen, welche Mitarbeitenden synchronisiert werden:
   • Ausgewählte rechtliche Einheiten
   • Bestimmte Vertrags- oder Beschäftigungsarten
   • Ausgewählte Teams
2. Schließe die Authentifizierungsschritte ab. Die Verbindung wird dann unter Verbindungen als Erste Synchronisation in Bearbeitung angezeigt und wechselt zu Verbunden, wenn die erste Synchronisation abgeschlossen ist.

Danach synchronisieren sich die Mitarbeitenden zusammen mit ihren Details: Vertragsdaten, Teams und Rollen.

Eine Verbindung verwalten

Jede Verbindung unter Verbindungen zeigt an, wann sie zuletzt synchronisiert wurde, wie viele Mitarbeitende sie hält und ihren Status. Das …-Menü ermöglicht dir:

• Jetzt synchronisieren oder Synchronisation erneut versuchen nach einem Synchronisation fehlgeschlagen-Status.
• Filter bearbeiten, um zu ändern, wer synchronisiert wird.
• Umbenennen der Verbindung.
• HR-System trennen. Factorial IT hört auf, Personen daraus zu lesen; bereits erstellte Mitarbeitende, Onboardings und Offboardings bleiben erhalten.

Wenn eine Verbindung Aufmerksamkeit benötigt, sagt dir ihr Status, warum:

Wenn jemand anderes dein HR-System verwaltet, verwende Den Wiederverbindungslink kopieren im …-Menü der Verbindung, anstatt Wiederverbinden, und sende ihnen den Link. Sie können sich ohne ein Factorial IT-Konto wieder verbinden. Der Status wird nach der nächsten Synchronisation aktualisiert.

Um Personen stattdessen aus einer Datei zu importieren, klicke auf Aus CSV importieren (siehe Mitarbeitende importieren).

Verbindungsanleitungen

Factorial IT verbindet sich mit HR-Systemen über Kombo. Kombo veröffentlicht eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für jeden unterstützten Anbieter unter help.kombo.dev.

Anleitungen für die häufigsten Anbieter:

• BambooHR
• BoondManager
• CezanneHR
• Lucca
• Payfit

Lucca-Berechtigungen

Damit zukünftige Onboardings und Offboardings von Lucca durchkommen, benötigt der Lucca-API-Schlüssel zwei zusätzliche Berechtigungen:

1. Melde dich bei deinem Lucca-Administrator-Konto an.
2. Gehe zu Einstellungen > API-Schlüssel.
3. Bearbeite die Berechtigungen des API-Schlüssels.
4. Aktiviere Zukünftige Mitarbeitende anzeigen und Abgeschiedene Mitarbeitende anzeigen.

Ohne diese sendet Lucca Factorial IT keine Onboarding- oder Offboarding-Daten.

Synchronisationsfrequenz und -modi

Nachdem du verbunden hast, synchronisiert Factorial IT deine HR-Daten jede Stunde. Es gibt nichts, was du tun musst.

Um zu entscheiden, wie jedes Feld synchronisiert wird, gehe zu Einstellungen > HR-System und klicke auf Pro-Feld-Synchronisationseinstellungen unter Einstellungen. Dieser Abschnitt erscheint, sobald eine Verbindung mit ihrer ersten Synchronisation begonnen hat. Für jedes Feld und jedes verbundene HR-System wähle eines:

• Einmal importieren: Der Wert wird bei der ersten Synchronisation festgelegt und kann dann manuell bearbeitet werden.
• Kontinuierlich synchronisieren: Der Wert folgt dem HR-System und kann nicht manuell bearbeitet werden.

Dasselbe Feld kann von mehr als einem HR-System synchronisiert werden.

Zum Beispiel:

• Vertragsstart- und -enddaten → kontinuierlich synchronisieren
• Berufsbezeichnung → einmal importieren, dann manuell aktuell halten

Damit automatisierte Offboardings funktionieren, stelle das Feld Offboarding-Datum auf Kontinuierlich synchronisieren.

Bei der allerersten Synchronisation ersetzt jedes synchronisierte Feld die vorhandenen Mitarbeiterdaten, unabhängig von seinem Modus. Von da an werden nur Felder, die auf Kontinuierlich synchronisieren stehen, durch Änderungen im HR-System ersetzt.

Vergangene Start- und Austrittsdaten

Manchmal fügt dein HR-System eine Person nach ihrem Startdatum hinzu oder meldet einen Austritt nach dem Austrittsdatum. Zwei Einstellungen unter Einstellungen > HR-System > Einstellungen entscheiden, was Factorial IT in diesen Fällen tut. Sie gelten für alle Verbindungen.

Das Zeitfenster wird rückwärts vom Synchronisationsdatum gezählt:

• Onboarding für vergangene Startdaten: Ein Onboarding wird erstellt, wenn das Startdatum innerhalb des Zeitfensters liegt. Personen, die früher gestartet sind, werden als aktive Mitarbeitende ohne Onboarding erstellt. Immer erstellt ein Onboarding für jede Person, die das HR-System hinzufügt. Die Auswahl wird gespeichert, sobald du sie auswählst, und eine Synchronisation mit deinem HR-System beginnt. Das Zeitfenster beeinflusst nur, welche Onboardings eine Synchronisation erstellt; eine Einschränkung entfernt niemals ein bereits vorhandenes Onboarding.
• Offboarding für vergangene Austrittsdaten: Ein Offboarding wird erstellt, wenn das Austrittsdatum innerhalb des Zeitfensters liegt. Bei Nie werden nur Mitarbeitende, deren Austrittsdatum noch in der Zukunft liegt, offboarded. Die Auswahl wird gespeichert, sobald du sie auswählst.

Externe Mitarbeitende

Einige HR-Systeme führen auch Personen, die nicht Teil deiner Kernbelegschaft sind, wie Auftragnehmer oder Berater. Um sie aus deinem Mitarbeitendenverzeichnis herauszuhalten:

1. Öffne das Mitarbeitendenprofil und klicke auf Ausblenden.
2. Wenn sie in der Liste der Onboarding angezeigt werden, kannst du auch das Onboarding Ignorieren. Dies blendet den Mitarbeitenden aus, ohne den Datensatz vollständig zu löschen.

Ausgeblendete Mitarbeitende werden aus den Mitarbeitendenverwaltungs-Workflows herausgelassen.

Abgerufene Daten

Bevor du ein HR-System verbindest, wird dir die Liste der Daten angezeigt, die Factorial IT über Kombo abruft. Überprüfe sie, bevor du die Verbindung autorisierst.

Die üblichen Daten umfassen:

Vollständige Liste der vom HR-System abgerufenen Daten

Rechtliche Einheiten

• Name
• Adresse

Arbeitsorte

• Name
• Adresse

Mitarbeitende

• Mitarbeitendennummer
• Vorname
• Nachname
• Berufsbezeichnung
• Arbeits-E-Mail
• Persönliche E-Mail (optional)
• Mobiltelefonnummer (optional)
• Beschäftigungsstatus
• Arbeitsort-ID
• Rechtliche Einheit-ID
• Vorgesetzte/r-ID
• Heimadresse (optional)
• Startdatum

Beschäftigungen

• Mitarbeitenden-ID
• Beschäftigungsart
• Gültigkeitsdatum

Gruppen

• Name
• Typ

Jedes Feld, das nicht auf dieser Liste steht, wird nicht abgerufen. Kombo hat keinen Zugriff auf Bankdaten, Gehälter oder Urlaubsguthaben.

Für Kombos GDPR-Konformität und wie es Daten verarbeitet, siehe Kombos Trust Center.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Onboarding und Offboardings von Lucca fehlen. Der Lucca-API-Schlüssel hat wahrscheinlich nicht die Berechtigungen Zukünftige Mitarbeitende anzeigen oder Abgeschiedene Mitarbeitende anzeigen. Siehe Lucca-Berechtigungen oben.
• Ein neuer Mitarbeitender fehlt in den Onboardings.
  1. Überprüfe, ob die Person in deinem HR-System mit einem Startdatum vorhanden ist.
  2. Suche sowohl in den aktiven Mitarbeitenden (ausgeblendete eingeschlossen) als auch in der Liste der Onboarding, mit allen Filtern gelöscht.
  3. Gehe zu Einstellungen > HR-System, öffne das …-Menü der Verbindung und klicke auf Filter bearbeiten. Die Filtervorschau zeigt, welche Mitarbeitenden in der Synchronisation sind:
     • Inklusive: Der Mitarbeitende wird synchronisiert. Suche nach Nachnamen in aktiven Mitarbeitenden, Onboardings und Offboardings.
     • Ausgeschlossen: Kombo gibt den Grund an, oft einen Filter. Ändere die Filter, um den Mitarbeitenden einzuschließen.
• Ein Mitarbeitender fehlt in den Offboardings.
  1. Gehe zu Einstellungen > HR-System.
  2. Überprüfe in Pro-Feld-Synchronisationseinstellungen den Modus des Offboarding-Datums (siehe Synchronisationsfrequenz und -modi oben).
  3. Wenn das Austrittsdatum bereits vergangen war, als der Mitarbeitende synchronisiert wurde, überprüfe die Einstellung Offboarding für vergangene Austrittsdaten (siehe Vergangene Start- und Austrittsdaten oben).
• Eine Verbindung zeigt Wiederverbindung erforderlich. Das HR-System akzeptiert seine Anmeldedaten nicht mehr. Klicke auf Wiederverbinden, oder sende Den Wiederverbindungslink kopieren an die Person, die das HR-System verwaltet.

FAQ

1. Wie oft läuft die Synchronisation?
   Jede Stunde, ohne dass du etwas tun musst.
    
2. Kann ich mehr als ein HR-System verbinden?
   Ja. Du kannst mehrere mit einem Konto verknüpfen, zum Beispiel eines pro Land oder rechtlicher Einheit.
    
3. Benötigt die Person, die das HR-System verbindet, ein Factorial IT-Konto?
   Nein. Sende ihnen den Einrichtungslink von der Anbieter-Kachel; er bleibt ein Jahr lang gültig.
    
4. Was passiert mit Mitarbeitenden, wenn ich ein HR-System trenne?
   Factorial IT hört auf, Personen daraus zu lesen. Mitarbeitende, Onboardings und Offboardings, die bereits erstellt wurden, bleiben erhalten.
    
5. Entfernt das Einschränken des Zeitfensters für vergangene Startdaten Onboardings?
   Nein. Es entscheidet nur, welche Onboardings zukünftige Synchronisationen erstellen.
    
6. Liest Factorial IT Gehälter oder Bankdaten?
   Nein. Kombo hat keinen Zugriff auf Bankdaten, Gehälter oder Urlaubsguthaben.