Wenn in Factorial ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, wird ein Mitarbeiter-Update erstellt. Dieses kannst du öffnen und prüfen, ob alle Daten korrekt sind, und es anschließend als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Weitere wichtige Dinge, die zu beachten sind:

• Wenn Sie Mitarbeiter ohne Sozialversicherungsnummer haben → Sie müssen den Mitarbeiter zuerst in Silae anlegen, um eine vorläufige Sozialversicherungsnummer zu erhalten (nach der ersten Gehaltsabrechnung) und diese dann in Factorial eingeben. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Änderungen an diesem Mitarbeiter von Factorial mit Silae synchronisieren.
• Das angegebene Geburtsdatum und Geschlecht müssen mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen .
• Der Geburtsname ist obligatorisch. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, wird der verwendete Nachname als Geburtsname behandelt, um die Erstellung nicht zu blockieren.
• Die Matrikelnummer muss nicht in Factorial hinzugefügt werden. Wenn die neue Einstellung synchronisiert wird, füllen wir das Matrikelfeld in Factorial automatisch aus. Sie können in Silae eine Option aktivieren, um bei Bedarf die Eindeutigkeit der Personalnummer über mehrere Dateien oder Dateigruppen hinweg sicherzustellen.
• Der Grund für den Beschäftigungsbeginn wird standardmäßig mit dem Code 001 übermittelt: Einstellung, Beginn der Tätigkeit, Direkteinstellung oder Einstellung über Auswahlverfahren (öffentlicher Dienst), Beginn der Abordnung, Beginn des kulturellen Lebens (Religionen). Sie können dies bei Bedarf in Silae ändern.

Felder werden nach Silae geschickt

1. Mitarbeiterdaten
   • Vorname
   • Nachname
   • Sozialversicherungsnummer (der Kunde muss die Sozialversicherungsnummer im Feld Identifikationsnummer auswählen)
   • Mädchenname (wenn in Factorial leer gelassen, wird der Vorname auch hier synchronisiert)
   • Geschlecht
   • Professionelle E-Mail
   • Persönliche E-Mail (wenn dieses Feld in Factorial leer gelassen wird, wird die persönliche E-Mail durch die berufliche E-Mail ersetzt)
   • Mobiltelefon
   • Privatadresse (Stadt, Land, Staat, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • INSEE-Gemeindecode
   • Geburtsdatum
   • Geburtsabteilung (wird von der SSN übernommen und wenn sie außerhalb Frankreichs liegt, wird sie als Code „99“ gesendet und der Benutzer muss sie manuell in Silae bearbeiten)
   • Geburtslandcode (wird von der SSN übernommen)
   • Nationalität
   • IBAN
   • Bankleitzahl
2. Vertragsdaten
   • Dienstaltersdatum im Unternehmen (basierend auf dem Feld „Startdatum“ im Factorial -Vertrag)
   • Eintrittsdatum (basierend auf dem Feld „Startdatum“ des Factorial -Vertrags)
   • Vertragsbeginn (basierend auf dem Datum des Inkrafttretens des Factorial -Vertrags)
   • Vertragsversion Startdatum (basierend auf dem Gültigkeitsdatum des Factorial -Vertrags)
   • Enddatum
   • Startgrund (standardmäßig synchronisierter Grund: 001)
   • Gründung
   • Berufsbezeichnung - unter „andere Berufsbezeichnung“
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragstyp sein, der in Factorial standardmäßig verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss monatlich gezahlt werden)
   • Für Stundenlöhner → Arbeitszeiten im Vertrag (müssen auf monatlicher Basis angegeben werden. Dadurch werden die Felder „Normale monatliche Arbeitszeit“ und „Monatliche Überstundenarbeitszeit“ in Silae ausgefüllt)
   • Für Arbeitnehmer mit Taglohnvertrag → Anzahl Tage

Wenn das Profil oder die Vertragsdaten eines Mitarbeiters in Factorial aktualisiert werden, wird ein Mitarbeiter-Update erstellt. Sie können es öffnen und überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und es dann als „Abgeschlossen“ markieren, um die Änderung mit Silae zu synchronisieren.

Die folgenden Felder generieren ein Mitarbeiterupdate, das mit Silae synchronisiert werden kann:

1. Mitarbeiterdaten
   • Nachname
   • Vorname
   • Professionelle E-Mail
   • Mobiltelefon
   • Privatadresse (Stadt, Land, Staat, Straße, Hausnummer und Postleitzahl)
   • Nationalität (nur der Code wird geändert, Text muss manuell von Silae geändert werden)
   • IBAN
   • Bankleitzahl
2. Vertragsdaten
   • Beginn der Beschäftigung
   • Vertragsbeginn
   • Dienstalter im Unternehmen
   • Einreisedatum
   • Enddatum
   • Gründung
   • Berufsbezeichnung (unter „andere Berufsbezeichnung“)
   • Arbeitsvertragscode (muss ein Vertragstyp sein, der standardmäßig in Factorial verfügbar ist)
   • Grundgehalt (muss dem Monatsgehalt entsprechen)
   • Für Stundenlöhner:
     • Vertragliche Arbeitszeiten – wöchentliche Stunden müssen eingegeben werden (diese füllen die Felder „Normale Monatsarbeitszeit“ und „Monatliche Überstundenarbeitszeit“ in Silae aus)
   • Für Arbeitnehmer mit Taglohnvertrag:
     • Anzahl der Tage

Wenn die Abwesenheit eines Mitarbeiters in Factorial genehmigt wird, wird ein Update für die Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters erstellt. Sie können überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und den Vorfall dann als „Abgeschlossen“ markieren, um die Daten mit Silae zu synchronisieren.

Halbtägige Abwesenheiten können synchronisiert werden

Halbtägige Abwesenheiten werden genau mit Silae synchronisiert. Beachten Sie jedoch, dass die Abwesenheiten, die sich auf annuelale Feiertage, annässige Familienanlässe (Hochzeit, décès usw.) und an déménagement bedingte Abwesenheiten beziehen, in Silae nicht als halbtägige Abwesenheit angelegt werden können.

Ändern und Löschen einer synchronisierten Abwesenheit

Abwesenheiten, die geändert oder gelöscht wurden und bereits mit Silae synchronisiert wurden, müssen in Silae manuell aktualisiert oder gelöscht werden. Sie können die Delta-Datei für diesen Schritt direkt in Factorial für Massenaktualisierungen extrahieren. Wir arbeiten daran, diesen Prozess zu verbessern.

Die Integration ruft die aufgelaufenen Urlaubszähler regelmäßig von Silae nach Factorial ab, indem sie den angesammelten Urlaub abruft.

Wie ruft man aufgelaufene Urlaubszähler von SILAE nach Factorial ab?

1. Bevor Sie die Zähler aktivieren, müssen Sie die Abwesenheitszähler für alle Abwesenheitsrichtlinien auf 0 verfügbare Tage setzen.
2. Außerdem müssen Sie die Abwesenheitszähler in den Marketplace-Einstellungen konfigurieren. Jede Zeile entspricht einem anderen Zähler, der mit einer Abwesenheitsrichtlinie verknüpft ist. 
    

3. Nach der Aktivierung und Vervollständigung der Zählercodes werden die aufgelaufenen Factorial Zähler 5 Tage nach Abschluss des Gehaltsabrechnungszyklus in Silae angepasst. Sobald die Anpassung vorgenommen wurde, sieht der Benutzer im Zähler einen Hinweis mit dem Hinweis „ Automatisch von Silae + einem Code aktualisiert“. Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung.
4. Die verfügbaren Tage müssen vom Administrator manuell angepasst werden, indem er die Daten aus Silae exportiert und in Factorial importiert.

Liste der Zähler und der zugehörigen Codes in Silae:

1. Unterzeichnen Sie einen neuen Vertrag. Um auf die API zugreifen zu können, müssen Sie eine neue Vertragsänderung mit dem Posten API SILAE unterzeichnen. Ihr Kundenbetreuer kann Sie beim Abschluss des neuen Vertrags unterstützen.
2. Überprüfen Sie die Datenkonsistenz zwischen Factorial und Silae . Überprüfen Sie, ob die Daten von Factorial und Silae konsistent sind, bevor Sie den Connector aktivieren.
3. Geben Sie die erforderlichen Silae- und Factorial -Informationen ein . Sammeln Sie alle erforderlichen Informationen aus Ihrem Silae- und Factorial Konto und teilen Sie sie Ihrem Account Manager mit:
   • Aus Silae (Ihr Buchhalter muss Ihnen möglicherweise bei der Erstellung in Silae behilflich sein):
     • Client-ID – Silae-Domänenschlüssel
     • Client Secret – Silae API-Modellschlüssel
     • API-Zugriffskonfigurationsschlüssel (als Abonnementschlüssel oder Hauptschlüssel bezeichnet) - Schlüssel für die mit einem Benutzerkonto verknüpften Silae-Ordner
   • Von Factorial :
     • API-Schlüssel (müssen Sie nach der Generierung kopieren, da er in Factorial nur einmal angezeigt wird)
4. Installieren Sie die Integration von Silae im Factorial Marketplace . Gehen Sie im Menü oben links zu Factorial ⇒ Integration ⇒ Silae API Connector ⇒ Klicken Sie auf „Installieren“.

Vervollständigen Sie die Einstellungen basierend auf den Informationen, die Ihr Buchhalter von Silae übermittelt hat:

• Die Ordnernummern (entsprechend den juristischen Personen)
• Die Betriebscodes (entsprechend den Arbeitsstätten)
• Die Abwesenheitscodes , die der Benutzer synchronisieren möchte
• Die Zählercodes , die der Benutzer in Factorial anpassen möchte

5. Testen Sie die Integration in der Testumgebung

Sobald die Verbindung zur Entwicklungsumgebung hergestellt ist, werden einige Testsitzungen mit dem Payroll Consultant-Team von Factorial organisiert, um Ihnen zu zeigen, wie die Integration funktioniert, und um sicherzustellen, dass die Daten korrekt von Factorial nach Silae synchronisiert werden. Es ist wichtig, dass der Buchhalter oder die Buchhaltungsperson mit Zugriff auf Silae an diesen Sitzungen teilnimmt.

Hier ist die Liste der Daten, die während dieser Sitzungen getestet werden.

6. Migration zur Live-Umgebung

Nachdem wir den Connector in der Testumgebung erfolgreich getestet haben, migrieren wir die Integration in die Live-Umgebung. Um fortzufahren, geben Sie Factorial bitte die folgenden Informationen weiter:

• Der API-Schlüssel für die Produktionsumgebung von Silae (dies kann derselbe sein wie die Testumgebung)
• Die neue Ordnernummer der Silae-Produktionsumgebung
• Die E-Mail-Adresse, an die Sie die Anomalieberichte erhalten möchten

Tritt bei der Synchronisierung ein Fehlerbericht auf, wird dem Kunden ein E-Mail-Versandbericht zugesandt. Der Kunde muss die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Diese Berichte enthalten eine detaillierte Zusammenfassung aller an Silae gesendeten Daten sowie den Status ihrer Aktualisierung und ermöglichen dem Benutzer Folgendes:

• Überprüfen Sie, ob alle Daten korrekt übertragen wurden.
• Identifizieren und lösen Sie alle Probleme im Zusammenhang mit Daten, die nicht erfolgreich übertragen wurden.

Hier ist ein Beispiel für einen Fehlerbericht:

Die Neueinstellung wird NICHT synchronisiert (es tritt ein Fehler auf).

Die Daten des neuen Mitarbeiters in Factorial überschreiben die Daten des bestehenden Mitarbeiters in Silae.

Die meisten Daten werden von Factorial mit Silae synchronisiert. Es gibt jedoch 2 spezifische Datenpunkte, die von Silae mit Factorial synchronisiert werden:

• Matrikeldaten - werden mit Factorial synchronisiert, sobald der Mitarbeiter in Silae angelegt wurde
• Freizeitzähler - werden in Factorial automatisch 5 Tage nach der Berechnung der Gehaltsabrechnung in Silae angepasst

Damit ein Mitarbeiter in Silae angelegt werden kann, muss die Sozialversicherungsnummer (SSN) eingegeben werden. Wenn ein Mitarbeiter diese nicht hat, muss er sowohl in Silae als auch in Factorial manuell angelegt werden. Sobald die vorläufige SSN in Silae zugewiesen ist, müssen Sie sie in Factorial kopieren und einfügen.

• Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummer sind nicht kohärent
• Die Codes werden auf der Seite „Factorial Marketplace“ nicht ausgefüllt.
• Kein API-Zugang für einige Kundendossiers.