Dieser Artikel richtet sich an: HR-Teams, Finanzteams und Admins.
Wenn jemand geht, verschwinden die Ausgaben nicht, aber einige können hängen bleiben: Ausstehende Ausgaben bleiben ausstehend, ohne dass jemand sie genehmigt. Klären Sie alles vor dem letzten Tag, damit die ausscheidende Person erstattet bekommt, was ihr zusteht, und nichts offen in Ausgaben bleibt.
Ausgaben nach dem Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters
Überblick
Was passiert, sobald das Ausscheiden wirksam wird, am Tag nach dem Austrittsdatum:
| Was passiert | |
|---|---|
| Ausstehende Ausgaben | Sie bleiben Ausstehend. Ihre Genehmigung kann stoppen, sodass niemand gebeten wird, sie zu genehmigen. |
| Genehmigte Ausgaben | Sie können weiterhin erstattet werden. |
| Alle anderen Ausgaben | Sie bleiben sichtbar und behalten ihren Status. |
| Factorial-Karten | Deaktiviert, sodass sie nicht mehr genutzt werden können. |
| Ausgaben-Nutzer | Wird am Tag nach dem Austrittsdatum automatisch entfernt. Bis dahin erscheint er weiterhin in der Liste der Ausgaben-Nutzer. |
Um die Ausgaben einer ausgeschiedenen Person unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden zu finden, nutzen Sie die Suche: Der Filter Inhaber listet nur aktive Mitarbeitende.
Vor dem letzten Tag: Checkliste
- Genehmigen oder lehnen Sie jede ausstehende Ausgabe ab. Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden, suchen Sie die Person nach Namen und achten Sie in der Spalte Status auf Ausstehend. Bitten Sie die genehmigenden Personen, vor dem Austrittsdatum zu entscheiden.
- Bitten Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, Entwürfe zu senden oder zu löschen, damit nichts, was erstattet werden soll, ungesendet bleibt.
- Prüfen Sie, ob ihre Kartenzahlungen Belege haben. Ihre Karten werden am Tag nach dem Austrittsdatum deaktiviert, fragen Sie fehlende Belege also ab, solange die Person noch da ist.
- Erstatten Sie genehmigte Ausgaben. Wenn Sie über die Lohnabrechnung erstatten, fügen Sie sie der Gehaltsabrechnung hinzu, solange der Abrechnungszeitraum noch offen ist, und klären Sie mit Ihrem Lohnabrechnungsteam, auf welcher Gehaltsabrechnung sie landen. Sonst nutzen Sie eine SEPA-Datei oder Als bezahlt markieren.
- Überlassen Sie den Ausgaben-Nutzer Factorial. Sie müssen ihn nicht von Hand entfernen: Das geschieht am Tag nach dem Austrittsdatum.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Fügen Sie „Ausgaben abrechnen“ Ihrer Offboarding-Checkliste hinzu, eine Woche vor dem letzten Tag.
- Siehe auch: Wie erstatte ich Ausgaben über die Lohnabrechnung? · Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu? · Wie erstatte ich Ausgaben per SEPA-Datei? · Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache es rückgängig? · Ausgaben-FAQ für HR und Lohnabrechnung
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich finde eine ausgeschiedene Person nicht im Filter „Inhaber“.
Der Filter Inhaber listet nur aktive Mitarbeitende. Suchen Sie die Person stattdessen nach Namen.
Die Ausgabe einer ausgeschiedenen Person hängt bei „Ausstehend“ fest.
Sobald das Ausscheiden wirksam wird, kann ihre ausstehende Genehmigung stoppen, sodass niemand gebeten wird, sie zu genehmigen. Bitten Sie Ihren Admin, Genehmigungsablauf zurücksetzen an der Ausgabe zu nutzen (funktioniert bei jeder Ausgabe im Status Ausstehend). Wird weiterhin keine genehmigende Person angezeigt, wenden Sie sich mit der Ausgabe an unser Support-Team.
Eine ausgeschiedene Person erscheint noch als Ausgaben-Nutzer.
Sie wird am Tag nach ihrem Austrittsdatum entfernt. Erscheint sie nach diesem Tag noch, wenden Sie sich an unser Support-Team.
FAQ
1. Kann ich die genehmigten Ausgaben einer ausgeschiedenen Person noch erstatten?
Ja. Genehmigte Ausgaben einer ausgeschiedenen Person können weiterhin erstattet werden. Über die Lohnabrechnung muss der Abrechnungszeitraum noch offen sein: Zu einem abgeschlossenen Zeitraum können Sie keine Vergütungen hinzufügen. Kann die Lohnabrechnung sie nicht hinzufügen, nutzen Sie eine SEPA-Datei oder Als bezahlt markieren.
2. Werden die Ausgaben einer ausgeschiedenen Person gelöscht?
Nein. Die Ausgaben einer ausgeschiedenen Person bleiben sichtbar und behalten ihren Status.
3. Was passiert mit den Factorial-Karten einer ausscheidenden Person?
Sie werden am Tag nach dem Austrittsdatum deaktiviert, sodass sie nicht mehr genutzt werden können.
4. Muss ich die ausscheidende Person aus den Ausgaben-Nutzern entfernen?
Nein. Factorial entfernt sie am Tag nach ihrem Austrittsdatum automatisch, sodass sie nicht mehr als Ausgaben-Nutzer zählt.
5. Wer genehmigt die ausstehenden Ausgaben einer ausscheidenden Person?
Niemand wird gebeten: Ihre ausstehende Genehmigung kann stoppen, sobald das Ausscheiden wirksam wird. Lassen Sie sie vor dem Austrittsdatum genehmigen oder ablehnen. Hängt eine bereits fest, bitten Sie Ihren Admin, Genehmigungsablauf zurücksetzen daran zu nutzen.