cpnAcquis o rttAcquis

I dati vengono trasferiti da Factorial a Silae attraverso la nostra sezione "Aggiornamenti Stipendi dei Dipendenti". Qualsiasi azione che intraprendi in Factorial che influisce sulle paghe genererà un aggiornamento del dipendente.

Per garantire che gli aggiornamenti corretti siano sincronizzati, è importante attivare gli aggiornamenti dei dipendenti rilevanti in Factorial. Questi possono includere nuove assunzioni, modifiche contrattuali, aggiornamenti dei dati personali e assenze. Per fare ciò, vai su Impostazioni > Paghe > Aggiornamenti Dipendenti, e abilita tutti gli aggiornamenti che desideri sincronizzare con Silae.

Quando viene generato un aggiornamento del dipendente, potrai esaminarlo e inviarlo a Silae contrassegnando l'aggiornamento del dipendente come "Completato". I tempi di trasmissione possono variare a seconda del periodo. Ad esempio, se un gran numero di incidenti viene inviato alla fine del mese durante la chiusura delle paghe, l'elaborazione può richiedere fino a 5–10 minuti per completarsi.

Quando un nuovo dipendente viene creato in Factorial, viene creato un aggiornamento del dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, e poi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

Altre cose importanti da considerare:

• Quando crei il dipendente e carichi le informazioni contrattuali, assicurati che la data del contratto (entrata in azienda) e la data di assunzione (ultimo aggiornamento del contratto) siano le stesse in SILAE. Altrimenti, Silae creerà un nuovo contratto, risultando in duplicazioni.
• Per i dipendenti senza numero di previdenza sociale: Il record verrà comunque creato, ma la validazione sarà basata sull'indirizzo email invece del numero di previdenza sociale. Pertanto, l'indirizzo email diventa un campo obbligatorio; altrimenti, il profilo del dipendente non può essere creato in Silae.
• La data di nascita e il genere forniti devono essere coerenti con il numero di previdenza sociale.
• Il nome di nascita è obbligatorio. Se viene lasciato vuoto, il cognome utilizzato sarà trattato come il nome di nascita per evitare di bloccare la creazione.
• Il matricola non deve essere aggiunto in Factorial. Quando la nuova assunzione viene sincronizzata, popoleremo automaticamente il campo matricola in Factorial. Puoi abilitare un'opzione in Silae per garantire l'unicità del numero di personale attraverso più file o gruppi di file se necessario.
• Il motivo di inizio lavoro sarà inviato per impostazione predefinita come codice 001: Assunzione, inizio attività, reclutamento diretto o reclutamento tramite concorso (pubblica amministrazione), inizio distacco, inizio vita culturale (religioni). Puoi modificarlo in Silae, se necessario.

Campi inviati a Silae

1. Dati del dipendente
   • Nome
   • Cognome
   • Numero di previdenza sociale (il cliente deve selezionare il numero di previdenza sociale nel campo numero identificativo)
   • Nome da nubile (se lasciato vuoto in Factorial, il nome verrà sincronizzato anche qui)
   • Genere
   • Email professionale
   • Email personale (se lasciato vuoto in Factorial, l'email personale sarà sostituita dall'email professionale)
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, strada, numero e codice postale)
   • Codice comune INSEE
   • Data di nascita
   • Dipartimento di nascita (lo prende dal numero di previdenza sociale & se è al di fuori della Francia, viene inviato come codice “99” e l'utente deve modificarlo manualmente in Silae)
   • Codice paese di nascita (lo prende dal numero di previdenza sociale)
   • Nazionalità
   • IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di ingresso (basata sul campo Data di inizio del contratto di Factorial)
   • Data di inizio contratto (basata sulla Data effettiva del contratto di Factorial)
   • Data di inizio versione contratto (basata sulla Data effettiva del contratto di Factorial)
   • Data di fine
   • Motivo di inizio (per impostazione predefinita motivo sincronizzato: 001)
   • Stabilimento
   • Qualifica lavorativa - sotto “altra qualifica lavorativa”
   • Codice contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile per impostazione predefinita in Factorial)
   • Stipendio base (deve essere su base mensile o annuale)
   • Per i dipendenti orari → Ore lavorative nel contratto (deve essere su base mensile o settimanale). Popolerà i campi “Ore mensili normali” e “Ore straordinarie mensili” in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto a giornata → Numero di giorni

Quando i dati del profilo o del contratto di un/a dipendente vengono aggiornati in Factorial, viene creato un aggiornamento per il/la dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, e poi segnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

I seguenti campi genereranno un aggiornamento per il/la dipendente che può essere sincronizzato con Silae:

1. Dati del/della dipendente
   • Cognome
   • Nome
   • Email professionale
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, strada, numero e codice postale)
   • Nazionalità (solo il codice viene cambiato, il testo deve essere modificato manualmente da Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Dati del contratto
   • Data di inizio del rapporto di lavoro
   • Data di inizio del contratto
   • Data di ingresso
   • Data di fine
   • Stabilimento
   • Qualifica (sotto "altra qualifica")
   • Codice contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile per impostazione predefinita in Factorial)
   • Stipendio base (deve essere lo stipendio mensile o lo stipendio annuale)
   • Per i/le dipendenti a ore:
     • Ore contrattuali - devono essere inserite le ore mensili o settimanali (queste popoleranno i campi “Ore normali mensili” e “Ore straordinarie mensili” in Silae)
   • Per i/le dipendenti con contratto a giornata:
     • Numero di giorni

Come creare un Addendum o semplicemente modificare un contratto

• Creare un Addendum: Quando si verifica una modifica del contratto, se desideri creare un nuovo lavoro in Silae, vai alla scheda Contratto nel profilo del/della tuo/a dipendente su Factorial, fai clic su Nuove Condizioni e inserisci la data della modifica.
• Modificare un contratto: Se desideri effettuare una modifica senza creare un nuovo lavoro in Silae, fai clic sui tre puntini e seleziona Correggi Condizioni.

Assicurati che la data di efficacia corrisponda alla data del lavoro in Silae. Se non lo fa, verrà automaticamente creato un nuovo lavoro in Silae:

Gestire le conclusioni, le estensioni e le successioni dei contratti

Qual è il corretto flusso di lavoro da seguire in Factorial?

Se il/la dipendente sta lasciando:

• Chiudi il profilo del/della dipendente in Factorial, inserisci la data di fine e il motivo; l'entrata di cessazione del contratto apparirà nella sezione "Aggiornamenti" del modulo Stipendi.

Se il/la dipendente rientra in azienda:

• Riattiva lo stesso profilo per creare la nuova condizione.

Quando l'assenza di un/a dipendente viene approvata in Factorial, viene creato un aggiornamento della busta paga del/della dipendente. Puoi verificare che tutti i dati siano corretti, e poi segnare l'incidente come “Completato” per sincronizzare i dati con Silae.

Tipo di assenze che possono essere sincronizzate

Le assenze a mezza giornata, a giornata intera e orarie possono essere sincronizzate. Le assenze che coinvolgono regole complesse (come periodi di attesa, indennità di sicurezza sociale, integrazioni del datore di lavoro o soglie) sono invitate da Factorial ma calcolate in Silae, che in questo caso funge da sistema principale. Silae determina sia la durata compensata che gli importi da pagare.

Altre assenze, generalmente più semplici, sono gestite direttamente in Factorial, che funge da sistema principale — non è necessaria ulteriore elaborazione da parte di Silae.

•  Permessi retribuiti e RTT devono sempre essere inviati in giorni o mezze giornate. 
• Malattia è calcolata da Silae. Se inviata in giorni, viene elaborata automaticamente. 
• Assenze orarie devono avere i loro contatori configurati correttamente in ore (es. formazione, permesso di conversione, festività, permesso compensativo, permesso retribuito/non retribuito). 

Se vengono inviate più giorni di assenze orarie, il totale delle ore potrebbe non essere visualizzato immediatamente, ma il calcolo è accuratamente riflesso nella busta paga.

Modificare e eliminare un'assenza sincronizzata

Se hai inviato un'assenza per uno/a dei tuoi/e dipendenti da Factorial a Silae, e nel frattempo il/la tuo/a dipendente ha eliminato questa assenza dal proprio profilo, l'incidente di assenza verrà riaperto con il messaggio: “L'assenza è stata eliminata”. Segnando questo incidente come completato, l'eliminazione verrà inviata a Silae:

Flusso di lavoro generale

Passo 1 – Identificare i Codici EVP in Silae

Gli elementi variabili della busta paga vengono trasmessi ogni mese da Factorial per l'integrazione in Silae. Ogni EVP in Silae corrisponde a un codice specifico per il cliente. Possono essere trovati sotto Impostazioni > Variabili di Input. I codici EVP da utilizzare sono elencati nella colonna **“Nome”**:

Assicurati che tutti i tuoi EVP siano elencati in questo menu, ad eccezione delle ore native*.

Passo 2 – Configurare i Codici EVP in Factorial

In Factorial, questi EVP sono inseriti nello stesso luogo dei codici di assenza, numeri di file dei/dei dipendenti e codici di stabilimento, sotto i campi “compensazione aggiuntiva”:

Passo 3 – Inviare l'EVP da Factorial a Silae

Gli EVP sono inseriti in Factorial e verranno inviati manualmente (tramite un clic su un pulsante) tramite l'API:

Passo 4 – Controllare lo Stato dell'Integrazione in Factorial

Una volta che i dati sono stati elaborati, lo stato dell'integrazione ritorna in Factorial:

La risposta deve includere l'ID e lo stato di elaborazione, che può essere una delle seguenti tre opzioni:

• successo – se l'EVP è stato sincronizzato con successo con Silae
• fallito – se un errore tecnico ha impedito la sincronizzazione
• non valido – se i dati inviati sono errati o mancanti

Dettagli Aggiuntivi su Tipi di Variabili Specifici

*Le ore native

Per le ore, non è necessario inserirle nel menu “Variabili di Input”.

È necessario solo assegnare correttamente i codici di ora Silae in Factorial, a seconda delle categorie utilizzate nella configurazione della tua busta paga.

1. Ore native (codici Silae standard)

Queste ore utilizzano codici Silae predefiniti:

• HN = ore regolari
• HM = ore a tariffa aumentata
• HC = ore complementari
• HCNSTEPA = ore complementari non soggette a TEPA
• HS25 = straordinario al 25%
• HS50 = straordinario al 50%
• HS100 = straordinario al 100%

2. Ore con codici Silae personalizzati

I seguenti codici corrispondono a ore che si basano su configurazioni Silae personalizzate.

Se la tua configurazione utilizza uno di questi, assicurati di riprodurre esattamente il codice in Factorial:

3. Un EVP mascherato da ore regolari

Ecco alcuni esempi - Queste sono variabili di busta paga (spesso collegate a profili di premio o indennità) per le quali è essenziale inserire il codice nel menu specifico Silae “variabili da inserire”:

• Ore di Festività Pubblica: il numero di ore funge da moltiplicatore per un premio o aumento.
• Ore di Pronto Intervento: Che siano pagate a tariffa fissa o oraria, Silae richiede un codice di pagamento variabile (spesso il numero di ore di pronto intervento) per attivare l'indennità.
• Ore di Turno Notturno: Il volume di ore trasmesso funge esclusivamente da attivatore per l'elemento di pagamento del premio per il turno notturno.

Invio di un Pagamento Anticipato

Se hai bisogno di inviare un pagamento anticipato, devi utilizzare il codice “acompte” nei dati di integrazione di Factorial in modo che possiamo identificare correttamente questo tipo di VPE.

Non esiste nessun codice corrispondente specifico in Silae per i pagamenti anticipati.

L'integrazione recupera i contatori di ferie maturate da Silae a Factorial secondo le tue esigenze, riflettendo le ferie accumulate. I contatori vengono aggiornati tramite la piattaforma KLYR all'inizio del mese successivo, una volta che le tue buste paga sono state validate. Dopo questo aggiornamento, i contatori di ferie pagate (CP) e RTT vengono automaticamente sincronizzati. Per CP, questo include sia i giorni già maturati nell'anno precedente (N‑1) sia i giorni attualmente maturati per l'anno in corso (N).

Come recuperare i contatori di ferie maturate da SILAE a Factorial?

1. Prima di attivare i contatori, devi impostare la base dei giorni cumulativi nelle tue politiche di ferie a 0 per disabilitare il calcolo automatico della maturazione da parte di Factorial. Vai a Impostazioni > Ferie e Assenze > la tua politica di ferie > Contatore → imposta la Base Giorni Cumulativi a 0.
   

   

1. Inserisci il codice del contatore in Factorial sotto Scopri > Integrazione. Ogni riga corrisponde a un diverso contatore collegato a una politica di ferie.
   
   
2. Fai attenzione nelle impostazioni di Factorial a non consentire il riporto di giorni non utilizzati dall'anno precedente, poiché il calcolo delle ferie maturate di Silae include i giorni riportati.
   
3. Una volta attivati e completati i codici del contatore, i contatori maturati e attualmente in fase di maturazione di Factorial verranno regolati in base alle tue azioni su KLYR

Cos'è KLYR e come funziona?

KLYR è la piattaforma utilizzata per sincronizzare i tuoi contatori di ferie da Silae a Factorial. Ecco come funziona:

1. Alla fine di ogni mese, una volta che le tue buste paga sono state validate, devi selezionare:
   • Il nome della tua azienda
   • Le cartelle paga (entità) che desideri sincronizzare
2. Scegli il mese corretto:
   • Seleziona il mese precedente se stai eseguendo questa azione all'inizio del mese successivo.
   • Seleziona il mese corrente se hai convalidato le tue buste paga prima della fine del mese.
3. Accesso a KLYR:
   • Per dare accesso a qualcuno a KLYR, invia gli indirizzi email delle persone che necessitano di accesso al seguente indirizzo: support@fortifydigital.zendesk.com

Una volta effettuata la regolazione, l'utente vedrà una nota nel contatore di Factorial che dice “Aggiornato automaticamente da Silae + un codice.” Tuttavia, il dipendente non riceverà alcuna notifica.

Se Silae ha appena iniziato a calcolare le buste paga, è normale che i contatori non siano stati ancora aggiornati. I contatori mensili vengono presi in considerazione solo una volta che tutte le buste paga sono state validate e stampate.

Ad esempio, se le buste paga sono state calcolate ma non ancora revisionate o stampate, la bolla in alto rimane gialla. Una volta che la bolla diventa verde, le informazioni saranno correttamente aggiornate.

Elenco dei contatori e dei loro codici associati in Silae:

Se si verifica un errore di sincronizzazione, un rapporto di errore verrà inviato al cliente via email. Il cliente deve specificare l'indirizzo email a cui desidera che il rapporto sia inviato.

Questi rapporti forniranno un riepilogo dettagliato di tutti i dati inviati a Silae, insieme allo stato del loro aggiornamento, consentendo all'utente di:

• Verificare che tutti i dati siano stati trasmessi correttamente.
• Identificare e risolvere eventuali problemi riguardanti i dati che non sono stati trasferiti con successo.

Ecco un esempio di un rapporto di errore:

Il nuovo assunto NON verrà sincronizzato (verrà restituito un errore).

I dati del nuovo assunto in Factorial sovrascriveranno i dati del dipendente esistente in Silae.

La maggior parte dei dati viene sincronizzata da Factorial a Silae. Tuttavia, ci sono 2 punti dati specifici che vengono sincronizzati da Silae a Factorial:

• Matricola - sincronizzata a Factorial una volta che il dipendente è creato in Silae
• Contatori di tempo libero - regolati automaticamente in Factorial 5 giorni dopo il calcolo della busta paga in Silae

Affinché un dipendente possa essere creato in Silae, il numero di previdenza sociale (SSN) deve essere compilato. Se un dipendente non ce l'ha, deve essere creato manualmente sia in Silae che in Factorial. Una volta assegnato il numero di previdenza sociale temporaneo in Silae, dovrai copiarlo e incollarlo in Factorial.

• I dati di nascita e il numero di previdenza sociale non sono coerenti
• I codici non sono compilati nella pagina Marketplace di Factorial.
• Nessun accesso API per alcuni dossier clienti.