I flussi di approvazione definiscono chi deve esaminare e approvare le spese presentate prima che vengano elaborate. Questi flussi possono essere semplici, come l'approvazione di un singolo responsabile, o più complessi, con più passaggi e regole specifiche per diversi team o ruoli. Hai la flessibilità di configurare tutti i livelli di approvazione necessari e assegnarli a utenti, ruoli o team specifici, garantendo un controllo granulare sul processo di convalida delle spese.

Dove trovare i flussi di approvazione

1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni
2. Puoi usare la barra di ricerca per trovare e selezionare il modulo di configurazione Spese oppure andare alla sezione finanza e cliccare su Spese
3. Trova la sezione Approvazioni e regole intelligenti
4. Qui gestirai la logica di approvazione globale per le spese

Come creare un nuovo flusso di approvazione

1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni
2. Puoi usare la barra di ricerca per trovare e selezionare il modulo di configurazione Spese oppure andare alla sezione finanza e cliccare su Spese
3. Trova la sezione Approvazioni e regole intelligenti e fai clic su + Aggiungi nuovo gruppo di approvazione
4. Riempire:
   • Un nome chiaro per il flusso (ad esempio Team di vendita - UE )
   • Una breve descrizione (facoltativa)
   • Abilita l'interruttore per il gruppo di approvazione automatica se non sono richieste approvazioni
5. Fare clic su Salva per continuare

Il nuovo flusso verrà ora visualizzato con un livello di approvazione predefinito:

1. Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso nella casella Flusso di approvazione predefinito
2. Utilizzare il menu con i tre punti per modificare il livello di approvazione corrente:
   • Fare clic sull'icona della matita , quindi scegliere gli approvatori filtrando gli utenti o i ruoli
   • Fare clic su Salva per confermare
3. Utilizzare l' icona "+" per aggiungere altri approvatori allo stesso livello (solo uno di loro deve approvare)
4. Utilizzare "+ Aggiungi livello di approvazione" per creare livelli aggiuntivi: ognuno deve essere approvato in sequenza
5. Fare clic su Salva modifiche per finalizzare il flusso

Ora definisci a chi si applica questo flusso :

1. Vai alla sotto-scheda Dipendenti
2. Fai clic su "Aggiungi dipendenti"
   • Filtra per dipendenti, luoghi di lavoro o team
   • Seleziona le persone rilevanti
   • Fare clic su Salva

Come modificare o aggiornare un flusso di approvazione esistente

1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni
2. Puoi usare la barra di ricerca per trovare e selezionare il modulo di configurazione Spese oppure andare alla sezione finanza e cliccare su Spese
3. Nell'elenco dei flussi di approvazione, fare clic sulla freccia destra accanto al gruppo che si desidera modificare
4. Aprire la struttura di approvazione tramite la freccia rivolta verso il basso nella casella Flusso di approvazione predefinito
5. Utilizzo:
   • Tre punti → Modifica il livello di approvazione per aggiornare gli utenti o i ruoli assegnati
   • L' icona "+" per aggiungere più approvatori a un livello
   • “+ Aggiungi livello di approvazione” per espandere il flusso
6. Al termine, fare clic su Salva modifiche
7. Passare alla sotto-scheda Dipendenti per definire a chi si applica il flusso

Suggerimenti e buone pratiche

• Utilizza l'approvazione automatica: configura flussi di approvazione automatica per spese a basso rischio per risparmiare tempo e semplificare il processo.
• Limitare i livelli di approvazione: ridurre al minimo i livelli di approvazione per evitare ritardi nel rimborso.
• Utilizza ruoli e responsabili: assegna le responsabilità di approvazione a ruoli e responsabili anziché a singoli individui per garantire scalabilità e continuità.
• Comunicare in modo chiaro: informare il team sulle strutture di approvazione in modo che sappiano cosa aspettarsi e chi è responsabile delle approvazioni delle spese.
• Revisione trimestrale: rivedere regolarmente i flussi di approvazione per garantire che rimangano allineati con i cambiamenti organizzativi e i budget correnti.

Domande frequenti

1. Una singola nota spese può richiedere più approvazioni?
   Sì, è possibile aggiungere più livelli di approvazione a un flusso. Ogni livello deve approvare la spesa in sequenza prima di poter passare alla fase successiva, garantendo un processo di revisione completo.