Este artigo é para: equipes de RH, equipes financeiras e administradores/as.
Quando alguém sai, suas despesas não desaparecem, mas algumas podem ficar pendentes: despesas pendentes permanecem pendentes sem ninguém para aprová-las. Resolva tudo antes do último dia, para que a pessoa que saiu possa ser reembolsada pelo que lhe é devido e nada fique em aberto nas Despesas.
Despesas após a saída de um/a funcionário/a
Visão geral
O que acontece uma vez que a rescisão entra em vigor, no dia seguinte à data de rescisão:
| O que acontece | |
|---|---|
| Despesas pendentes | Permanecem Pendentes. Sua aprovação pode parar, então ninguém é solicitado a aprová-las. |
| Despesas aprovadas | Elas ainda podem ser reembolsadas. |
| Todas as outras despesas | Permanecem visíveis e mantêm seu status. |
| Factorial cards | Desativadas, então não podem ser usadas. |
| Usuário/a de despesas | Removido/a automaticamente no dia após a data de rescisão. Até então, ainda aparecem na lista de usuários/as de Despesas. |
Para encontrar as despesas de um/a funcionário/a que saiu em Despesas > Despesas de funcionários/as, use a busca: o filtro Proprietário/a lista apenas funcionários/as ativos/as.
Antes do último dia: checklist
- Aprovar ou rejeitar cada despesa pendente. Vá para Despesas > Despesas de funcionários/as, busque o/a funcionário/a pelo nome e procure Pendente na coluna Status. Peça aos seus/as aprovadores/as para decidirem antes da data de rescisão.
- Peça ao/a funcionário/a para enviar ou deletar seus/suas rascunhos, para que nada que desejam ser reembolsados/as fique sem envio.
- Verifique se os pagamentos com cartão têm recibos. Seus/suas cartões são desativados no dia após a data de rescisão, então peça recibos faltantes enquanto ainda estão por perto.
- Reembolsar despesas aprovadas. Se você reembolsar através da folha de pagamento, adicione-as ao contracheque enquanto o período de pagamento ainda estiver aberto e verifique com sua equipe de folha de pagamento em qual contracheque elas cairão. Caso contrário, use um arquivo SEPA ou Marcar como pago.
- Deixe o usuário/a de Despesas para Factorial. Você não precisa removê-lo/a manualmente: isso acontece no dia após a data de rescisão.
Dicas e Melhores Práticas
- Adicione "Liquidar despesas" à sua lista de verificação de desligamento, uma semana antes do último dia.
- Relacionado: Como reembolso despesas através da folha de pagamento? · Como adicionar pessoas às Despesas? · Como reembolsar despesas com um arquivo SEPA? · Como marcar uma despesa como paga, ou desfazê-la? · Despesas FAQ para RH e folha de pagamento
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Não consigo encontrar um/a funcionário/a que saiu no filtro Proprietário/a.
O filtro Proprietário/a lista apenas funcionários/as ativos/as. Busque a pessoa pelo nome em vez disso.
A despesa de um/a funcionário/a que saiu está presa em Pendente.
Uma vez que a rescisão entra em vigor, sua aprovação pendente pode parar, então ninguém é solicitado a aprová-las. Peça ao/a seu/sua administrador/a para usar Redefinir fluxo de aprovação na despesa (funciona em qualquer despesa Pendente). Se ainda não mostrar nenhum/a aprovador/a, entre em contato com nossa equipe de suporte com a despesa.
Um/a funcionário/a que saiu ainda aparece como usuário/a de Despesas.
Ele/Ela é removido/a no dia após a data de rescisão. Se ainda aparecer após esse dia, entre em contato com nossa equipe de suporte.
FAQ
1. Posso ainda reembolsar as despesas aprovadas de um/a funcionário/a que saiu?
Sim. As despesas aprovadas de um/a funcionário/a demitido/a ainda podem ser reembolsadas. Através da folha de pagamento, o período de pagamento deve ainda estar aberto: você não pode adicionar compensações a um período fechado. Se a folha de pagamento não puder adicioná-las, use um arquivo SEPA ou Marcar como pago.
2. As despesas de um/a funcionário/a que saiu são deletadas?
Não. As despesas de um/a funcionário/a demitido/a permanecem visíveis e mantêm seu status.
3. O que acontece com os cartões Factorial do/a funcionário/a que saiu?
Eles são desativados no dia após a data de rescisão, então não podem ser usados.
4. Preciso remover o/a funcionário/a que saiu dos usuários/as de Despesas?
Não. Factorial os remove automaticamente no dia após a data de rescisão, então eles não contam mais como usuários/as de Despesas.
5. Quem aprova as despesas pendentes de um/a funcionário/a que saiu?
Ninguém é solicitado a: sua aprovação pendente pode parar uma vez que a rescisão entra em vigor. Obtenha-as aprovadas ou rejeitadas antes da data de rescisão. Se uma já estiver presa, peça ao/a seu/sua administrador/a para usar Redefinir fluxo de aprovação nela.