Este artigo é para: colaboradores/as.
Anexe o recibo, o cupom ou a nota fiscal: é o que permite que seu/sua aprovador/a aprove a despesa e que a equipe de finanças a contabilize. Adicione-o quando criar a despesa ou mais tarde, sem perder o que já escreveu.
Adicione um recibo a uma despesa que já criou
Visão geral
Use quando você tiver criado a despesa manualmente ou pago com um cartão Factorial e a despesa estiver à espera do recibo. Vai criar uma despesa nova? Comece pelo recibo e o Factorial preenche a despesa: consulte Crie uma despesa.
Como fazer
No app
- Abra a despesa a partir de Despesas.
- Em Documento anexado, adicione uma foto ou um arquivo.
- Salve e toque em Enviar para aprovação.
Pagou com um cartão Factorial? Toque na notificação do recibo no celular e tire uma foto: o ONE, nosso assistente de IA, anexa a foto e envia a despesa. Consulte Envie despesas enviando os recibos ao ONE.
Na web
- Abra a despesa a partir de Meus gastos > Despesas. Sem recibo, você verá «Revise os dados da despesa: falta um campo obrigatório: Arquivos».
- À direita, clique em Enviar documento (ou arraste o arquivo para essa área).
- Na janela Enviar um arquivo, escolha:
- Enviar: anexa o arquivo sem alterar nenhum campo.
- Escanear e preencher automaticamente: lê o arquivo e preenche a despesa, substituindo o que você tinha inserido.
- Verifique a visualização prévia do recibo e clique em Salvar. O aviso de arquivo ausente desaparece.
- Clique em Enviar para aprovação.
Documentos certificados digitalmente (Espanha, França, Itália)
Visão geral
Na Espanha, na França e na Itália, se sua empresa tiver ativado esse recurso, o Factorial assina digitalmente (Espanha, França) ou arquiva (Itália) o recibo que você envia, de modo que exista uma cópia digital protegida. Se você ainda precisa guardar o papel depende das regras locais: confirme com o/a seu/sua consultor/a fiscal. A janela Enviar um documento indica se está ativado. Se disser que o documento digital não substitui o físico, guarde o papel conforme sua empresa pedir. Consulte Descubra em que países os recibos são certificados digitalmente e o que isso significa.
Dicas e boas práticas
- Adicione o recibo assim que pagar. As despesas com cartão ficam como rascunhos até você fazer isso, e você receberá lembretes.
- Escolha Enviar, não Escanear e preencher automaticamente, quando os dados que escreveu estiverem corretos e só precisar de adicionar o comprovante.
- Anexe mais comprovantes, se necessário, por exemplo a confirmação da reserva junto à nota fiscal do hotel. Você pode anexar vários arquivos a uma despesa.
Artigos relacionados: Descubra por que o recibo não é enviado ou foi lido incorretamente · Gerencie as despesas sem recibo · Entenda a diferença entre despesas com cartão e despesas manuais
Solução de problemas e perguntas frequentes
Solução de problemas
O valor e a data mudaram depois de adicionar um arquivo.
Você escolheu Escanear e preencher automaticamente, que preenche a despesa a partir do arquivo. Corrija os campos ou exclua o arquivo e adicione-o novamente com Enviar.
«Não é possível enviar para aprovação» e Arquivos aparece como campo ausente.
A sua empresa exige um recibo neste tipo de despesa. Anexe um e envie novamente.
O arquivo não carrega.
Consulte Descubra por que o recibo não é enviado ou foi lido incorretamente.
Perguntas frequentes
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Que formatos posso anexar?
PDF, PNG, JPG ou JPEG. As fotos do iPhone (HEIC) são convertidas automaticamente. As fotos grandes são comprimidas; um arquivo que continue tendo mais de 10 MB não pode ser enviado.
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Posso anexar mais do que um arquivo a uma despesa?
Sim. Anexe cada um como arquivo independente.
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Preciso guardar o recibo em papel?
O Factorial não pode decidir isso por você: depende das regras do seu país e da política da sua empresa. Se a sua empresa ativou os documentos certificados digitalmente (Espanha, França, Itália), o Factorial assina ou arquiva a cópia digital, mas confirme com o/a seu/sua consultor/a fiscal ou com a equipe de finanças antes de descartar qualquer coisa. Se não estiver ativado, guarde o papel conforme sua empresa pedir.
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Posso adicionar ou alterar um recibo depois de enviar a despesa?
Não enquanto ela estiver aguardando aprovação, nem depois de ser aprovada ou rejeitada. Enquanto estiver Pendente, retire-a primeiro com Voltar para rascunho. Consulte Edite ou retire uma despesa.
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Posso enviar uma despesa regular sem recibo?
Normalmente não: a maioria das empresas exige recibo nas despesas regulares, então o Factorial não permite enviá-la sem ele. Consulte Gerencie as despesas sem recibo.
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Qual é a forma mais rápida de anexar um recibo a uma despesa nova?
Comece pelo recibo: acesse a Meus gastos > Despesas, clique em Nova despesa > Despesa regular, solte o recibo em Enviar um documento, verifique os dados que o Factorial preencheu e clique em Enviar para aprovação. Todos os passos: Crie uma despesa.
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O Factorial pergunta Enviar ou Escanear e preencher automaticamente nas despesas de quilometragem e diárias?
Não. Nas despesas de quilometragem e diárias, o arquivo é anexado sem essa pergunta.
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O que acontece depois de salvar um recibo em uma despesa?
O aviso de arquivo ausente desaparece. Se a sua empresa usa as verificações de despesas, o Factorial também compara a despesa com a política da empresa.
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Como minha empresa ativa os documentos certificados digitalmente?
Um/a administrador/a com a permissão Pode acessar as configurações de despesas acessa Configurações > Despesas, em Configuração > Documentos certificados digitalmente, e aceita os termos. Só aparece para empresas com uma entidade jurídica na Espanha, na França ou na Itália e depende do seu plano: seu account manager pode confirmar. Os recibos enviados antes de aceitar os termos não são assinados.