Los datos se transfieren de Factorial a Silae a través de nuestra sección "Actualizaciones de nómina de empleados" . Cualquier acción que realice en Factorial que afecte a la nómina generará una actualización para el empleado.

Para garantizar que se sincronicen las actualizaciones correctas, es importante activar las actualizaciones de empleados correspondientes en Factorial . Estas pueden incluir nuevas contrataciones, cambios de contrato, actualizaciones de datos personales y ausencias. Para ello, vaya a Configuración > Nómina > Actualizaciones de empleados y active todas las actualizaciones que desee sincronizar con Silae.

Cuando se genere una actualización de empleado, podrá revisarla y enviarla a Silae marcándola como «Completada». Los tiempos de transmisión pueden variar según el período. Por ejemplo, si se envían muchas incidencias al final del mes durante el cierre de nóminas, el procesamiento puede tardar entre 5 y 10 minutos.

Cuando se crea un nuevo empleado en Factorial , se genera una actualización de empleado. Puede abrirla y comprobar que todos los datos sean correctos, y luego marcarla como "Completada" para sincronizar el cambio con Silae.

Otros aspectos importantes a tener en cuenta:

• Al crear el empleado y cargar la información del contrato, asegúrese de que la FECHA DEL CONTRATO sea la misma en SILAE. De lo contrario, SILAE creará un nuevo contrato, lo que resultará en una duplicación.
• Si tienes empleados sin número de la Seguridad Social → Primero debes crear al empleado en Silae para obtener un número provisional (tras la primera nómina) y luego introducirlo en Factorial . A partir de ese momento, podrás sincronizar los cambios de este empleado de Factorial a Silae.
• La fecha de nacimiento y el sexo indicados deben coincidir con el número de la seguridad social .
• El nombre de nacimiento es obligatorio. Si se deja en blanco, se utilizará el apellido como nombre de nacimiento para evitar que se bloquee la creación del documento.
• No es necesario agregar la matrícula en Factorial . Cuando se sincronice el nuevo empleado, completaremos automáticamente el campo de matrícula en Factorial . Si es necesario, puede habilitar una opción en Silae para garantizar la unicidad del número de personal en varios archivos o grupos de archivos.
• El motivo de inicio del empleo se enviará por defecto con el código 001: Contratación, inicio de actividad, contratación directa o por concurso (servicio público), inicio de destacamento, inicio de la vida cultural (religiones). Puede modificarlo en Silae si fuera necesario.

Campos que se envían a Silae

1. Datos de los empleados
   • Nombre de pila
   • Apellido
   • Número de seguridad social (el cliente debe seleccionar el número de seguridad social en el campo de número de identificación)
   • Apellido de soltera (si se deja en blanco en Factorial , el nombre de pila también se sincronizará aquí).
   • Género
   • Correo electrónico profesional
   • Correo electrónico personal (si se deja en blanco en Factorial , el correo electrónico personal será reemplazado por el correo electrónico profesional).
   • Teléfono móvil
   • Dirección particular (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Código de comuna INSEE
   • Fecha de nacimiento
   • Departamento de nacimientos (lo toma del número de la seguridad social y, si es fuera de Francia, se envía como código “99” y el usuario debe editarlo manualmente en Silae).
   • Código del país de nacimiento (lo toma del número de la seguridad social)
   • Nacionalidad
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • Fecha de entrada (según el campo Fecha de inicio del contrato de Factorial )
   • Fecha de inicio del contrato (según la fecha de entrada en vigor del contrato de Factorial )
   • Fecha de inicio de la versión del contrato (basada en la fecha de entrada en vigor del contrato de Factorial )
   • Fecha de finalización
   • Motivo de inicio (motivo sincronizado por defecto: 001)
   • Establecimiento
   • Puesto de trabajo - bajo “otro puesto de trabajo”
   • Código de contrato laboral (debe ser un tipo de contrato disponible por defecto en Factorial )
   • Salario base (debe expresarse mensual o anualmente)
   • Para empleados por horas → Horas de trabajo estipuladas en el contrato (deben estar expresadas mensualmente o semanalmente). Esto completará los campos “Horas mensuales normales” y “Horas mensuales extra” en Silae.
   • Para empleados con contrato por días → Número de días

Cuando se actualiza el perfil o los datos contractuales de un empleado en Factorial , se crea una actualización de empleado. Puede abrirla, comprobar que todos los datos sean correctos y, a continuación, marcarla como «Completada» para sincronizar el cambio con Silae.

Los siguientes campos generarán una actualización de empleado que se puede sincronizar con Silae:

1. Datos de los empleados
   • Apellido
   • Nombre de pila
   • Correo electrónico profesional
   • Teléfono móvil
   • Dirección particular (ciudad, país, estado, calle, número y código postal)
   • Nacionalidad (solo se cambia el código, el texto debe modificarse manualmente desde Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Datos del contrato
   • fecha de inicio del empleo
   • Fecha de inicio del contrato
   • Fecha de entrada
   • Fecha de finalización
   • Establecimiento
   • Título del puesto (bajo "otro título del puesto")
   • Código de contrato laboral (debe ser un tipo de contrato que esté disponible por defecto en Factorial )
   • Salario base (debe ser el salario mensual o el salario anual)
   • Para empleados por hora:
     • Horas contractuales: deben introducirse las horas mensuales o semanales (estas se utilizarán para completar los campos “Horas mensuales normales” y “Horas mensuales extraordinarias” en Silae).
   • Para los empleados con contrato por días:
     • Número de días

Cómo crear una adenda o simplemente modificar un contrato

• Crear un anexo: Cuando se produce un cambio de contrato, si desea crear un nuevo puesto de trabajo en Silae, vaya a la pestaña Contrato en el perfil de su empleado en Factorial , haga clic en Nuevas condiciones e introduzca la fecha del cambio.
• Modificar un contrato: Si desea realizar una modificación sin crear un nuevo trabajo en Silae, haga clic en los tres puntos y seleccione Corregir condiciones .

Asegúrese de que la fecha de entrada en vigor coincida con la fecha de finalización del trabajo anterior en Silae. De lo contrario, se creará automáticamente un nuevo trabajo en Silae.

Cómo gestionar contratos adicionales o sucesivos

¿Cuándo debo crear un nuevo contrato para un empleado?

Deberás crear un nuevo contrato cada vez que un empleado abandone la empresa y posteriormente se reincorpore bajo términos o condiciones diferentes.

Seguir el flujo de trabajo correcto garantiza que tanto el motivo de la rescisión del contrato como los datos del nuevo empleado queden debidamente registrados en Silae.

¿Cuál es el flujo de trabajo correcto a seguir?

1. Si el empleado se marcha:
   • Cierre el perfil del empleado en Factorial .
2. Si el empleado se reincorpora a la empresa:
   • Reactiva el mismo perfil para crear el nuevo contrato .

Este proceso activa automáticamente la creación de un nuevo registro de contratación en Factorial y garantiza que el motivo de rescisión o contratación del contrato anterior se registre correctamente en Silae .

¿Qué sucede si no cierro la relación laboral con el empleado antes de volver a contratarlo?

Para los clientes que utilizan con frecuencia contratos a corto plazo , es común omitir el paso de cierre antes de volver a contratar.

Sin embargo, si esto sucede:

• Solo se actualizará el contrato existente, en lugar de crear uno nuevo.
• Esto puede dar lugar a inconsistencias con:
  • la fecha de inicio del nuevo contrato,
  • el motivo de la contratación ,
  • la fecha de finalización y el motivo de rescisión del contrato anterior.

¿Cómo puedo evitar errores?

Asegúrese de cerrar el perfil del empleado antes de reactivarlo:

Esto evitará confusiones y garantizará una sincronización precisa de los datos entre Factorial y Silae.

Cuando se aprueba la ausencia de un empleado en Factorial , se genera una actualización de nómina. Puede verificar que todos los datos sean correctos y, a continuación, marcar el incidente como «Completado» para sincronizar los datos con Silae.

Tipos de ausencias que se pueden sincronizar

Las ausencias de medio día, día completo y por horas se pueden sincronizar. Las ausencias que implican reglas complejas (como períodos de espera, prestaciones de la Seguridad Social, complementos salariales del empleador o umbrales) se envían desde Factorial , pero se calculan en Silae , que en este caso actúa como sistema principal . Silae determina tanto la duración compensada como los importes a pagar.

Otras ausencias, generalmente más simples, se gestionan directamente en Factorial , que actúa como sistema maestro ; no se requiere ningún procesamiento adicional por parte de Silae.

• Las solicitudes de permiso remunerado y de RTT siempre deben enviarse en días completos o medios días .
• Silae calcula las bajas por enfermedad . Si se envían en días, se procesan automáticamente.
• Las ausencias por horas deben tener sus contadores configurados correctamente en horas (por ejemplo, formación, permiso de conversión, días festivos, permiso compensatorio, permiso remunerado/no remunerado).

Si se envían varios días de ausencias por horas, es posible que el total de horas no se muestre de inmediato , pero el cálculo se refleja con precisión en la nómina .

Modificar y eliminar una ausencia sincronizada

Si una ausencia ya sincronizada con Silae se modifica o elimina posteriormente, también deberá actualizarse o eliminarse manualmente en Silae. Puede exportar un archivo delta desde Factorial para realizar actualizaciones masivas. Actualmente estamos trabajando para mejorar este proceso.

La integración recupera periódicamente los contadores de vacaciones de Silae a Factorial , obteniendo las vacaciones acumuladas. Los contadores se actualizan mensualmente, al comienzo de cada mes siguiente. Tras esta actualización, los contadores de vacaciones pagadas (CP) y de tiempo libre remunerado (RTT) se completan automáticamente, incluyendo, en el caso de las CP, tanto los días ya acumulados del año anterior (N-1) como los días que se están acumulando en el año actual (N). Para la sincronización del saldo de vacaciones, los ID de empleado de Silae deben estar presentes y ser idénticos en Factorial .

¿Cómo recuperar los contadores de vacaciones acumuladas de SILAE a Factorial ?

1. Antes de activar los contadores, debe establecer los contadores de ausencias para todas las políticas de ausencias en 0 días disponibles.
2. Además, debes configurar los contadores de ausencias en los ajustes de Marketplace. Cada línea corresponde a un contador diferente, vinculado a una política de ausencias.
   

3. Una vez activados y completados los códigos de contador, los contadores acumulados Factorial se ajustarán 5 días después del cierre del ciclo de nómina en Silae. Tras el ajuste, el usuario verá una nota en el contador que indica: « Actualizado automáticamente por Silae + un código». Sin embargo, el empleado no recibirá ninguna notificación.
4. El administrador deberá ajustar manualmente los días disponibles exportando los datos de Silae e importándolos a Factorial .

Si Silae acaba de empezar a calcular las nóminas, es normal que los contadores aún no se hayan actualizado. Los contadores mensuales solo se tienen en cuenta una vez que todas las nóminas se han validado e impreso .

Por ejemplo, si las nóminas se han calculado pero aún no se han revisado ni impreso , el indicador superior permanece amarillo . Una vez que el indicador se vuelva verde , la información se actualizará correctamente.

Lista de contadores y sus códigos asociados en Silae:

Si se produce un error de sincronización, se enviará un informe de error al cliente por correo electrónico. El cliente deberá especificar la dirección de correo electrónico a la que desea que se envíe el informe.

Estos informes proporcionarán un resumen detallado de todos los datos enviados a Silae, junto con el estado de su actualización, lo que permitirá al usuario:

• Verifique que todos los datos se hayan transmitido correctamente.
• Identificar y resolver cualquier problema relacionado con los datos que no se transfirieron correctamente.

Aquí tenéis un ejemplo de informe de errores:

El nuevo empleado NO se sincronizará (dará un error).

Los datos del nuevo empleado en Factorial sobrescribirán los datos del empleado existente en Silae.

La mayor parte de los datos se sincronizan de Factorial a Silae. Sin embargo, hay dos puntos de datos específicos que se sincronizan de Silae a Factorial :

• Matrícula: se sincroniza con Factorial una vez que se crea el empleado en Silae.
• Contadores de tiempo libre: se ajustan automáticamente en Factorial 5 días después del cálculo de la nómina en Silae.

Para crear un empleado en Silae, es necesario ingresar su número de seguro social (SSN). Si el empleado no lo tiene, deberá crearse manualmente tanto en Silae como en Factorial . Una vez asignado el SSN temporal en Silae, deberá copiarlo y pegarlo en Factorial .

• Los datos de nacimiento y el número de la Seguridad Social no coinciden.
• Los códigos no aparecen rellenados en la página del Marketplace Factorial .
• No hay acceso a la API para algunos expedientes de clientes.