Les données sont transférées de Factorial vers Silae via notre section « Mises à jour de la paie des employés » . Toute action effectuée dans Factorial et affectant la paie entraînera une mise à jour des employés.

Pour garantir la synchronisation des mises à jour, il est important d'activer les mises à jour des employés concernées dans Factorial . Il peut s'agir des nouvelles embauches, des modifications de contrat, des mises à jour de données personnelles et des absences. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Paie > Mises à jour des employés et activez toutes les mises à jour que vous souhaitez synchroniser avec Silae.

Lorsqu'une mise à jour d'employé est générée, vous pourrez la consulter et l'envoyer à Silae en marquant la mise à jour de l'employé comme « Terminée ».

Lorsqu'un nouvel employé est créé dans Factorial , une mise à jour est créée. Vous pouvez l'ouvrir et vérifier que toutes les données sont correctes, puis la marquer comme « Terminée » pour synchroniser la modification avec Silae.

Autres éléments importants à prendre en compte :

• Lors de la création de l'employé et du chargement des informations du contrat, assurez-vous que la DATE DU CONTRAT est identique dans SILAE. Sinon, Silae créera un nouveau contrat, ce qui entraînera une duplication.
• Si vous avez des employés sans numéro de sécurité sociale → Vous devez d'abord créer l'employé dans Silae pour obtenir un numéro de sécurité sociale provisoire (après la première paie), puis le saisir dans Factorial . Vous pourrez ensuite synchroniser les modifications de cet employé de Factorial vers Silae.
• La date de naissance et le sexe fournis doivent être cohérents avec le numéro de sécurité sociale .
• Le nom de naissance est obligatoire. S'il est laissé vide, le nom de famille utilisé sera considéré comme le nom de naissance afin d'éviter tout blocage de la création.
• Il n'est pas nécessaire d'ajouter le matricule dans Factorial . Lors de la synchronisation du nouvel employé, le champ « matricule » sera automatiquement renseigné dans Factorial . Vous pouvez activer une option dans Silae pour garantir l'unicité du matricule sur plusieurs dossiers ou groupes de dossiers, si nécessaire.
• Le motif d'embauche sera envoyé par défaut avec le code 001 : Embauche, début d'activité, recrutement direct ou par concours (fonction publique), début de détachement, début de vie culturelle (religion). Vous pouvez modifier ce code dans Silae si nécessaire.

Champs envoyés à Silae

1. Données des employés
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Numéro de sécurité sociale (le client doit sélectionner le numéro de sécurité sociale dans le champ numéro d'identification)
   • Nom de jeune fille (si laissé vide dans Factorial , le prénom sera également synchronisé ici)
   • Genre
   • Courriel professionnel
   • Email personnel (si laissé vide dans Factorial , l'email personnel sera remplacé par l'email professionnel)
   • Téléphone mobile
   • Adresse du domicile (ville, pays, état, rue, numéro et code postal)
   • Code commune INSEE
   • Date de naissance
   • Service de naissance (il le récupère du SSN et s'il est hors de France, il est envoyé sous le code « 99 » et l'utilisateur doit le modifier manuellement dans Silae)
   • Code du pays de naissance (il est tiré du SSN)
   • Nationalité
   • IBAN
   • BIC
2. Données contractuelles
   • Date d'entrée (basée sur le champ Date de début du contrat de Factorial )
   • Date de début du contrat (basée sur la date d'entrée en vigueur du contrat de Factorial )
   • Version du contrat Date de début (basée sur la date d'entrée en vigueur du contrat de Factorial )
   • Date de fin
   • Motif de démarrage (par défaut motif synchronisé : 001)
   • Établissement
   • Intitulé du poste - sous « Autre intitulé de poste »
   • Code du contrat de travail (doit être un type de contrat disponible par défaut dans Factorial )
   • Salaire de base (doit être sur une base mensuelle ou annuelle)
   • Pour les employés horaires → Heures de travail contractuelles (sur une base mensuelle ou hebdomadaire). Les champs « Heures mensuelles normales » et « Heures supplémentaires mensuelles » seront renseignés dans Silae.
   • Pour les salariés sous contrat journalier → Nombre de jours

Lorsqu'un profil ou un contrat d'employé est mis à jour dans Factorial , une mise à jour est créée. Vous pouvez l'ouvrir et vérifier que toutes les données sont correctes, puis la marquer comme « Terminée » pour synchroniser la modification avec Silae.

Les champs suivants généreront une mise à jour des employés qui peut être synchronisée avec Silae :

1. Données des employés
   • Nom de famille
   • Prénom
   • Courriel professionnel
   • Téléphone mobile
   • Adresse du domicile (ville, pays, état, rue, numéro et code postal)
   • Nationalité (seul le code est modifié, le texte doit être modifié manuellement depuis Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Données contractuelles
   • Date de début d'emploi
   • Date de début du contrat
   • Date d'entrée
   • Date de fin
   • Établissement
   • Intitulé du poste (sous « autre intitulé de poste »)
   • Code de contrat de travail (doit être un type de contrat disponible par défaut dans Factorial )
   • Salaire de base (doit être le salaire mensuel)
   • Pour les employés horaires :
     • Heures contractuelles : les heures mensuelles ou hebdomadaires doivent être saisies (elles rempliront les champs « Heures mensuelles normales » et « Heures mensuelles supplémentaires » dans Silae)
   • Pour les salariés sous contrat journalier :
     • Nombre de jours

Lorsqu'une absence est approuvée dans Factorial , une mise à jour de paie est créée. Vous pouvez vérifier l'exactitude des données, puis marquer l'incident comme « Terminé » pour synchroniser les données avec Silae.

Type d'absences pouvant être synchronisées

Les absences à la demi-journée, à la journée et à l'heure peuvent être synchronisées. Les absences soumises à des règles complexes (telles que les délais de carence, les allocations de Sécurité sociale, les compléments patronaux ou les seuils) sont transmises depuis Factorial , mais calculées dans Silae , qui fait alors office de système maître . Silae détermine la durée indemnisée et les montants à verser.

D'autres absences, généralement plus simples, sont gérées directement dans Factorial , qui agit comme système maître — aucun traitement supplémentaire n'est requis du côté de Silae.

• Les congés payés et les RTT doivent toujours être adressés en journées ou demi-journées .
• Les congés maladie sont calculés par Silae. S'ils sont envoyés en jours, ils sont traités automatiquement.
• Les absences horaires doivent avoir leurs compteurs correctement configurés en heures (par exemple, formation, congé de conversion, jours fériés, congé compensatoire, congé payé/sans solde).

Si plusieurs jours d'absences horaires sont envoyés, le total des heures peut ne pas s'afficher immédiatement , mais le calcul est reflété avec précision dans le bulletin de paie .

Modifier et supprimer une absence synchronisée

Si une absence déjà synchronisée avec Silae est modifiée ou supprimée ultérieurement, elle doit également être mise à jour ou supprimée manuellement dans Silae. Vous pouvez exporter un fichier delta depuis Factorial pour effectuer des mises à jour groupées. Nous travaillons actuellement à l'amélioration de ce processus.

L'intégration récupère les compteurs de congés augmentés de Silae vers Factorial de manière récurrente en récupérant les congés accumulés. Les compteurs sont mis à jour une fois par mois, au début du mois suivant. Après cette mise à jour, les compteurs de congés payés (CP) et de RTT sont automatiquement complétés, et pour les CP, les jours déjà augmentés l'année précédente (N-1) et les jours en cours d'augmentation l'année en cours (N). Pour la synchronisation des soldes de congés, les identifiants des employés Silae doivent être présents et identiques dans Factorial .

Comment récupérer les compteurs de congés accumulés de SILAE vers Factorial ?

1. Avant d'activer les compteurs, vous devez définir les compteurs de congés pour toutes les politiques de congés sur 0 jour disponible.
2. Vous devez également configurer les compteurs de congés dans les paramètres de la Marketplace. Chaque ligne correspond à un compteur différent, lié à une politique de congés.
   

3. Une fois activés et les codes de compteur complétés, les compteurs Factorial accumulés seront ajustés 5 jours après la clôture du cycle de paie dans Silae. Une fois l'ajustement effectué, l'utilisateur verra une note sur le compteur indiquant « Mise à jour automatique par Silae + un code ». Cependant, l'employé ne recevra aucune notification.
4. Les jours disponibles doivent être ajustés manuellement par l'administrateur en exportant les données de Silae et en les important dans Factorial .

Liste des compteurs et leurs codes associés dans Silae :

En cas d'erreur de synchronisation, un rapport d'erreur sera envoyé au client par e-mail. Le client doit indiquer l'adresse e-mail à laquelle il souhaite recevoir le rapport.

Ces rapports fourniront un résumé détaillé de toutes les données envoyées à Silae, ainsi que l'état de leur mise à jour, permettant à l'utilisateur de :

• Vérifiez que toutes les données ont été transmises correctement.
• Identifiez et résolvez tous les problèmes concernant les données qui n’ont pas été transférées avec succès.

Voici un exemple de rapport d’erreur :

La nouvelle embauche ne sera PAS synchronisée (cela donnera une erreur).

Les données du nouvel employé dans Factorial écraseront les données de l'employé existant dans Silae.

La plupart des données sont synchronisées de Factorial vers Silae. Cependant, deux données spécifiques sont synchronisées de Silae vers Factorial :

• Matricule - synchronisé avec Factorial une fois l'employé créé dans Silae
• Compteurs de congés - ajustés automatiquement dans Factorial 5 jours après le calcul de la paie dans Silae

Pour créer un employé dans Silae, son numéro de sécurité sociale (NSS) doit être renseigné. Si l'employé ne le possède pas, il doit être créé manuellement dans Silae et Factorial . Une fois le NSS temporaire attribué dans Silae, vous devrez le copier-coller dans Factorial .

• Les données de naissance et le numéro de sécurité sociale ne sont pas cohérents
• Les codes ne sont pas renseignés sur la page Factorial Marketplace.
• Pas d'accès API pour certains dossiers clients.